Art. 2. - Art. 2: Definiţii - Ordinul 118/2021 privind redactarea şi gestionarea documentelor neclasificate, circuitul şi promovarea corespondenţei la nivelul Ministerului Afacerilor Interne
M.Of. 850
În vigoare Versiune de la: 7 Septembrie 2021
Art. 2: Definiţii
În sensul prezentului ordin, termenii şi expresiile utilizate au următorul înţeles:
a)unitate - denumire generică ce include oricare dintre structurile prevăzute în anexele nr. 1 şi 2 la Hotărârea Guvernului nr. 416/2007 privind structura organizatorică şi efectivele Ministerului Afacerilor Interne, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi structurile subordonate acestora;
b)structură de secretariat - componentă funcţională a unităţii, indiferent de nivelul de organizare, având atribuţii specifice, stabilite prin regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii;
c)conducerea MAI - ministrul, secretarii de stat, subsecretarii de stat, secretarul general, secretarii generali adjuncţi şi directorul de cabinet al ministrului;
d)corespondenţă - orice informaţie, inclusiv document, redactată/redactat la nivelul unităţilor MAI sau care provine de la alte instituţii, persoane fizice sau juridice, în format electronic sau letric, transmisă/transmis pe orice tip de suport, prin intermediul poştei militare, poştei civile, platformelor de tehnologia informaţiei, prin fax, Sistemul de mesagerie electronică criptată (S.M.E.C.) sau prin depunerea acestora la sediile unităţilor de persoane anume desemnate, respectiv de către persoane fizice;
e)platformele de tehnologia informaţiei - toate sistemele IT care pot face referire la poşta electronică, sisteme sau aplicaţii informatice de management electronic al documentelor, aplicaţii informatice dezvoltate la nivelul unităţii sau de către terţi, în scopul gestionării corespondenţei sau a operaţiunilor de predare/primire a acesteia, care asigură evidenţa electronică a acestor operaţiuni, soluţii de back-up şi de securitate a datelor;
f)redactarea documentelor neclasificate - întocmirea documentelor neclasificate cu respectarea condiţiilor de formă stabilite în prezentul ordin;
g)gestionarea documentelor neclasificate - reguli de bază privind evidenţa documentelor preconstituite, primirea, trierea, înregistrarea, rezoluţionarea, repartizarea în vederea soluţionării, semnarea, expedierea, clasarea, scăderea şi păstrarea documentelor neclasificate, după caz;
h)promovarea corespondenţei - înaintarea corespondenţei pe cale ierarhică şi cu respectarea regulilor stabilite prin prezentul ordin, pentru a se dispune, prin rezoluţie, modalitatea de soluţionare, pentru a fi avizată sau aprobată, ori pentru informare;
i)unitate/structură/persoană responsabilă:
1.unitatea/structura/persoana desemnată să soluţioneze lucrarea, potrivit rezoluţiei;
2.unitatea/structura/persoana care exercită, singular sau în comun cu alte unităţi/structuri/persoane, o iniţiativă de promovare a corespondenţei, în cadrul circuitului intern;
j)unitate/structură/persoană titulară - prima unitate/structură/persoană nominalizată în rezoluţie, atunci când au fost desemnate mai multe unităţi/structuri/persoane responsabile;
k)circuit intern - traseul parcurs de corespondenţă în cadrul MAI;
l)circuit extern - traseul parcurs de corespondenţă în afara MAI.