Secţiunea 1 - Etapele procesului de achiziţie publică - Norme Metodologice din 2016 de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice

M.Of. 423

În vigoare

Versiune de la: 24 Mai 2024

SECŢIUNEA 1:Etapele procesului de achiziţie publică

(1)Atribuirea unui contract de achiziţii publică/acord-cadru este rezultatul unui proces ce se derulează în mai multe etape.

(2)Autoritatea contractantă are obligaţia de a se documenta şi de a parcurge pentru fiecare proces de achiziţie publică trei etape distincte:

a)etapa de planificare/pregătire;

b)etapa de organizare a procedurii şi atribuirea contractului/acordului-cadru;

c)etapa postatribuire contract/acord-cadru, respectiv executarea şi monitorizarea implementării contractului/acordului-cadru.

Art. 9

(1)Etapa de planificare/pregătire a unui proces de achiziţie publică se iniţiază prin identificarea necesităţilor şi elaborarea referatelor de necesitate şi se încheie cu aprobarea de către conducătorul autorităţii contractante/unităţii de achiziţii centralizate a documentaţiei de atribuire, inclusiv a documentelor-suport, precum şi a strategiei de contractare pentru procedura respectivă.

(2)Strategia de contractare este un document al fiecărei proceduri de achiziţie publică cu o valoare estimată egală sau mai mare decât pragurile valorice stabilite la art. 7 alin. (5) din Lege, iniţiată de autoritatea contractantă.

(3)Prin intermediul strategiei de contractare se documentează deciziile din etapa de planificare/pregătire a achiziţiei în legătură cu:

a)relaţia dintre obiectul, constrângerile asociate şi complexitatea contractului, pe de o parte, şi resursele disponibile la nivel de autoritate contractantă pentru derularea activităţilor din etapele procesului de achiziţie publică, pe de altă parte;

b)procedura de atribuire aleasă, precum şi modalităţile speciale de atribuire a contractului de achiziţie publică asociate, dacă este cazul;

c)tipul de contract propus şi modalitatea de implementare a acestuia;

d)mecanismele de plată în cadrul contractului, alocarea riscurilor în cadrul acestuia, măsuri de gestionare a acestora, stabilirea penalităţilor pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligaţiilor contractuale;

e)justificările privind determinarea valorii estimate a contractului/acordului-cadru, precum şi orice alte elemente legate de obţinerea de beneficii pentru autoritatea contractantă şi/sau îndeplinirea obiectivelor comunicate la nivelul sectorului administraţiei publice în care activează autoritatea contractantă;

f)justificările privind alegerea procedurii de atribuire în situaţiile prevăzute la art. 69 alin. (2)-(5) din Lege şi, după caz, decizia de a reduce termenele în condiţiile legii, decizia de a nu utiliza împărţirea pe loturi, criteriile de calificare privind capacitatea şi, după caz, criteriile de selecţie, criteriul de atribuire şi factorii de evaluare utilizaţi;

g)obiectivul din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare la a cărui realizare contribuie contractul/acordul-cadru respectiv, dacă este cazul;

h)orice alte elemente relevante pentru îndeplinirea necesităţilor autorităţii contractante.

Art. 10

Etapa de organizare a procedurii de atribuire a contractului/acordului-cadru începe prin transmiterea documentaţiei de atribuire în SEAP şi se finalizează odată cu încheierea contractului de achiziţie publică/acordului-cadru.

Art. 11

(1)Autoritatea contractantă are obligaţia de a realiza un proces de achiziţie publică prin utilizarea uneia dintre următoarele abordări:

a)cu resursele profesionale necesare celor trei etape mai sus identificate existente la nivel de autoritate contractantă;

b)prin recurgerea la unităţi centralizate de achiziţie înfiinţate prin hotărâre a Guvernului, în condiţiile art. 40 din Lege;

c)cu ajutorul unui furnizor de servicii de achiziţie, selectat în condiţiile legii.

(2)Totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar, care cuprind cheltuieli de capital mai mari de 125 milioane de lei, fac obiectul unei strategii anuale de achiziţie publică la nivelul autorităţii contractante, elaborată în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta.

(3)Strategia anuală de achiziţie publică se realizează în ultimul trimestru al anului anterior anului căruia îi corespund procesele de achiziţie publică cuprinse în aceasta, şi se aprobă de către conducătorul autorităţii contractante.

(4)Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul strategiei anuale de achiziţie publică, modificări/completări care se aprobă conform prevederilor alin. (3).

(5)În cazul în care modificările prevăzute la alin. (4) au ca scop acoperirea unor necesităţi ce nu au fost cuprinse iniţial în strategia anuală de achiziţii publice, introducerea acestora în strategie este condiţionată de identificarea surselor de finanţare.

(6)În condiţiile alin. (2), autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de achiziţii publice cel puţin următoarele elemente estimative:

a)nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante;

b)valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;

c)capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;

d)resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice.

Art. 12

(1)Autoritatea contractantă are obligaţia de a elabora programul anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial utilizat pentru planificarea şi monitorizarea portofoliului de procese de achiziţie la nivel de autoritate contractantă, pentru planificarea resurselor necesare derulării proceselor şi pentru verificarea modului de îndeplinire a obiectivelor din strategia locală/regională/naţională de dezvoltare, acolo unde este aplicabil.

(2)Programul anual al achiziţiilor publice se elaborează, în forma iniţială, în trimestrul IV al anului anterior, pe baza referatelor de necesitate transmise de compartimentele autorităţilor contractante, şi cuprinde totalitatea contractelor de achiziţie publică/acordurilor-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în decursul anului următor.

(3)Atunci când stabileşte forma iniţială a programului anual al achiziţiilor publice, autoritatea contractantă are obligaţia de a ţine cont de:

a)necesităţile obiective de produse, servicii şi lucrări;

b)gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);

c)anticipările cu privire la sursele de finanţare ce urmează a fi identificate.

(4)După aprobarea bugetului propriu, autoritatea contractantă are obligaţia de a-şi actualiza programul anual al achiziţiilor publice în funcţie de fondurile aprobate.

(5)Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare la:

a)obiectul contractului de achiziţie publică/acordului-cadru;

b)codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);

c)valoarea estimată a contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit ca rezultat al derulării unui proces de achiziţie, exprimată în lei, fără TVA;

d)sursa de finanţare;

e)procedura stabilită pentru derularea procesului de achiziţie;

f)data estimată pentru iniţierea procedurii;

g)data estimată pentru atribuirea contractului;

h)modalitatea de derulare a procedurii de atribuire, respectiv online sau offline.

i)codul unic de identificare a fiecărui obiect de contract pentru care se derulează o procedură de atribuire inclusă în programul anual al achiziţiilor publice.

(6)Autoritatea contractantă are obligaţia de a publica semestrial în SEAP extrase din programul anual al achiziţiilor publice, precum şi orice modificare asupra acestora, în termen de 5 zile lucrătoare, extrase care se referă la:

a)contractele/acordurile-cadru de produse şi/sau servicii a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (1) din Lege;

b)contractele/acordurile-cadru de lucrări a căror valoare estimată este mai mare sau egală cu pragurile prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege.

Art. 13

Prin excepţie de la art. 12 alin. (1), în cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanţate din fonduri nerambursabile şi/sau proiecte de cercetare-dezvoltare, are obligaţia de a elabora distinct pentru fiecare proiect în parte un program al achiziţiilor publice aferent proiectului respectiv, după semnarea contractului de finanţare/cofinanţare aferent.

Art. 14

(1)Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în domeniul achiziţiilor, are obligaţia de a ţine evidenţa achiziţiilor directe de produse, servicii şi lucrări, ca anexă la programul anual al achiziţiilor publice.

(2)Autoritatea contractantă are dreptul de a opera modificări sau completări ulterioare în cadrul programului anual al achiziţiilor publice, cu condiţia identificării surselor de finanţare. Modificările/completările se aprobă şi se publică conform prevederilor art. 12 alin. (6).

Art. 15

Prin ordin al preşedintelui ANAP se pune la dispoziţia autorităţilor contractante formularul de program anual al achiziţiilor publice.