Capitolul iii - Proceduri privind analiza documentelor depuse de către solicitant, în vederea aprobării finanţării - Ghid de finantare din 2024 a Programului privind creşterea eficienţei energetice a infrastructurii de iluminat public
M.Of. 1122
În vigoare Versiune de la: 11 Noiembrie 2024
CAPITOLUL III:Proceduri privind analiza documentelor depuse de către solicitant, în vederea aprobării finanţării
Art. 15: Analiza şi selectarea cererilor de finanţare
(1)Comisia de evaluare analizează dosarele de finanţare în ordinea depunerii şi stabileşte eligibilitatea solicitantului, eligibilitatea proiectului, cheltuielile eligibile şi suma propusă spre aprobare.
(2)Comisia de evaluare poate proceda, o singură dată pentru acelaşi motiv, la:
a)solicitarea de informaţii sau documente suplimentare faţă de cele prevăzute la art. 13 alin. (1);
b)solicitarea remedierii/clarificării neconcordanţelor/erorilor constatate în cuprinsul documentaţiei depuse;
c)completarea documentelor, dintre cele depuse potrivit art. 13, în cazul în care se constată că nu au fost depuse integral; prin excepţie, în situaţia în care nu au fost depuse, documentele prevăzute la art. 13 alin. (1) lit. b)-d) pot fi prezentate integral, la solicitarea comisiei.
(3)Documentele/Informaţiile prezentate potrivit alin. (2) vor atesta eligibilitatea solicitantului, proiectului şi cheltuielilor la data depunerii dosarului de finanţare. Prin excepţie, pentru documentele prevăzute la art. 13 alin. (1) lit. h)-j) pot fi transmise remedieri/clarificări care vor atesta eligibilitatea solicitantului, proiectului şi cheltuielilor şi la o dată ulterioară depunerii dosarului.
(4)În situaţia aplicării prevederilor alin. (2), AFM comunică solicitantului observaţiile/constatările sale, prin publicarea pe pagina proprie de internet, precum şi prin transmiterea către solicitant a unui e-mail de informare.
(5)Termenul în care pot fi transmise documentele şi informaţiile, potrivit alin. (2), este de maximum 10 zile de la data publicării pe pagina de internet a AFM.
(6)Atrag respingerea dosarului de finanţare: neîndeplinirea criteriilor de eligibilitate prevăzute la art. 9 şi 10, neprezentarea clarificărilor/remedierilor în termenul indicat de AFM potrivit alin. (5), neclarificarea/neremedierea situaţiilor semnalate şi nedepunerea documentelor prevăzute la art. 13 alin. (1).
(7)Lista proiectelor eligibile, propuse spre avizare/aprobare, va conţine cel puţin următoarele informaţii: numărul cererii de finanţare, valoarea eligibilă a proiectului, suma propusă spre finanţare, procentul pe care îl reprezintă aceasta din valoarea eligibilă şi motivul diminuării sumei solicitate.
(8)Lista proiectelor propuse spre respingere va conţine cel puţin următoarele informaţii: numărul cererii de finanţare şi motivul respingerii.
(9)În situaţia în care din analiza cererii de finanţare rezultă cel puţin un motiv de respingere, cererea de finanţare va fi respinsă.
Art. 16: Avizarea proiectelor
(1)Comitetul director al AFM avizează şi propune spre aprobare Comitetului de avizare proiectele selectate pentru a fi finanţate din Fondul pentru mediu.
(2)Comitetul director al AFM aprobă lista proiectelor respinse de către Comisia de analiză.
(3)Comitetul director al AFM poate solicita Comisiei de analiză orice document relevant, în vederea avizării proiectelor.
Art. 17: Aprobarea dosarelor de finanţare
(1)Comitetul de avizare adoptă hotărârea privind aprobarea finanţării proiectelor avizate de Comitetul director al AFM.
(2)Comitetul de avizare poate solicita Comisiei de analiză şi/sau Comitetului director al AFM orice document relevant, în vederea fundamentării şi adoptării hotărârii.
Art. 18: Comunicarea rezultatelor
(1)Centralizatoarele cuprinzând proiectele aprobate, proiectele respinse şi proiectele propuse spre respingere cu posibilitate de remediere se publică pe pagina de internet a AFM.
(2)Rezultatele procesului de analiză se comunică solicitanţilor prin e-mail.
Art. 19: Contestaţii
(1)Solicitanţii pot formula contestaţie împotriva deciziilor Comitetului director şi/sau hotărârilor Comitetului de avizare, în termen de 30 de zile de la data publicării listelor pe pagina de internet a AFM, potrivit art. 18 alin. (1).
(2)Contestaţia se poate transmite la AFM, inclusiv în format electronic, în termenul prevăzut la alin. (1).
(3)Contestaţia va fi semnată olograf sau cu semnătură digitală calificată a reprezentantului legal ori a împuternicitului solicitantului, după caz, şi va cuprinde următoarele elemente, sub sancţiunea respingerii ca inadmisibilă:
a)atributele de identificare ale contestatarului;
b)numele şi prenumele reprezentantului legal ori ale împuternicitului solicitantului, precum şi împuternicirea notarială sau avocaţială, după caz;
c)codul unic de înregistrare al cererii de finanţare;
d)obiectul contestaţiei;
e)motivele de fapt şi de drept pe care se întemeiază contestaţia.
(4)AFM soluţionează contestaţiile în termen de 30 de zile de la data înregistrării acestora.
(5)Listele cuprinzând contestaţiile admise sau respinse se vor publica pe pagina de internet a AFM, iar deciziile de soluţionare vor fi comunicate contestatarilor, în condiţiile legii.
(6)Decizia de soluţionare a contestaţiei poate fi atacată la instanţa de contencios administrativ competentă, potrivit prevederilor Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 20: Perfectarea contractului de finanţare şi acordarea finanţării
(1)AFM publică pe pagina proprie de internet listele cu solicitanţii aprobaţi, valorile eligibile ale proiectelor, sumele propuse spre finanţare şi procentele de finanţare obţinute în urma evaluării acestora.
(2)Ulterior, AFM pune la dispoziţia solicitanţilor aprobaţi, prin intermediul mijloacelor electronice, contractele de finanţare.
(3)În termen de 15 zile de la recepţionarea acestora, solicitanţii aprobaţi le vor semna cu semnătură electronică calificată şi le vor transmite AFM utilizând mijloacele electronice.
(4)Netransmiterea contractului de finanţare semnat în termenul prevăzut la alin. (3) constituie renunţare la finanţare.
(5)Modelul contractului de finanţare este prevăzut în anexa nr. 2 la prezentul ghid.
(6)Contractul de finanţare intră în vigoare la data semnării acestuia de către ambele părţi şi îşi încetează valabilitatea la împlinirea unui termen de 3 ani de la data depunerii, de către beneficiar, a raportului de finalizare a proiectului.
(7)Durata de implementare a proiectului este de până la 24 de luni de la data încheierii contractului de finanţare. În situaţii justificate, durata de implementare a proiectului poate fi prelungită, cu acordul AFM.
(8)Valoarea aprobată spre finanţare nu poate fi suplimentată faţă de cea aprobată iniţial, beneficiarul trebuind să asigure din surse proprii finalizarea investiţiei.
(9)Sumele finanţate în cadrul Programului nu pot face obiectul executării silite prin poprire, potrivit Legii nr. 134/2010 privind Codul de procedură civilă, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
(10)Acordarea finanţării se face cu respectarea de către beneficiar a prevederilor art. 153 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 115/2011 privind stabilirea cadrului instituţional şi autorizarea Guvernului, prin Ministerul Finanţelor, de a scoate la licitaţie certificatele de emisii de gaze cu efect de seră atribuite României la nivelul Uniunii Europene, aprobată prin Legea nr. 163/2012, cu modificările şi completările ulterioare.
(11)Până la momentul perfectării contractului de finanţare, AFM are dreptul să modifice şi/sau să completeze modelul de contract de finanţare, ulterior orice modificare şi/sau completare realizându-se cu acordul ambelor părţi, exprimat prin act adiţional.
(12)În cazul nerespectării clauzelor contractuale şi a obligaţiilor asumate de beneficiar în cadrul Programului, AFM poate anula sau recupera finanţarea, iar contractul poate fi reziliat, cu îndeplinirea formalităţilor specifice de notificare.
(13)În cazul recuperării finanţării, la valoarea de recuperat se adaugă dobânzi calculate de la data plăţilor efectuate cu titlu de finanţare, până la data recuperării sau a rambursării integrale, în temeiul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 196/2005 privind Fondul pentru mediu, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
(14)Stingerea creanţelor prevăzute la art. 9 alin. (1) lit. l) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 196/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările şi completările ulterioare, se poate face inclusiv prin compensare, în condiţiile Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, cu modificările şi completările ulterioare.
(15)În cazul în care încetarea contractului de finanţare intervine înainte de plata efectuată de AFM, beneficiarul nu este obligat la restituirea vreunei sume.
(16)Contractul de finanţare îşi încetează valabilitatea la împlinirea unui termen de 12 luni calculat de la intrarea în vigoare a contractului de finanţare, dacă beneficiarul nu depune înăuntrul acestui termen cerere de decontare/de prefinanţare.
Art. 21: Acordarea prefinanţării
(1)AFM poate acorda prefinanţare într-o singură tranşă de maximum 30% din valoarea contractului de finanţare, în condiţiile legii.
(2)În vederea acordării prefinanţării, beneficiarul depune o cerere de prefinanţare, conform anexei nr. 4 la contractul de finanţare.
(3)Beneficiarii cărora li s-a aprobat cererea prevăzută la alin. (2) au obligaţia depunerii la AFM a unei cereri de decontare care să cuprindă documentele justificative aferente cheltuielilor efectuate din prefinanţarea acordată, în termen de maximum 180 de zile de la data la care instituţia a virat tranşa de prefinanţare în contul acestora.
(4)Beneficiarii au obligaţia restituirii prefinanţării neutilizate la expirarea termenului de 180 de zile de la data la care AFM a virat tranşa de prefinanţare în contul acestora.
(5)Pentru nerespectarea condiţiilor prevăzute la alin. (3) şi (4) beneficiarii datorează dobânzi în temeiul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 196/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările şi completările ulterioare.
Art. 22: Mecanismul de decontare
(1)AFM verifică modul de implementare a proiectului de către beneficiarul finanţării, în conformitate cu prevederile contractuale.
(2)Cererea de prefinanţare/de decontare se depune în interiorul duratei de implementare a proiectului. Cererea de prefinanţare/de decontare se depune prin intermediul mijloacelor electronice.
(3)În cazul în care beneficiarul depune o singură cerere de decontare, acesta este obligat să facă dovada achitării tranşei din finanţare şi a contribuţiei financiare proprii aferente facturilor fiscale (dacă beneficiarul asigură contribuţie financiară) care însoţesc cererea de decontare, în termen de 30 de zile de la efectuarea plăţii de către AFM, odată cu depunerea raportului de finalizare.
(4)În cadrul programului, un beneficiar poate depune o cerere de prefinanţare şi trei cereri de decontare. În situaţia în care nu se depune cerere de prefinanţare, beneficiarul poate depune trei cereri de decontare.
(5)În cazul în care beneficiarul depune mai mult de o cerere de decontare, acesta este obligat să depună dovada achitării valorii finanţate din Fondul pentru mediu pentru facturile depuse la cererea de decontare anterioară, la următoarea cerere de decontare. În 30 de zile de la efectuarea ultimei plăţi de către AFM, odată cu depunerea raportului de finalizare, beneficiarul este obligat să facă dovada achitării valorii finanţate din Fondul pentru mediu, precum şi a contribuţiei financiare proprii (dacă beneficiarul asigură contribuţie financiară).
(6)AFM finanţează cheltuieli eligibile contractate după aprobarea cererii de finanţare şi realizate, recepţionate şi facturate după semnarea contractului de finanţare. Prin excepţie, se vor finanţa cheltuielile aferente realizării serviciilor de proiectare, consultanţă, inclusiv cheltuielile aferente auditului energetic al proiectului, realizate anterior perfectării contractului de finanţare.
(7)Ulterior verificării conformităţii documentelor aferente ultimei cereri de decontare, personalul AFM poate efectua o vizită la amplasamentele obiectivelor pentru care s-au realizat lucrări de iluminat public.
(8)Vizitele prevăzute la alin. (7) pot fi realizate pentru un beneficiar din cadrul fiecărui judeţ, stabilit prin randomizare în baza unui proces-verbal, aprobat la nivelul AFM.
(9)Propunerea la finanţare se poate face doar în condiţiile în care documentele care însoţesc cererea de decontare sunt complet şi corect întocmite.
Art. 23: Documente justificative necesare decontării
(1)Beneficiarul finanţării poate depune cerere de prefinanţare, conform instrucţiunilor aprobate prin dispoziţia preşedintelui AFM.
(2)Beneficiarul finanţării depune prin intermediul mijloacelor electronice cereri de decontare, însoţite de documentele justificative prevăzute în anexa nr. 2 la contractul de finanţare - "Lista documentelor justificative necesare decontării".
(3)În cazul în care activităţile prevăzute pentru realizarea investiţiei nu necesită emiterea autorizaţiei de construire/desfiinţare, cheltuielile aferente serviciilor întocmirii proiectului tehnic devin neeligibile, respectiv subcap. 3.5.4, 3.5.5, 3.5.6 din devizul general.
Art. 24: Condiţii generale cu privire la decontarea cheltuielilor eligibile
(1)La cererea de decontare, AFM finanţează suma cheltuielilor eligibile în limita sumei aprobate, a procentului aprobat şi în urma verificării documentelor justificative.
(2)Beneficiarul este obligat să prezinte orice document solicitat şi care are legătură cu proiectul finanţat din Fondul pentru mediu.
Art. 25: Aplicarea regulilor privind ajutorul de stat
Pentru proiectele implementate prin Program, beneficiarii vor respecta prevederile aplicabile din regulamentele privind ajutorul de stat.
Art. 26: Achiziţiile publice
(1)La întocmirea documentaţiei de achiziţie publică, beneficiarul finanţării va include şi cerinţele tehnice minime prevăzute la art. 11.
(2)Întreaga responsabilitate pentru întocmirea documentaţiei de achiziţie publică, organizarea şi derularea procedurii de achiziţie publică şi realizarea lucrărilor în conformitate cu prevederile legale în vigoare privind achiziţiile publice şi ale actelor normative aplicabile în materie de investiţii publice revine beneficiarului.
(3)La stabilirea condiţiilor contractelor de achiziţie, beneficiarul finanţării trebuie să aibă în vedere faptul că AFM va finanţa doar cheltuieli eligibile.
Art. 27: Reguli de publicitate
(1)Beneficiarul finanţării este obligat să instaleze un panou de informare la locul de implementare a proiectului, într-un loc vizibil publicului, să îl menţină şi să îl întreţină în bună stare pe toată durata de implementare şi monitorizare a proiectului.
(2)Caracteristicile panoului sunt următoarele:
a)dimensiunile panourilor de informare vor fi de minimum 1,5 m x 2 m;
b)panourile trebuie confecţionate dintr-un material rezistent, astfel încât să se asigure durabilitatea în timp şi la condiţiile meteo;
c)fundalul recomandat pentru panoul de informare este de culoare albă, iar textul scris cu negru, asigurându-se astfel lizibilitatea;
d)pentru realizarea unitară a acestora se va utiliza fontul Calibri;
e)mărimea corpului literei variază în funcţie de spaţiul disponibil, cu condiţia asigurării vizibilităţii informaţiilor.
(3)Elementele obligatorii pentru panourile de informare sunt:
a)sigla AFM, împreună cu textul "Finanţat din Fondul pentru mediu", care să ocupe cel puţin 25% din suprafaţa panoului de informare;
b)titlul Programului;
c)pagina de internet a Programului - www.afm.ro;
d)numele beneficiarului;
e)numele proiectului;
f)valoarea finanţării nerambursabile a proiectului;
g)data începerii şi finalizării investiţiei.
Art. 28: Publicarea informaţiilor relevante privind Programul
(1)Toate datele, informaţiile, instrucţiunile, comunicatele şi alte documente relevante în legătură cu Programul se publică pe pagina de internet a AFM, www.afm.ro, şi/sau a Ministerului Mediului, Apelor şi Pădurilor, www.mmediu.ro.
(2)Singurele informaţii şi instrucţiuni valabile sunt cele comunicate oficial de către Ministerul Mediului, Apelor şi Pădurilor şi de către AFM.
Art. 29: Păstrarea documentelor
(1)AFM păstrează documentele şi informaţiile gestionate în cadrul Programului în conformitate cu legislaţia în vigoare şi cu normele sale interne.
(2)În condiţiile în care AFM consideră necesar, se poate solicita transmiterea documentelor în original, în copie legalizată sau în copie certificată "conform cu originalul" atât pentru documentele aferente dosarului de finanţare, cât şi pentru cele prezentate în cererile de decontare.
Art. 30: Monitorizare
(1)Monitorizarea finanţării acordate în cadrul Programului se face de către structura de specialitate responsabilă cu monitorizarea implementării proiectelor din cadrul AFM.
(2)Este interzisă înstrăinarea sau grevarea cu sarcini a sistemului de iluminat modernizat/extins în cadrul Programului pe o perioadă de 3 ani de la data înregistrării raportului de finalizare la AFM.
(3)Beneficiarul este obligat să menţină funcţională investiţia realizată în cadrul Programului pentru o perioadă de cel puţin 3 ani de la data depunerii raportului de finalizare.
(4)În orice situaţie, independentă de voinţa beneficiarului, care poate conduce la scoaterea din patrimoniul acestuia a sistemului de iluminat modernizat/extins în cadrul Programului, beneficiarii sunt obligaţi să aducă la cunoştinţa organelor de executare, potenţialilor terţi dobânditori sau creditori, după caz, în scris, interdicţiile prevăzute la alin. (2).
(5)Beneficiarul are obligaţia să transmită AFM un raport de monitorizare, anual, pe toată perioada supusă monitorizării. În fiecare raport se vor prezenta cantitatea de emisii de gaze cu efect de seră ce a fost diminuată în perioada raportată, precum şi procentul aferent energiei economisite, ca urmare a implementării proiectului.
(6)AFM va proceda la recuperarea finanţării, în cazul în care, potrivit raportului de monitorizare depus de beneficiar, rezultă că energia economisită nu depăşeşte un procent de 25%, determinat potrivit art. 4 alin. (1) lit. o), pentru partea de proiect implementată care presupune înlocuirea corpurilor de iluminat existente şi completarea sistemului de iluminat public existent cu corpuri de iluminat cu surse LED.
(7)La finalul perioadei de monitorizare stipulate în contractul de finanţare, beneficiarul are obligaţia să transmită AFM un raport final de monitorizare cu informaţii referitoare la activitatea desfăşurată, în formatul solicitat de AFM.
(8)Beneficiarul are obligaţia de a permite reprezentanţilor AFM accesul la sediile sale şi la amplasamentul proiectului, pentru inspectarea activităţilor ce se realizează din finanţarea acordată şi examinarea registrelor şi a evidenţelor contabile legate de proiect.
(9)În situaţia în care AFM constată nerespectarea condiţiilor de acordare a finanţării, notifică beneficiarul în vederea remedierii, după caz, a deficienţei respective.
(10)În situaţia în care, în termen de 30 de zile de la primirea notificării, beneficiarul nu remediază deficienţa prevăzută la alin. (9), AFM procedează la recuperarea sumelor finanţate, care se fac venit la Fondul pentru mediu, potrivit art. 9 alin. (1) lit. l) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 196/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi potrivit art. 154 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 115/2011, aprobată prin Legea nr. 163/2012, cu modificările şi completările ulterioare.
(11)Stingerea creanţelor prevăzute la art. 9 alin. (1) lit. l) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 196/2005, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 105/2006, cu modificările şi completările ulterioare, se poate face inclusiv prin compensare, în condiţiile Legii nr. 207/2015, cu modificările şi completările ulterioare.
(12)AFM poate solicita beneficiarului orice alte date, informaţii şi/sau documente relevante în legătură cu finanţarea acordată, pe perioada supusă monitorizării.
Art. 31: Responsabilităţi privind gestionarea datelor cu caracter personal
AFM răspunde, în condiţiile legii, pentru gestionarea datelor cu caracter personal aparţinând persoanelor participante în cadrul Programului, pe care aceasta le prelucrează. Prin depunerea cererii de finanţare şi încheierea contractului de finanţare, solicitantul/beneficiarul proiectului declară că este de acord cu privire la gestionarea şi prelucrarea de către AFM a tuturor datelor şi informaţiilor furnizate, precum şi cu privire la transmiterea acestora către terţe instituţii sau persoane juridice în vederea verificării îndeplinirii tuturor obligaţiilor şi clauzelor prevăzute în prezentul ghid sau în scopul elaborării de situaţii şi statistici.
Art. 32: Dispoziţii generale privind modificările apărute în cadrul proiectului
(1)În cazul în care intervin modificări ale documentaţiei depuse la cererea de finanţare care respectă condiţiile prevăzute la art. 10 şi 11, sunt necesare documente justificative, respectiv memoriu tehnic/dispoziţie de şantier, asumate de proiectant şi de verificatorul de proiect, în care se evidenţiază modificările apărute, cu precizarea respectării condiţiilor impuse la art. 10 şi 11 din prezentul ghid. Prin excepţie, în cazul în care subcap. 3.5.4, 3.5.5 şi 3.5.6 din devizul general sunt neeligibile, nu este necesară viza verificatorului de proiect.
(2)În cazul în care apar modificări între faza DALI/SF şi faza de proiectare, se depune memoriu tehnic.
(3)În cazul în care modificările apar pe parcursul derulării investiţiei, se depune dispoziţie de şantier însoţită de memoriu tehnic justificativ, cu precizarea respectării art. 10 şi 11.
(4)Documentele prevăzute la alin. (1)-(3) se semnează şi de reprezentantul legal al beneficiarului.
(5)În cazul în care numai o parte dintre modificările documentaţiei depuse la cererea de finanţare respectă prevederile art. 10 şi 11, acestea se evidenţiază separat (liste de cantităţi, însoţite de devize ofertă din care să reiasă valoarea cheltuielilor eligibile).
(6)Pentru decontarea cheltuielilor eligibile, beneficiarul depune situaţii de lucrări separate pentru cheltuielile eligibile şi cele neeligibile.
(7)Documentele prevăzute la alin. (1)-(3), (5) şi (6) se transmit împreună cu cererea de decontare.
(8)În cazul în care modificările intervenite nu respectă prevederile art. 10 şi 11, cheltuielile aferente acestora devin neeligibile şi nu se decontează de către AFM.
(9)În cazul în care modificările documentaţiei depuse la cererea de finanţare presupun cheltuieli suplimentare, AFM le poate aproba în limitele contractului de finanţare, înştiinţând beneficiarul în acest sens.
(10)Cheltuielile eligibile aferente modificărilor prezentate, care implică actualizarea cheltuielilor eligibile prevăzute în contract, pot fi finanţate doar după actualizarea anexei nr. 1 la contractul de finanţare.
(11)Modificările prevăzute la alin. (1) care implică actualizarea cheltuielilor eligibile prevăzute în contractul de finanţare pot fi finanţate doar după actualizarea anexei nr. 1 la contractul de finanţare, chiar dacă acestea au fost deja realizate în teren şi au fost depuse documente justificative la AFM.
(12)Modificările proiectului prevăzute la alin. (1) se realizează cu respectarea legislaţiei în vigoare aplicabile.