Capitolul vii - Gestionarea dosarului individual - Instructiuni din 2010 privind evidenţa nominală şi statistică a persoanelor private de libertate aflate în unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

M.Of. 157 bis

Ieşit din vigoare

Versiune de la: 11 Martie 2010

CAPITOLUL VII:Gestionarea dosarului individual

(1)Persoana privată de libertate, apărătorul acesteia sau oricare altă persoană au acces la dosarul individual în condiţiile art. 78 alin. (4) din Lege şi pot obţine fotocopii ale acestuia, la cerere şi contracost, în condiţiile prevăzute de art. 67 alin. (5)-(6) din Regulament.

(2)Consultarea dosarului individual se face în prezenţa persoanei anume desemnate de directorul penitenciarului.

Art. 114

(1)Dosarul individual al persoanei private de libertate este compus din 5 părţi distincte, gestionate la nivelul fiecărei unităţi subordonate, după cum urmează:

a)documentarul penal, gestionat de către structura de evidenţă deţinuţi;

b)dosarul medical, gestionat de către serviciul medical;

c)dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială, gestionat de către structurile de educaţie şi asistenţă psihosocială;

d)dosarul privind cererile formulate de persoana privată de libertate a căror competenţă de soluţionare aparţine administraţiei locului de deţinere, gestionat de către şeful secţiei de deţinere unde este cazată persoana privată de libertate;

e)dosarul disciplinar, gestionat de către persoana desemnată de director ca secretar al comisiei de disciplină.

(2)Prin decizie a directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se stabilesc categoriile de documente care se păstrează în fiecare parte componentă a dosarului individual.

Art. 115

(1)Datele menţionate în dosarul individual au caracter confidenţial.

(2)Directorul locului de deţinere stabileşte prin decizie categoriile de personal penitenciar care au acces la dosarul individual, în exercitarea atribuţiunilor de serviciu, ţinând seama de părţile componente ale acestuia.

Art. 116

(1)În partea interioară a coperţii fiecărei părţi componente se include într-o supracopertă o fişă opis, prevăzută la anexa nr. 28 la Instrucţiuni, în care se înscriu toate documentele clasate în ordine cronologică.

(2)Scoaterea părţilor componente ale dosarului individual din cadrul sectorului se face în baza condicii de predare.

(3)Atât la predarea cât şi la primirea părţii componente a dosarului individual se verifică existenţa tuturor documentelor constitutive.

Art. 117

(1)Părţile componente ale dosarului individual al persoanei private de libertate se reunesc în următoarele situaţii:

a)transfer ori internare într-o unitate subordonată Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;

b)arhivare;

c)pentru consultare în condiţiile legii;

d)la solicitarea comisiei pentru individualizarea regimului de executare a pedepselor privative de libertate;

e)când este cerut de organele abilitate conform legii.

Art. 118

(1)Tabelul nominal referitor la mişcarea persoanelor private de libertate întocmit de structura de evidenţă deţinuţi are o rubrică în care se specifică starea părţii componente a dosarului individual, conform modelului prevăzut în anexa nr. 29 la Instrucţiuni, după cum urmează:

a)arhiva neoperativă, atunci când dosarul se păstrează în vederea arhivării întrucât persoana condamnată a fost pusă în libertate, a decedat ori a fost internată într-un institut medical-educativ, situaţii în care persoana privată de libertate este scoasă din evidenţă;

b)arhiva operativă inactivă, atunci când dosarul se referă la o persoană privată de libertate care este ieşită temporar din evidenţă, în cazul punerii în libertate prin întreruperea executării pedepsei, al evadării ori al ridicării pentru cercetări de către organele de poliţie;

c)arhiva operativă activă, atunci când dosarul se referă la o persoană privată de libertate aflată în unitatea respectivă la acea dată.

(2)Structura evidenţă deţinuţi transmite celorlalte sectoare de activitate gestionare a părţilor componente ale dosarului individual tabelul nominal arătat la alin. (1), care se întocmeşte în cazul primirii, transferului şi internării într-o altă unitate subordonată Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, evadării, punerii în libertate, punerii în libertate prin întreruperea executării pedepsei privative de libertate, internării într-un institut medico-legal, decesului, precum şi în situaţiile prevăzute în prezentul capitol.

(3)La primirea persoanei private de libertate în locul de deţinere, lucrătorul de evidenţă înaintează secretarului comisiei de disciplină şi şefului secţiei, o dată cu tabelul nominal, şi fişa opis.

Art. 119

În cazul transferului şi internării persoanei private de libertate într-o unitate subordonată Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se procedează astfel:

a)cu 24 de ore înainte de transfer ori internare, structura evidenţă deţinuţi transmite serviciului medical, structurii de intervenţie psihosocială, persoanei desemnate de director ca secretar al comisiei de disciplină şi şefului secţiei de deţinere, tabelul nominal cu persoanele private de libertate ce urmează a fi transferate ori internate, în vederea scăderii din evidenţă;

b)la primirea dosarului medical, dosarului de evaluare şi asistenţă educativă şi psihosocială, a dosarului disciplinar, a dosarului privind cererile şi a fişei de cazare acestea vor fi conexate la dosarul de evidenţă a situaţiei juridice, fiind introduse în plic sau împachetate în colete, după caz;

c)plicurile şi coletele sigilate se grupează pe unităţi de destinaţie.

Art. 120

(1)După punerea în libertate ori în cazul decesului, părţile componente ale dosarului individual rămân la sectoarele desemnate până la predarea la arhivă.

(2)Predarea la arhivă se face pe baza tabelelor nominale realizate de structura evidenţă deţinuţi la o dată stabilită de directorul unităţii prin decizie zilnică pe unitate.

(3)Păstrarea dosarului individual al persoanei private de libertate se face grupând în plicuri sau împachetând părţile componente ale acestuia.

(4)Termenul de păstrare a dosarelor individuale este permanent.

Art. 121

(1)În cazul în care dosarul individual este cerut, pentru consultare, de către organele abilitate conform legii, se procedează astfel:

a)directorul unităţii desemnează persoana care va prezenta solicitantului dosarul individual spre consultare;

b)persoana desemnată va ridica părţile componente ale dosarului individual de la sectoarele de activitate care le au în gestiune, numai în situaţia în care consultarea priveşte întregul dosar individual; o atenţie deosebită va fi acordată şi la predarea şi la primirea numerotării şi opisării pieselor din dosarul individual;

c)dosarul individual se introduce în plic sau este împachetat.

Art. 122

(1)Consultarea dosarului individual de către persoana privată de libertate se face în baza unei cereri scrise a acesteia.

(2)Cererea va cuprinde în mod obligatoriu datele de identificare ale persoanei private de libertate, documentele a căror consultare sau fotocopiere se solicită, data, precum şi semnătura solicitantului.

(3)Atunci când persoanei private de libertate i s-a încuviinţat să consulte dosarul individual, potrivit legii, directorul unităţii stabileşte data şi ora la care va avea loc consultarea dosarului şi persoana care va duce la îndeplinire decizia directorului.

(4)În cazul în care solicitarea de consultare priveşte doar una dintre părţile componente ale dosarului individual, decizia directorului va fi adusă la îndeplinire de compartimentul care o are în gestiune.

Art. 123

(1)În situaţia în care o altă persoană solicită consultarea dosarului individual, prin grija şefului structurii evidenţă deţinuţi, cererea se aduce la cunoştinţa persoanei private de libertate, în vederea obţinerii consimţământului acesteia.

(2)Persoana privată de libertate îşi poate exprima acordul printr-o declaraţie scrisă sau direct pe cerere; art. 122 se aplică în mod corespunzător în situaţia în care persoana privată de libertate consimte la consultare.

(3)În cazul în care persoana privată de libertate declară că este de acord cu consultarea dosarului individual însă nu ştie să scrie, ori din cauza stării de sănătate sau alte motive justificate se află în imposibilitatea de a-şi exprima acordul scris, se încheie un proces-verbal semnat de lucrătorul de evidenţă, şeful de secţie şi supraveghetorul secţiei de deţinere în care cel în cauză este cazat.

(4)Refuzul persoanei private de liberate de a consimţi la consultarea documentelor din dosarul individual, consemnat direct pe cerere, într-o declaraţie scrisă sau, după caz, într-un proces-verbal se anexează cererii persoanei solicitante, se aduce la cunoştinţa acesteia şi directorului locului de deţinere şi se clasează la dosarul individual.

Art. 124

Activităţile desfăşurate de persoana anume desemnată în situaţia punerii la dispoziţie a documentelor din dosarul individual sau a unor fotocopii ale acestora sunt următoarele:

a)verifică, în cazul în care se solicită fotocopii ale unor documente din dosarul individual, dacă cererea persoanei private de libertate are avizul compartimentului financiar-contabil;

b)verifică dacă persoana privată de libertate şi-a exprimat consimţământul, în cazul în care o altă persoană a solicitat punerea la dispoziţie a documentelor sau fotocopii ale acestora;

c)pune la dispoziţia solicitantului documentele sau, după caz, fotocopii ale acestora solicitându-i să confirme, sub semnătură pe cerere, primirea acestora;

d)în cazul în care persoanei private de libertate i-au fost puse la dispoziţie fotocopii ale unor documente, pe cererea acesteia se vor face menţiuni privind numărul de copii remise, în vederea deducerii cheltuielilor de fotocopiere.

Art. 125

În cazul ridicării pentru cercetări de către organele de poliţie, persoana privată de libertate este însoţită de documentarul penal şi documentele prevăzute la art. 88 alin. (4), iar celelalte părţi ale dosarului individual se păstrează în arhiva operativă inactivă gestionată conform competenţelor stabilite în art. 114.

Art. 126

(1)Dosarele individuale ale persoanelor private de libertate puse în libertate prin întreruperea executării pedepsei privative de libertate se păstrează de către penitenciarul unde urmează să se prezinte persoana în cauză la expirarea perioadei de întrerupere.

(2)În situaţia în care persoanele private de libertate se prezintă la alte penitenciare decât cele în care se află dosarul individual, după încarcerare se solicită Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, dacă este cazul, în regim de urgenţă, să stabilească locul de deţinere în care îşi vor executa pedeapsa. Dosarul individual însoţeşte persoana privată de libertate la locul de deţinere desemnat.

Art. 127

(1)Pentru persoanele private de libertate puse în libertate în faza de judecată şi revenite în penitenciar după condamnarea definitivă, dosarul întocmit de organele de poliţie potrivit art. 29 alin. (2) din Legea nr. 275/2006 privind executarea pedepselor privative de libertate şi a măsurilor dispuse de organele judiciare în cursul procesului penal se conexează cu documentarul penal întocmit anterior.

(2)În situaţia prevăzută la alin. (1), nu se deschide un nou dosar medical, dosar de educaţie şi asistenţă psihosocială şi dosar disciplinar, fiind folosite cele întocmite anterior punerii în libertate.

(3)Dosarul individual este scos din arhiva unităţii cu aprobarea directorului, în cazul în care persoana privată de libertate revine în aceeaşi unitate din care a fost liberat. Pentru cei liberaţi din altă unitate decât cea în care revine, solicitarea dosarului individual se realizează pe bază de adresă scrisă, semnată de director.

Art. 128

(1)Documentarul penal, dosarul medical, dosarul de educaţie şi asistenţă psihosocială, dosarul cuprinzând cererile formulate de aceasta a căror competenţă de soluţionare aparţine locului de deţinere şi dosarul disciplinar au ca număr de înregistrare numărul matricol de origine.

(2)Structura de evidenţă deţinuţi, imediat după depunerea persoanei private de libertate, în penitenciar transmite celorlalte sectoare de activitate gestionare a părţilor componente ale dosarului individual numărul matricol de origine.