Instructiunile 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

M.Of. 481

În vigoare
Versiune de la: 12 Iunie 2018
Instructiunile 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018
Dată act: 16-mai-2018
Emitent: Ministerul Educatiei Nationale
Potrivit prevederile art. 79 alin. (2) lit. e) din Regulamentul-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016, cu modificările şi completările ulterioare,
având în vedere prevederile Ordinului secretariatului general al Guvernului nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice,
în baza prevederilor art. 12 alin. (3) din Hotărârea Guvernului nr. 26/2017 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Educaţiei Naţionale, cu modificările ulterioare,
ministrul educaţiei naţionale emite prezenta instrucţiune.
Art. 1
Pentru aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018, se aprobă modelul de procedură documentată prevăzut în anexa nr. 1, care face parte integrantă din prezenta instrucţiune.
Art. 2
Lista cuprinzând numărul minimal de proceduri documentate necesare pentru implementarea unitară a sistemului de control intern managerial la nivelul unităţii de învăţământ preuniversitar este prevăzută în anexa nr. 2, care face parte integrantă din prezenta instrucţiune.
Art. 3
Inspectoratele şcolare judeţene/al municipiului Bucureşti şi unităţile de învăţământ preuniversitar vor duce la îndeplinire prevederile prezentei instrucţiuni.
Art. 4
La data intrării în vigoare a prezentei instrucţiuni, Instrucţiunea nr. 1/2017 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 59 din 19 ianuarie 2018, se abrogă.
Art. 5
Prezenta instrucţiune se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.
-****-

Ministrul educaţiei naţionale,

Valentin Popa

ANEXA nr. 1:Model privind întocmirea unei proceduri documentate de sistem/operaţionale

Ministerul Educaţiei Naţionale

[Denumirea unităţii de învăţământ]

PROCEDURĂ DE SISTEM/OPERAŢIONALĂ

Ediţia [...............]

Revizia [...............]

[Denumirea procedurii de sistem/operaţională]

Cod: PS/ PO - [Nr. procedură din Registru evidenţă PS/PO]

Exemplar nr. [..............]

Procedură de sistem/operaţională [Denumirea procedurii de sistem/operaţională]
Cod: PS - [Nr. procedură din Registrul de evidenţă PS]
Ediţia [...........], Revizia [..........], Data [............]
- 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii documentate (conform modelului de mai jos)

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/operaţiunea

Numele şi prenumele

Funcţia

Data

Semnătura

1

2

3

4

5

1.1.

Elaborat

    

1.2.

Verificat

    

1.3.

Avizat

    

1.4.

Aprobat

    
- 2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii documentate (sistem/operaţională) (conform modelului de mai jos)

Nr. crt.

Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei ediţiei

1

2

3

4

2.1.

Ediţia I

x

x

 

2.2.

Revizia 1

   

2.3.

Revizia 2

   
- 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii documentate sistem/operaţională) (conform modelului de mai jos)
 

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Departament

Funcţia

Numele şi prenumele

Data primirii

Semnătura

 

1

2

3

4

5

6

7

3.1.

aplicare

      

3.2.

informare

      

3.3.

evidenţă

      

3.4.

arhivare

      
Transmiterea procedurii documentate spre aplicare/informare poate fi efectuată şi către alte departamente din cadrul ministerului în funcţie de necesitate/solicitare
- 1. Scopul procedurii
- 2. Domeniul de aplicare
- 3. Documente de referinţă
- 4. Definiţii şi abrevieri
- 4.1. Definiţii
- Entitate publică - autoritate publică, instituţie publică, companie/societate naţională, regie autonomă, societate la care statul sau o unitate administrativ-teritorială este acţionar majoritar, cu personalitate juridică, care utilizează/administrează fonduri publice şi/sau patrimoniu public.
- Departament - Direcţie Generală, Direcţie, Serviciu, Birou, Compartiment;
- Conducătorul departamentului (compartimentului) - director general, director, şef serviciu, şef birou, şef compartiment;
- Procedură - prezentare, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicare necesare îndeplinirii atribuţiilor şi sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;
- Procedură de sistem (PS) - procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară la nivelul tuturor departamentelor din cadrul entităţii publice;
- Procedură operaţională (PO) - procedură care descrie un proces sau o activitate ce se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor departamente din entitatea publică.
- 4.2. Abrevieri
- EP - entitate publică;
- [Se va completa, după caz.]
- 5. Descrierea procedurii
- 6. Responsabilităţi
- 7. Formular evidenţă modificări

Nr. crt.

Ediţia

Data ediţiei

Revizia

Data reviziei

Nr. pag.

Descriere modificare

Semnătura conducătorului departamentului

        
- 8. Formular analiză procedură

Nr. crt.

Compartiment

Nume şi prenume conducător compartiment

Înlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil

Semnătura

Data

Observaţii

Semnătura

Data

         
- 9. Lista de difuzare a procedurii

Nr. ex.

Compartiment

Nume şi prenume

Data primirii

Semnătura

Data retragerii

Data intrării în vigoare a procedurii

Semnătura

        
        
        
- 10. Anexe/formulare
- 11. Cuprins
ANEXA nr. 2:LISTA cu procedurile formalizate necesare pentru implementarea unitară a sistemului de control intern managerial la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar
PROCEDURI-CADRU
(1)1. Standardul 1 - Etică şi integritate
1.1.Procedură operaţională PO-01.01: Elaborarea Codului de etică
1.Formular F01 -PO-01.01: Hotărârea C.A. privind numirea Comisiei de elaborare a Codului de etică;
2.Formular F02-PO-01.01: Decizie numire Comisie de elaborare a Codului de etică;
3.Formular F03-PO-01.01: Hotărârea C.A. privind aprobarea, comunicarea şi aplicarea Codului de etică;
4.Formular F04-PO-01.01: Decizie aplicare a Codului de etică.
(2)2. Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini
2.1.Procedură operaţională PO-02.01: Întocmirea, actualizarea şi aprobarea fişelor de post
1.Formular F01-PO-02.01: Fişă post cadru didactic;
2.Formular F02-PO-02.01: Fişă post cadru didactic auxiliar;
3.Formular F03-PO-02.01: Fişă post personal nedidactic;
4.Formular F04-PO-02.01: Fişă post director adjunct;
5.Formular F05-PO-02.01: Hotărâre C.A. privind aprobarea fişelor de post;
6.Formular F06-PO-02.01: Decizie privind aprobarea fişelor de post.
2.2.Procedură operaţională PO-02.02: Delegarea de atribuţii
Formular F01-PO-02.02: Decizie director privind delegarea de atribuţii.
(3)3. Standardul 3 - Competenţa, performanţa
3.1.Procedură operaţională PO-03.01: Evaluarea performanţelor angajaţilor
1.Formular F01-PO-03.01: Fişă-cadru de auto(evaluare) în vederea acordării calificativului anual pentru cadrele didactice;
2.Formular F02-PO-03.01: Fişă-cadru de auto(evaluare) în vederea acordării calificativului anual pentru cadrele didactice auxiliare;
3.Formular F03-PO-03.01: Fişă-cadru de auto(evaluare) în vederea acordării calificativului anual pentru personalul nedidactic;
4.Formular F04-PO-03.01: Hotărâre C.A. privind aprobarea fişelor-cadru de auto(evaluare) în vederea acordării calificativului anual pentru personalul didactic auxiliar şi nedidactic;
5.Formular F05-PO-03.01: Decizie privind aprobarea fişelor-cadru de auto(evaluare) în vederea acordării calificativului anual pentru personalul didactic auxiliar şi nedidactic;
6.Formular F06-PO-03.01: Calendarul activităţilor de evaluare.
(4)4. Standardul 4 - Structura organizatorică
4.1.Procedură operaţională PO-04.01: Analizarea şi stabilirea structurii organizatorice
1.Formular F01-PO-04.01: Hotărârea C.A. privind aprobarea structurii organizatorice (organigrama) a unităţii de învăţământ;
2.Formular F02-PO-04.01: Decizie director privind aprobarea organigramei unităţii de învăţământ.
(5)5. Standardul 5 - Obiective
5.1.Procedură operaţională PO-05.01: Stabilirea obiectivelor unităţii de învăţământ
1.Formular F01-PO-05.01: Hotărârea C.A. privind aprobarea obiectivelor unităţii de învăţământ;
2.Formular F02-PO-05.01: Decizie privind aprobarea obiectivelor unităţii de învăţământ;
3.Formular F03-PO-05.01: Formular stabilire obiective specifice unităţii de învăţământ.
(6)6. Standardul 6 - Planificarea
6.1.Procedură operaţională PO-06.01: Planificarea resurselor în vederea atingerii obiectivelor
1.Formular F01-PO-06.01: Hotărârea C.A. privind aprobarea PDI/PAS;
2.Formular F02-PO-06.01: Hotărârea C.A. privind aprobarea Planului managerial al unităţii de învăţământ;
3.Formular F03-PO-06.01: Decizie director privind aprobarea PDI/PAS;
4.Formular F04-PO-06.01: Decizie director privind aprobarea planurilor manageriale/operaţionale ale unităţii de învăţământ;
5.Formular F05-PO-06.01: PDI/PAS;
6.Formular F06-PO-06.01: Plan managerial;
7.Formular F07-PO-06.01: Plan operaţional.
(7)7. Standardul 7 - Monitorizarea performanţelor
7.1.Procedură operaţională PO-07.01: Monitorizarea şi raportarea performanţelor
Formular F01-PO-07.01: Model de raport monitorizare şi raportare performanţe
(8)8. Standardul 8 - Managementul riscului
8.1.Procedură operaţională PO-08.01: Determinarea expunerii la risc
1.Formular F01-PO-08.01: Formular de alertă la risc;
2.Formular F02-PO-08.01: Scală de estimare a probabilităţii de materializare a riscurilor;
3.Formular F03-PO-08.01: Scală de estimare a impactului global al riscului;
4.Formular F04-PO-08.01: Scală de evaluare a expunerii la riscuri;
5.Formular F05-PO-08.01: Registrul riscurilor.
(9)9. Standardul 9 - Proceduri
9.1.Comisia de control intern/managerial (CCIM)
9.1.1.Procedură operaţională PO-91.01: Desemnarea Comisiei de control intern managerial
1.Formular F01-PO-91.01: Hotărâre C.A. privind constituirea CCIM;
2.Formular F02-PO-91.01: Decizie director privind constituirea CCIM.
9.1.2.Procedură operaţională PO-91.02: Elaborarea şi codificarea procedurilor generale şi operaţionale
1.Formular F01-PO-91.02: Model procedură operaţională;
2.Formular F02-PO-91.02: Model procedură operaţională.
9.2.Serviciul Secretariat (SS)
9.2.1.Procedură operaţională PO-92.01: Elaborarea şi aplicarea deciziilor
Formular F01-P0-92.01: Model decizie
9.3.Serviciul Contabilitate (SC)
9.3.1.Procedură operaţională PO-93.01: Întocmirea bugetului
9.3.2.Procedură operaţională PO-93.02: Întocmire ALOP
9.3.3.Procedură operaţională PO-93.03: Control financiar preventiv propriu
Formular F01-PO-93.03: Registru Viză CFP
9.3.4.Procedură operaţională PO-93.04: Achiziţii publice
1.Formular F01-PO-93.04: Programul anual al achiziţiilor publice;
2.Formular F02-PO-93.04: Lista privind achiziţiile directe.
9.4.Serviciul Administrativ (SA)
9.4.1.Procedură operaţională PO-94.01: Gestionarea patrimoniului unităţii de învăţământ
1.Formular F01-PO-94.01: Registru evidenţă patrimoniu;
2.Formular F02-PO-94.01: Inventar patrimoniu;
3.Formular F03-PO-94.01: Proces-verbal inventar patrimoniu;
4.Formular F04-PO-94.01: Etichetă inventar obiecte patrimoniu;
5.Formular F05-PO-94.01: Proces-verbal scoatere inventar patrimoniu;
6.Formular F06-PO-94.01: Proces-verbal casare.
9.5.Biblioteca
9.5.1.Procedură operaţională PO-95.01: Utilizarea fondului de carte
1.Formular F01-PO-95.01: Fişă abonat;
2.Formular F02-PO-95.01: Registru evidenţă abonaţi.
9.6.Consiliul profesoral
9.6.1.Procedură operaţională PO-96.01: Organizarea şi funcţionarea Consiliului profesoral (CP)
1.Formular F01-PO-96.01: Registru şedinţe CP;
2.Formular F02-PO-96.01: Graficul şedinţelor CP;
3.Formular F03-PO-96.01: Tematica şedinţelor CP;
4.Formular F04-PO-96.01: Anexă registru şedinţe CP;
5.Formular F05-PO-96.01: Model proces-verbal şedinţă CP.
9.7.Consiliul de administraţie
9.7.1.Procedură operaţională PO-97.01: Organizarea şi funcţionarea Consiliului de administraţie (CA)
1.Formular F01-PO-97.01: Registru şedinţe C.A.;
2.Formular F02-PO-97.01: Anexă registru şedinţe C.A.;
3.Formular F03-PO-97.01: Graficul şedinţelor C.A.;
4.Formular F04-PO-97.01: Tematica şedinţelor C.A.;
5.Formular F05-PO-97.01: Model proces-verbal şedinţă C.A.
(10)10. Standardul 10 - Supravegherea
10.1.Procedură operaţională PO-10.01: Supravegherea desfăşurării activităţilor din unitatea de învăţământ
Formular F01-PO-10.01: Raport monitorizare desfăşurare activităţi
(11)11. Standardul 11 - Continuitatea activităţii
11.1.Procedură operaţională PO-11.01: Asigurarea continuităţii activităţilor desfăşurate în unitatea de învăţământ
Formular F01-PO-11.01: Plan de asigurare a continuităţii activităţilor desfăşurate în unitatea de învăţământ
(12)12. Standardul 12 - Informarea şi comunicarea
12.1.Procedură operaţională PO-12.01: Realizarea circuitului informaţiilor
1.Formular F01-PO-12.01: Inventar documente;
2.Formular F02-PO-12.01: Inventar fluxuri de informaţii;
3.Formular F03-PO-12.01: Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informaţiilor şi documentelor;
4.Formular F04-PO-12.01: Decizie privind realizarea circuitului informaţiilor.
(13)13. Standardul 13 - Gestionarea documentelor
13.1.Procedură operaţională PO-13.01: Realizarea circuitului documentelor
1.Formular F01-PO-13.01: Inventar documente;
2.Formular F02-PO-13.01: Inventar fluxuri de documente;
3.Formular F03-PO-13.01: Hotărâre C.A. privind realizarea circuitului informaţiilor şi documentelor;
4.Formular F04-PO-13.01: Decizie privind realizarea circuitului informaţiilor şi documentelor.
13.2.Procedură operaţională PO-13.02: Arhivarea documentelor
1.Formular F01-PO-13.02: Inventar documente;
2.Formular F02-PO-13.02: Nomenclator arhivistic;
3.Formular F03-PO-13.02: Proces-verbal predare-primire documente;
4.Formular F04-PO-13.02: Registru de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice;
5.Formular F05-PO-13.02: Proces-verbal al Comisiei de selecţie;
6.Formular F06-PO-13.02: Proces-verbal de predare-preluare;
7.Formular F07-PO-13.02: Registru de depozit:
8.Formular F08-PO-13.02: Fişă de control;
9.Formular F09-PO-13.02: Cerere acces arhivă;
10.Formular F10-PO-13.02: Cerere solicitare cutii/documente depozit;
11.Formular F11-PO-13.02: Lista termenelor după care pot fi date în cercetare documentele privind interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor.
13.3.Procedură operaţională PO-13.03: Realizarea activităţilor de inventariere
1.Formular F01-PO-13.03: Hotărârea C.A. privind constituirea comisiei de inventariere;
2.Formular F02-PO-13.03: Decizia privind constituirea comisiei de inventariere;
3.Formular F03-PO-13.03: Proces-verbal de întrunire comisie de inventariere;
4.Formular F04-PO-13.03: Proces-verbal de inventariere şi a listelor de inventar.
(14)14. Standardul 14 - Raportarea contabilă şi financiară
14.1.Procedură operaţională PO-14.01: Raportarea contabilă şi financiară
Formular F01-PO-14.01: Model raportare.
14.2.Procedură operaţională PO-93.01: Întocmirea bugetului
14.3.Procedură operaţională PO-93.02: Întocmire ALOP
14.4.Procedură operaţională PO-93.03: Control financiar preventiv propriu
Formular F01-PO-93.03: Registru viză CFP
14.5.Procedură operaţională PO-93.04: Achiziţii publice
1.Formular F01-PO-93.04: Programul anual al achiziţiilor publice;
2.Formular F02-PO-93.04: Lista privind achiziţiile directe.
(15)15. Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial
15.1.Procedură operaţională PO-15.01: Realizarea verificării şi evaluării controlului intern managerial
1.Formular F01-PO-15.01: Chestionare de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial;
2.Formular F02-PO-15.01: Situaţie centralizată a modului de implementare a sistemului de control managerial/intern (SCIM);
3.Formular F03-PO-15.01: Raport asupra sistemului de control managerial/intern.
Publicat în Monitorul Oficial cu numărul 481 din data de 12 iunie 2018