Capitolul iv - Gestionarea documentelor neclasificate prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei - Ordinul 118/2021 privind redactarea şi gestionarea documentelor neclasificate, circuitul şi promovarea corespondenţei la nivelul Ministerului Afacerilor Interne
M.Of. 850
În vigoare Versiune de la: 7 Septembrie 2021
CAPITOLUL IV:Gestionarea documentelor neclasificate prin intermediul platformelor de tehnologia informaţiei
Art. 25: Utilizarea platformelor de tehnologia informaţiei
(1)În vederea eficientizării activităţii se pot utiliza platforme de tehnologia informaţiei, cu avizul structurii de comunicaţii şi tehnologia informaţiei, structurii de securitate/Componentei de Securitate pentru Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţiilor şi al structurii de secretariat, constituite la nivelul unităţii, precum şi cu implementarea unor garanţii adecvate în ceea ce priveşte asigurarea securităţii datelor prelucrate prin intermediul acestora, în conformitate cu legislaţia aplicabilă din domeniul protecţiei datelor.
(2)Configurarea şi administrarea fluxurilor documentelor neclasificate în format electronic se stabilesc prin proceduri interne, la nivelul fiecărei unităţi, cu respectarea actelor normative în vigoare.
(3)Documentele gestionate în format electronic, folosind platforme de tehnologia informaţiei, pot fi semnate prin utilizarea semnăturii electronice calificate/avansate, conform prevederilor legale în vigoare.
(4)Atribuirea numerelor de înregistrare în cadrul platformelor de tehnologia informaţiei se poate face automat, semiautomat sau manual, inclusiv prin alocarea unor plaje de numere pentru fiecare structură, care sunt repartizate ulterior de sistem.
(5)Documentele pot avea ataşate coduri de bare/QR code, generate prin intermediul unei aplicaţii informatice, care vor permite procesarea documentelor pe suport hârtie în scopul introducerii acestora în platforme de tehnologia informaţiei.
Art. 26: Constituirea documentelor de evidenţă în format electronic
(1)Registrele de evidenţă şi condicile de predare-primire pot fi constituite exclusiv în format electronic, cu respectarea rubricilor prevăzute în anexele nr. 2, 3, 5 şi 6.
(2)Preluarea datelor pentru completarea registrelor se poate face în regim automat sau manual, prin utilizarea metadatelor din conţinutul documentului sau prin extragerea datelor din fluxul care stabileşte circuitul documentului în cadrul platformei de tehnologia informaţiei.
(3)Anual sau ori de câte ori situaţia impune, datele înscrise în registrele de evidenţă, constituite în format electronic, se salvează în format pdf, în vederea arhivării, pe un mediu de stocare, care să asigure persistenţa datelor, sau se imprimă şi se arhivează.