Capitolul iv - Informaţii utile privind gestionarea contractului - Instructiunile 1/2021 privind modificarea contractului de achiziţie publică/contractului de achiziţie sectorială/acordului-cadru

M.Of. 56

În vigoare

Versiune de la: 19 Ianuarie 2021

CAPITOLUL IV:Informaţii utile privind gestionarea contractului

SECŢIUNEA 1:Ajustarea preţului contractului

(1)Autoritatea/Entitatea contractantă are obligaţia de a introduce în contractul din documentaţia de atribuire o clauză de revizuire a preţului contractului, cât mai bine adaptată la complexitatea contractului şi la elementele componente ale preţului ofertat, atunci când durata contractului depăşeşte 24 de luni, dacă nu există o altă prevedere legală care să stabilească o perioadă mai scurtă de 24 de luni; totodată, în cadrul clauzei de revizuire se vor menţiona, după caz, şi momentul de la care ajustarea devine aplicabilă, şi frecvenţa de ajustare în funcţie de calendarul de plăţi.

(4)Ajustarea preţului contractului în baza unei clauze expres prevăzute în documentele achiziţiei reprezintă expresia unei acţiuni de aplicabilitate directă şi nemijlocită a clauzelor contractului, care se realizează în baza prevederilor art. 221 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 98/2016, respectiv ale art. 236 alin. (1) din Legea nr. 99/2016, având în vedere evoluţia indicilor de preţ pentru elemente constitutive ale ofertei, al căror efect se reflectă în creşterea/diminuarea costurilor pe baza cărora s-a fundamentat preţul contractului; indicii de ajustare se pot exprima, de exemplu, şi sub forma unor indici de cost, preţuri de referinţă sau a evoluţiei cursului valutar şi, în orice caz, vor fi stabiliţi de instituţii sau autorităţi publice sau de alte organizaţii care au fost autorizate prin lege să stabilească astfel de indici.

(6)Autoritatea/Entitatea contractantă, în funcţie de natura şi complexitatea contractului, precum şi în funcţie de elementele componente ale preţului ofertat, atunci când introduce clauze de revizuire a preţului, se asigură de respectarea următoarelor reguli în definirea formulei de ajustare:

(7)Alegerea indicilor utilizaţi pentru ajustare dintre cei calculaţi în statistici oficiale naţionale trebuie să respecte următoarea procedură/următorii paşi:

a)se alege indicele de preţ aferent domeniului/producţiei industriale pentru activităţile CAEN din care fac parte produsele/serviciile/activităţile respective; pentru exemplificare: (i) în cazul contractelor de lucrări civile unde o pondere importantă o reprezintă structurile din beton armat, indicele producţiei industriale ce poate fi utilizat pentru ajustare este "Fabricarea betonului - CAEN 2362"; (ii) pentru un contract de furnizare de articole de papetărie se poate utiliza indicele producţiei industriale aferent cod CAEN 1723 "Fabricarea articolelor de papetărie"; (iii) pentru un contract de servicii de proiectare nu există un indice specific, exclusiv dedicat serviciilor de proiectare, şi trebuie utilizat un indice de pe o ramură mai generală, disponibil în statisticile naţionale oficiale;

b)în cazul în care nu există indici de preţ stabiliţi strict şi exclusiv pentru obiectul contractului respectiv/elementul de cost care se ajustează se utilizează indicele de preţ din ramura generală de activitate (de exemplu, în cazul serviciilor de proiectare, indicele ce poate fi utilizat este cel aferent categoriei serviciilor cu cod CAEN 71 "Activităţi de arhitectură şi inginerie; activităţi de testări şi analiză tehnică"); se poate observa că acest indice conţine şi alte activităţi decât cele de proiectare, motiv pentru care nu a fost utilizat în cadrul pasului prevăzut la lit. a);

c)în cazul în care nu se pot identifica indici relevanţi conform celor prezentate la paşii prevăzuţi la lit. a) şi b) se va utiliza, de exemplu, indicele preţului producţiei industriale pentru domeniul construcţiilor, indicele preţului de consum pentru servicii, după caz, sau indicele preţului de consum pentru mărfuri/produse; alternativ, autoritatea/entitatea contractantă poate utiliza în vederea ajustării, în această situaţie, evoluţia indicelui preţurilor de consum (general) sau a ratei inflaţiei între data de referinţă şi momentul ajustării; pentru ajustarea unor valori utilizând indicele preţurilor de consum (IPC), formula poate fi A = suma iniţială de actualizat x IPC/100 sau B = suma iniţială de actualizat x rata inflaţiei + suma iniţială de actualizat; în cazul utilizării altor indici decât indicele preţurilor de consum (IPC), formula se va ajusta corespunzător.

(8)În aplicarea prevederilor alin. (6) lit. b), în cazul contractelor de lucrări care se află sub incidenţa prevederilor H.G. nr. 1/2018 se foloseşte pentru ajustare una dintre formulele prevăzute în acest act normativ (introduse mai jos); în cazul contractelor de lucrări pentru care nu există obligaţia respectării prevederilor H.G. nr. 1/2018, acestea pot fi utilizate şi adaptate, inclusiv prin eliminarea şi/sau adăugarea unor elemente de cost specifice în raport cu natura contractului.

An = av + m * Mn/Mo + f * Fn/Fo + e * En/Eo, unde:

- "An" este coeficientul de ajustare care urmează a fi aplicat valorii de contract estimate pentru lucrările realizate în luna "n" [sumele aferente pct. (a) din subclauza 50.1 (Situaţia de lucrări), exclusiv lucrările evaluate pe baza costului sau a preţurilor curente];

- "av" este un coeficient fix şi reprezintă valoarea procentuală a plăţii în avans faţă de preţul contractului;

-"m", "f", "e" sunt coeficienţi care reprezintă ponderea estimată a fiecărui element relevant de cost în execuţia lucrărilor. Elementele de cost reprezintă resurse relevante cum ar fi forţa de muncă, utilaje şi materiale;

- "Fn", "En", "Mn" sunt indicii curenţi de preţ/cost sau preţurile de referinţă pentru luna "n", exprimaţi în moneda contractului, după cum sunt aplicabile la data cu 60 de zile înainte de ultima zi a lunii "n". Indicii de preţ sau preţurile de referinţă sunt aferente elementelor de cost relevante;

- "Lo", "Eo", "Mo" sunt indicii de preţ/cost de bază sau preţurile de referinţă, exprimaţi în moneda contractului, aplicabile la data anterioară cu 30 de zile faţă de termenul-limită de depunere a ofertelor. Dacă nu a existat un asemenea termen (de exemplu, în cazul unui contract atribuit ca urmare a unei proceduri de negociere fără publicarea unui anunţ de participare), data de raportare va fi data semnării contractului.

Indicii de preţ/cost şi/sau preţurile de referinţă, inclusiv sursa acestora şi orice informaţie necesară pentru a determina cu certitudine definiţia lor, precum şi ponderea acestora vor fi stabiliţi de către beneficiar în tabelul datelor de ajustare din acordul contractual. Se va verifica următoarea ecuaţie: av + m + f + e = 1.

În cazul în care un indice de preţ/cost curent sau un preţ de referinţă pentru luna respectivă nu este disponibil (sau valoarea lor nu este definitivă), se va folosi ultimul indice sau preţ disponibil, iar ajustarea va fi recalculată atunci când indicele sau preţul va fi disponibil (respectiv când valoarea lor va deveni definitivă). Dacă prin contract nu se prevăd plăţi în avans formula se va modifica în consecinţă.

An = av + (1 - av) * In/Io, unde:

- "av" este valoarea procentuală a plăţii în avans faţă de preţul contractului;

- "In" este indicele de cost în construcţii - total publicat de Institutul Naţional de Statistică în Buletinul Statistic de Preţuri, la tabelul 15, aplicabil la data cu 60 de zile înainte de ultima zi a lunii "n". Se va preciza explicit momentul din an pentru a identifica valoarea aplicabilă a acestui indice;

- "Io" este indicele de cost în construcţii - total aplicabil la data anterioară cu 30 de zile faţă de termenul-limită de depunere a ofertelor. Dacă nu a existat un asemenea termen (de exemplu, în cazul unui contract atribuit ca urmare a unei proceduri de negociere fără publicarea unui anunţ de participare), data de raportare va fi data semnării contractului.

(13)Autoritatea/Entitatea contractantă poate aplica/utiliza simultan, în cadrul aceluiaşi contract/acord-cadru, una sau mai multe modalităţi/formule de ajustare, cu condiţia indicării exprese a bunurilor, serviciilor sau lucrărilor sau a componentelor acestora pentru care se utilizează una sau alta dintre formule şi fără a se permite plata nejustificată a creşterii costurilor prin calcularea de două sau de mai multe ori a ajustării pentru acelaşi element de cost, respectiv scăderea nejustificată a preţului contractului prin calcularea de două sau de mai multe ori a ajustării pentru acelaşi element de cost.

SECŢIUNEA 2:Alte sume necesare pentru implementare

Art. 13

(1)Alte sume necesare pentru implementare sunt sume de bani stabilite ca sume fixe nominale, globale, incluse în valoarea contractului/acordului-cadru, reprezentând valoarea acelor bunuri/servicii/lucrări corespunzătoare activităţilor care sprijină îndeplinirea obiectivelor principale ale achiziţiei (aferente unor operaţiuni auxiliare şi/sau care ţin de logistică), dar pentru care, la momentul pregătirii procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică/achiziţie sectorială, nu se pot determina cu exactitate cantităţile şi toate detaliile calitative pentru categoriile de cheltuieli astfel acoperite.

(3)Sumele prevăzute la alin. (1) se regăsesc în contractele de achiziţie publică/sectorială sub diverse denumiri, cum ar fi rezerve de implementare, cheltuieli incidentale, sume provizionate, acestea neputând fi utilizate pentru acoperirea altor categorii de cheltuieli decât cele pentru care au fost destinate, conform menţiunilor din documentaţia de atribuire; categoria de cheltuieli "diverse şi neprevăzute" din structura devizului general al lucrărilor nu este inclusă în noţiunea alte sume necesare pentru implementare.

(5)Alte sume necesare pentru implementare care ar avea ca scop acoperirea la nivel general a unor cheltuieli nedefinite nu îndeplinesc criteriile menţionate în prezenta instrucţiune conform cărora categoriile de cheltuieli acoperite de astfel de sume trebuie să fie specifice şi prezentate limitativ; folosirea unor asemenea alte sume necesare pentru implementare pentru astfel de cheltuieli ar constitui în sine o modificare contractuală pentru care se aplică prevederile art. 1 alin. (2) şi (3).

(7)Contractantul trebuie să facă dovada că bunurile/serviciile/lucrările a căror decontare o solicită sunt necesare activităţilor care sprijină îndeplinirea obiectivelor principale ale achiziţiei, iar preţurile acestora se încadrează în preţurile aferente unor activităţi/articole similare prevăzute în contract sau reprezintă preţuri stabilite în condiţii concurenţiale de piaţă, inclusiv, atunci când este cazul, prin raportare la prevederile art. 6 din Legea nr. 98/2016; suplimentar, valoarea totală cumulată a tuturor bunurilor/serviciilor/lucrărilor a căror decontare se solicită nu depăşeşte suma fixă nominală, globală, menţionată cu acest scop, în mod distinct, în contractul de achiziţie publică/achiziţie sectorială.