Capitolul 7 - Registre. Dosare. Cartoteci - Norma 3021/1994 privind modul de tinere si de completare a Registrului comertului
M.Of. 269
Ieşit din vigoare Versiune de la: 22 Septembrie 1994
CAPITOLUL 7:Registre. Dosare. Cartoteci
Art. 49: Registre
1.Registrul comertului este alcatuit din :
a)registrul-manual pentru inregistrarea comerciantilor persoane fizice, avind coloanele prevazute in formularul nr. 17 ;
b)registrul-manual pentru inregistrarea comerciantilor persoane juridice, avind coloanele prevazute in formularul nr. 18 ;
c)dosarul fiecarui comerciant, constituit din cererile de inregistrare, alte categorii de cereri, precum si din actele prevazute a fi depuse la Registrul comertului.
Registrele prevazute la lit. a) si b) se completeaza cu banca de date continind informatii din cererile de inregistrare.
2.Registrul comertului este public. Oficiul Registrului comertului este obligat sa elibereze pe cheltuiala solicitantului :
- copii certificate de pe inregistrarile facute si de pe actele prezentate in baza cererii de eliberare de copii certificate (formularul nr. 13) ;
- certificate constatatoare ca un anumit act sau fapt nu este inscris sau mentionat in registru, in baza cererii de eliberare de certificat constatator (formularul nr. 14) ;
- informatii cu privire la situatia comerciantilor inregistrati, in baza cererii de furnizare informatii (formular nr. 16).
3.Furnizarea de informatii la solicitarea organelor de urmarire penala si a instantelor judecatoresti se face in baza unei adrese.
4.Fiecare dintre registrele prevazute la alin. 1 lit. a) si b) pot avea mai multe volume.
5.Pentru liberarea de copii de pe fila de registru se scoate listing pe calculator, care se verifica cu dosarul individual. Listingul se certifica de catre referentul Oficiului Registrului comertului, se contrasemneaza de directorul acestuia sau de inlocuitorul sau si se aplica stampila oficiului.
6.Bilantul se elibereaza numai in copie certificata.
7.Pina la incarcarea pe calculator a mentiunilor inscrise in anii 1991 si 1992, listingul se va completa cu datele respective din registrul-manual.
Art. 50: Tinerea registrelor
1.Registrele-manuale vor fi numerotate si parafate de judecatorul delegat.
Parafa consta in formula : "Prezentul registru pe anul ....... contine ........ file", care se inscrie pe ultima pagina a registrului, formula sub care judecatorul delegat aplica parafa sa.
2.Pentru fiecare an calendaristic se deschide un registru al comertului.
3.Fiecare comerciant inregistrat va purta un numar de ordine, incepind de la numarul 1, in fiecare an. Nici un comerciant persoana fizica sau persoana juridica nu poate avea acelasi numar de ordine cu alt comerciant inscris in Registrul comertului, in cadrul aceluiasi an calendaristic. Pentru asigurarea unicitatii numarului de inmatriculare se introduce si codul statistic al judetului, astfel ca numarul de inmatriculare va avea urmatoarea structura :
- pentru comercianti persoane fizice = F - cod statistic judet - numar ordine in registru - anul ;
- pentru comercianti persoane juridice = J - cod statistic judet - numar de ordine in registru - anul.
4.Pe cotorul fiecarui registru se va scrie vizibil anul, volumul (in cazul in care s-au deschis mai multe volume) si indicativul pescurtat al registrului, anume :
- PF pentru registrul persoane fizice ;
- PJ pentru registrul persoane juridice.
Art. 51: Registrul unic de intrare-iesire
Oficiul Registrului comertului tine un registru de intrare-iesire in care se inscriu, in ordine cronologica, toate lucrarile intrate si iesite, avind coloanele din registrul tipizat, adaptate la specificul lucrarilor Oficiului Registrului comertului.
La fiecare inregistrare se adauga si numarul de inmatriculare al comerciantului.
Registrul este unic, dar poate avea mai multe volume.
Se va urmari ca numerele de intrare-iesire sa fie in stricta lor ordine, fara a se omite vreun numar sau a se da acelasi numar unor lucrari diferite si fara a se lasa spatii goale intr-un registru.
Art. 52: Repertoriul alfabetic
Oficiul Registrului comertului tine si pastreaza pe calculator un repertoriu alfabetic al comerciantilor inregistrati, subimpartit in repertoriul alfabetic pentru comerciantii persoane fizice si repertoriul alfabetic pentru persoanele juridice, indiferent de forma juridica a acestora.
Art. 53: Dosare
1.Toate actele care sint depuse in legatura cu inregistrarea sau cu orice operatiune a Registrului comertului se pastreaza la dosarul comerciantului, indiferent de data depunerii si de natura actului.
Filele continute in dosarul fiecarui comerciant se numeroteaza in ordinea depunerii, incepind cu numarul 1.
2.In cazul in care comerciantul nu este inca inmatriculat, ca de exemplu, atunci cind, conform art. 10 alin. 2 din L.S.C., se depune un prospect de emisiune pentru autorizarea publicarii, asemenea acte se vor pastra intr-o mapa separata, urmarindu-se insa ca imediat dupa inmatriculare sa fie trecute in dosarul comerciantului.
3.Pe coperta dosarului se scriu urmatoarele date : denumirea Oficiului Registrului comertului, numele/denumirea comerciantului si numarul de inmatriculare.
4.Dosarele PF si PJ vor fi aranjate pe ani in ordinea numerelor de inmatriculare.
Art. 54: Cartoteci
Cartoteca fiselor fiecarui comerciant se realizeaza prin prelucrarea datelor existente in calculator si prin sistematizarea acestora in scopul evidentierii modificarilor intervenite ulterior inmatricularii, precum si al elaborarii rapoartelor statistice si a studiilor privind evolutia comertului si industriei romanesti.
Art. 55: Incheierile judecatorului delegat, mapa si registrul de incheieri
1.Incheierile de inmatriculare si de incriere mentiuni se intocmesc in trei exemplare si se dau in forma inscrisa pe ultima pagina a cererii respective.
Aceste incheieri se comunica partilor prin inminarea unui exemplar din cererea respectiva.
2.Incheierile pronuntate in temeiul art. 25 din L.R.C. se intocmesc in doua exemplare, dintre care unui pentru mapa de incheieri, iar al doilea pentru dosarul comerciantului.
Aceste incheierim se trec in registrul de incheieri si se comunica partilor de indata ce au fost pronuntate.
3.In cazul prevazut la alineatul precedent, lucrarile de secretariat pentru judecatorul delegat, inclusiv citarea partilor, se asigura de catre un functionar al Oficiului Registrului comertului, desemnat in acest scop.
Art. 56: Registratura-arhiva. Minuirea registrelor
1.Oficiul Registrului comertului are registratura si arhiva proprie, separata de aceea a Camerei de comert si industrie pe linga care functioneaza.
2.La registrele si cartotetice tinute computerizat, cit si la registrele manuale au acces numai referentii Oficiului Registrului comertului, desemnati potrivit art. 66 din prezentele norme.
3.Gestionarea registrelor si a documentelor depuse la arhiva Oficiului Registrului comertului se face potrivit instructiunilor O.N.R.C. nr. 1428 din 13 octombrie 1992.