Capitolul iv - REGISTRELE DE CONTABILITATE - Reglementari Contabile din 2001 specifice domeniului asigurărilor armonizate cu directivele europene şi standardele internaţionale de contabilitate

M.Of. 34 bis

Ieşit din vigoare
Versiune de la: 1 Ianuarie 2002
CAPITOLUL IV:REGISTRELE DE CONTABILITATE
21.Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care societăţile înregistrează periodic, cronologic şi sistematic operaţiile economice şi financiare, consemnate în documente justificative.
22.Potrivit art. 20 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, principalele registre ce se folosesc în contabilitate sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar şi cartea mare.
23.Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează zilnic. În mod cronologic, operaţie cu operaţie, fără spaţii libere, toate modificările elementelor de activ şi de pasiv ale societăţilor.
Registrul-jurnal se întocmeşte de societăţi şi de fiecare subunitate a acestora, cu contabilitate proprie.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiile respective şi conturile debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiilor efectuate.
Registrul-jurnal este prezentat sub forma unui registru-jurnal general şi a unor registre-jurnal auxiliare pentru operaţiuni contabile de aceeaşi natură.
Societăţile care utilizează jurnale auxiliare vor înregistra periodic, de regulă lunar, sumele centralizate pe conturi din aceste jurnale, în Registru-jurnal general.
24.Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, grupat, toate elementele deţinute inventariate de societate, conform reglementărilor legale.
Elementele de activ şi de pasiv înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil.
Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea societăţii, anual la închiderea exerciţiului financiar, cu ocazia încetării activităţii acesteia, potrivit legii, pe bază de inventar faptic, precum şi în alte situaţii.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
Registrul-inventar se întocmeşte la nivelul fiecărei subunităţi, precum şi centralizat, la nivelul societăţii.
25.Registrul "Cartea mare" este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar şi sistematic înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldurile finale pentru fiecare lună a anului curent. Registrul "Cartea mare" conţine o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de societate.
Conţinutul Registrului "Cartea mare" obligatoriu stă la baza întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice a societăţii şi de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie.
26.Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub formă de registru sau foi volante şi listări informatice legate sub formă de registru, după caz.
Registrul-jurnal şi Registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunerea la organele fiscale teritoriale pentru a fi parafate şi înregistrate.
Numerotarea filelor registrelor se va face în ordinea crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
27.Potrivit art. 6, din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, orice operaţiune se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.
Documentele justificative cuprind elementele principale prevăzute de reglementările legale.
- Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiilor economice şi financiare efectuate. Ele se păstrează în societate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
28.Conform prevederilor art. 22 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiunilor efectuate lunar se întocmeşte balanţa de verificare.
Balanţa de verificare este un document contabil care serveşte pentru întocmirea bilanţului contabil.
Cu ajutorul balanţei de verificare, se verifică corelaţiile dintre egalităţile generate de dubla înregistrare a operaţiunilor în contabilitate, respectiv concordanţa dintre totalul înregistrărilor din registru-jurnal şi totalul rulajelor debitoare şi creditoare din balanţă, precum şi concordanţa soldurilor finale debitoare şi creditoare din Cartea mare şi totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din balanţă.
Balanţa de verificare se întocmeşte atât pentru conturile sintetice, cât şi pentru cele analitice.
Prin intermediul balanţei de verificare analitice se verifică concordanţa dintre conturile sintetice şi conturile analitice.
Balanţa de verificare se întocmeşte atât pentru conturile bilanţiere, cât şi pentru conturile în afara bilanţului.
29.Pentru înregistrarea operaţiunilor contabile, societăţile din domeniul asigurărilor pot folosi forma de înregistrare "pe jurnale", maestru şah", "jurnal-cartea mare" sau alte forme de înregistrare contabilă adoptate în condiţiile respectării prevederilor legale, precum şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice.
30.Potrivit art. 23 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, societăţile de asigurare care utilizează sistemele de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile şi controlul datelor înregistrate în contabilitate.
Organizarea sistemului de prelucrare automată a datelor trebuie să asigure toate informaţiile necesare unui eventual control.
Organele de control, cu ocazia verificărilor ce se efectuează la societăţile care prelucrează în sistem automat datele din evidenţa contabilă, au dreptul de acces la documentaţia de analiză, programare şi de utilizare a tehnicii de calcul.
Unităţile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul tehnicii de calcul poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
Responsabilităţile ce revin personalului unităţii, cu privire la utilizarea şi securitatea tehnicii de calcul, se stabilesc prin regulamente interne ale societăţilor.
31.Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate se păstrează în arhiva societăţilor timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul cărora au fost întocmite, cu excepţia statelor de salam care se păstrează timp de 50 de ani.
32.Documentele contabile reconstituite în condiţiile prevederilor legale, vor purta menţiunea "Reconstituit".