Secţiunea 5 - Norme de calificare - Norme Metodologice din 2003 de organizare şi exercitare a auditului public intern în cadrul Ministerului Sănătăţii

M.Of. 688 bis

Ieşit din vigoare
Versiune de la: 1 Octombrie 2003
SECŢIUNEA 5:Norme de calificare
5.1.Carta auditului intern si Codul privind conduita etica a auditorului intern
5.1.1.Carta auditului intern în cadrul Ministerului Sănătăţii defineşte obiectivele, drepturile si obligaţiile auditului intern si este elaborata de către fiecare şef al compartimentului de audit public intern si aprobata de conducătorul entităţii publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele si metodele de audit, clarifica - misiunea de audit, fixează regulile de lucru intre auditor si auditat si promovează regulile de conduita.
5.1.2.Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie sa le respecte in exercitarea atribuţiilor aşa cum rezulta din prevederile Ordinului Ministrului Finanţelor Publice nr. 880/2002.
5.2.Independenta si obiectivitate
5.2.1.Independenta organizatorica
Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directă a ministrului sănătăţii si familiei, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern. Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.
5.2.2.Obiectivitate individuala
Auditorii interni trebuie sa aibă o atitudine imparţiala, sa nu aibă prejudecăţi si sa evite conflictele de interese.
Auditorii interni trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi. procedurilor specifice activităţii de audit public intern.
5.2.2.1.Numirea/destituirea şefului compartimentului de audit public intern
Şeful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către ministrul sănătăţii, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel:
a)Numirea şefului compartimentului de audit public intern din Ministerul Sănătăţii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică entităţile aflata in subordonarea, sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sănătăţii, solicită acest aviz de ia şeful compartimentului de audit intern din Ministerul Sănătăţii în baza următoarei proceduri:
- candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern - depun ia compartimentul de audit public intern de la Ministerul Sănătăţii următoarele documente: curriculum vitae; minim 2 scrisori de recomandare; o lucrare de concepţie privind organizarea si exercitarea auditului public intern in entitatea respectiva; o declaraţie privind respectarea prevederilor art. 20, alin.(1) din Legea auditului public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni;
- avizarea candidaţilor se face ni termen de 10 zale de ia data depunerii documentelor, prin analizarea acestora şi prin consultări directe;
- după obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului de audit public intern se face de către conducătorul entităţii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;
- în cazul in care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcţii.
b)Destituirea şefului compartimentului de audit public intern din Ministerul Sănătăţii se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică aflata in subordonarea, sub autoritatea sau in coordonarea Ministerului Sănătăţii solicită acest aviz de la şeful compartimentului de audit intern din Ministerul Sănătăţii în baza următoarei proceduri:
- pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entităţii publice subordonate notifică conducătorului compartimentului audit intern din Ministerul Sănătăţii despre intenţia de destituire, precum şi despre motivele destituirii;
- şeful compartimentului audit intern din Ministerul Sănătăţii analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu şeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;
- în cazul obţinerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entităţii publice procedează in conformitate cu prevederile legale;
- în cazul obţinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila.
5.2.2.2.Numirea/revocarea auditorilor interni
Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern, astfel:
a)Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, şeful compartimentului de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidaţii pentru ocuparea funcţiei de auditori interni şi poate avea consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data susţinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art. 20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum si scrisori de recomandare. în cazul obţinerii unui aviz favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;
b)Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere înştiinţează şeful compartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare a unui auditor intern şi despre motivele acesteia. Şeful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu aceştia, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocării.
c)Dacă funcţia de auditor intern nu este o funcţie publică, numirea/ revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere în concordanţă cu regulamentul propriu de funcţionare şi cu prevederile prezentelor norme.
5.2.3.Pierderea independentei si obiectivitătii auditorilor interni
Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.
Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul ai patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă. Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.
Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integrai sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.
Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.
Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de audit public intern.
5.3.Competenta si conştiinţa profesionala
5.3.1.Competenta
Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în - atingerea eficacităţii activităţii de audit.
Auditorii interni trebuie sa posede cunoştinţe, îndemânare si alte competente necesare pentru a-si exercita responsabilităţile individuale, mai ales:
- competenta in vederea aplicării normelor, procedurilor si tehnicilor de audit;
- competenta in ceea ce priveşte principiile si tehnicile contabile;
- cunoaşterea principiilor de baza in economie, in domeniul juridic si in domeniul tehnologiilor informatice;
- cunoştinţe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate si frauda, nefiind in sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
- capacitatea de a comunica oral si in scris, de a putea expune clar si eficient obiectivele, constatările si recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.
Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună in mod colectiv de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.
Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.
Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiză analitică, eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice.
Şeful compartimentului de audit public intern trebuie sa se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnaţi poseda cunoştinţele, îndemânarea si competentele necesare pentru desfăşurarea corecta a misiunii.
Pentru cunoştinţe de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanta din afara entităţii publice.
5.3.2.Conştiinţa profesională
Auditorul intern trebuie sa depună toate eforturile in decursul exercitării funcţiei sale si sa ia in consideraţie următoarele elemente:
- perioada de lucru necesara pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;
- complexitatea si importanta domeniilor auditate;
- pertinenta si eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor si de control;
- probabilitatea existentei erorilor, iregularităţilor si a unor disfuncţionalităţi semnificative;
- costurile implementării unor controale suplimentare in raport cu avantajele preconizate.
Fiind conştient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie sa dea dovada de o vigilenta sporita in ceea ce priveşte riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activităţile si resursele entităţii publice.
5.3.3.Pregătirea profesionala continua
Auditorii interni trebuie sa-si îmbunătăţească cunoştinţele si practica profesionala printr-o pregătire continua.
Şeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entităţii publice, va asigura condiţiile necesare pregătirii profesionale, perioada destinata in acest scop fiind de minim 15 zile pe an.
În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanţă din afara entităţii publice. Competenţa şi capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate si lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta.
5.4.Programul de asigurare si îmbunătăţire a calităţii
5.4.1.Definire
Şeful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare si îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instrucţiunile si codul etic sunt respectate de auditorii interni.
5.4.2.Evaluarea programului de calitate
Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere si evaluare a eficacităţii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permită evaluări interne si externe.
5.4.2.1.Evaluarea interna
Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica daca procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate in mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit public intern. In acest cadra supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficientelor, iniţierea îmbunătăţirilor necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern si planificarea activităţilor de perfecţionare profesionala.
5.4.2.2.Evaluarea externa
Evaluarea externa este efectuata de către UCAAPI prin:
- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor si a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel puţin o data la cinci ani, iniţiindu-se masurile corective necesare in colaborare cu conducătorul entităţii publice in cauza;
- avizarea numirii/ destituirii şefilor compartimentelor de audit public intern din - entităţile publice.