Rezolutia 1607/07-mai-2025 conţinând observaţiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru... - Rezolutia 1607/07-mai-2025

D.întrucât, în urma adoptării Regulamentului (UE, Euratom) 2021/1163, Ombudsmanul a adoptat dispoziţiile sale de punere în aplicare revizuite (2) la 21 iunie 2023,

2.ia act de faptul că, în Raportul său anual pentru exerciţiul financiar 2023 ("raportul Curţii"), Curtea de Conturi ("Curtea") a examinat un eşantion de 70 de operaţiuni de la rubrica "Administraţia publică europeană", dintre care 21 (30%) conţineau erori; constată, de asemenea, că, pentru cinci dintre aceste erori care au fost cuantificate de Curte, Curtea a estimat un nivel de eroare sub pragul de semnificaţie; constată cu satisfacţie că, în raportul său pe 2023, Curtea nu a identificat chestiuni semnificative referitoare la Ombudsman;

3.ia act din raportul Curţii de observaţia acesteia potrivit căreia cheltuielile administrative cuprind cheltuielile cu resursele umane, inclusiv pensiile, care în 2023 au constituit aproximativ 70% din totalul cheltuielilor administrative, precum şi cheltuieli legate de clădiri, echipamente, energie, comunicaţii şi tehnologia informaţiei; salută concluzia Curţii, aceeaşi ca în anii precedenţi, că, în general, cheltuielile administrative prezintă un risc scăzut;

4.constată că bugetul Ombudsmanului s-a ridicat la 13 212 447 EUR în 2023, ceea ce reprezintă o creştere cu 990 339 EUR (şi anume +8,1%) faţă de 2022; ia act, pe baza răspunsurilor Ombudsmanului la chestionarul adresat de Comisia pentru control bugetar privind descărcarea de gestiune pe 2023 ("chestionarul"), de faptul că această creştere se datorează în principal ajustărilor salariale şi celor două posturi suplimentare care au fost necesare pentru a consolida activităţile de bază ale Ombudsmanului;

5.constată că eforturile de monitorizare a bugetului în cursul exerciţiului financiar 2023 au condus la o rată de execuţie bugetară de 95,39%, reprezentând o scădere de 1,58% faţă de 2022; constată că rata de execuţie a creditelor de plată pentru exerciţiul curent a fost de 97,58%, reprezentând o creştere de 1,31% faţă de 2022, ceea ce a dus la o scădere a reportărilor automate de la 3,73% (sau 442 209 EUR) în 2022, la 2,42% (sau 304 550 EUR) în 2023; regretă, cu toate acestea, rata mai scăzută de execuţie a reportărilor automate de credite din exerciţiul precedent, care în 2023 a fost de 73,27%, comparativ cu 92,59% în 2022; solicită o îmbunătăţire în acest sens;

6.constată că în 2023 Ombudsmanul a efectuat nouă transferuri bugetare în temeiul articolului 29 din Regulamentul financiar, însumând 241 150 EUR sau 1,8% din creditele pentru exerciţiul financiar respectiv, faţă de 2,8% în 2022; constată că aceste transferuri au fost necesare pentru consolidarea a diferite linii bugetare legate, de exemplu, de mobilier, securitatea şi supravegherea clădirilor, digitalizarea arhivelor sau informatica; observă, în acest context, că cheltuielile IT au crescut cu 41%, de la 159 714 EUR în 2022, la 224 698 EUR în 2023;

7.ia act de o nouă creştere, pentru al treilea an consecutiv, a duratei medii de execuţie a plăţilor; ia act de faptul că, în pofida creşterii duratei de realizare a plăţilor de la 11,35 de zile în 2021 la 13,50 de zile în 2023, durata medie de realizare a plăţilor continuă să fie relativ scurtă şi mai mică decât termenul maxim legal de plată (30 de zile); salută, în acest context, faptul că, între timp, Ombudsmanul a implementat integral un sistem de facturare electronică ce ar trebui să îmbunătăţească şi mai mult eficienţa procesului de plată începând din 2024;

8.observă că Parlamentul European nu a comunicat Ombudsmanului nicio majorare semnificativă pentru 2023 în ceea ce priveşte chiria şi taxele forfetare pentru clădiri, ceea ce i-a permis Ombudsmanului să îşi reducă linia bugetară pentru chirie cu 8,06% şi să consolideze alte linii bugetare în 2023; constată, cu toate acestea, că, pentru 2024, Ombudsmanul preconizează o creştere a cheltuielilor legate de clădiri cu 170% (sau 122 260 EUR);

9.salută faptul că bugetul pentru misiunile personalului a scăzut de la 120 000 EUR în 2022, la 100 000 EUR în 2023 graţie utilizării pe scară largă a facilităţilor de videoconferinţă în ambele locuri de desfăşurare a activităţii; felicită, în acest context, Ombudsmanul pentru reducerea bugetului pentru misiunile personalului său pentru al patrulea an consecutiv; constată că bugetul pentru misiuni şi deplasări al Ombudsmanului a rămas acelaşi în 2023 ca şi în anii precedenţi (2021 şi 2022), şi anume 35 000 EUR;

11.observă o creştere globală a volumului de muncă al Ombudsmanului în comparaţie cu anul precedent; constată că, în 2023, Ombudsmanul a tratat 2 392 de plângeri noi (2 223 în 2022), a deschis 398 de anchete (348 în 2022), printre care 56 de anchete de importanţă publică (60 în 2022), a închis 372 de anchete (330 în 2022) şi a soluţionat un număr record de plângeri privind accesul public, care a crescut de la 117 în 2022, la un număr record de 167 în 2023, dintre care 118 au fost urmate de anchete; felicită, în acest context, Ombudsmanul pentru creşterea eficienţei în reducerea numărului de plângeri în 2023, realizată prin simplificarea gestionării anchetelor legate de "cazuri în care nu a existat răspuns" şi prin simplificarea prelucrării plângerilor din afara domeniului său de competenţă şi a cererilor de informaţii; invită Ombudsmanul să ia măsuri pentru a avea o comunicare mai bine direcţionată pentru a soluţiona această problemă în viitor; salută eforturile de continuare a raţionalizării şi a simplificării proceselor pentru anii următori;

12.felicită Ombudsmanul pentru că a redus timpul necesar pentru prelucrarea dosarelor la diferite niveluri ale procedurii, cum ar fi timpul necesar pentru a stabili admisibilitatea (de la 16 zile în 2022, la 11 zile în 2023) sau timpul mediu necesar pentru închiderea cazurilor care se referă la accesul public la documente (de la 46 de zile în 2022, la 42 de zile în 2023); regretă, cu toate acestea, că durata medie (165 de zile) pentru realizarea unei anchete a rămas ridicată în 2023; înţelege, cu toate acestea, explicaţia Ombudsmanului potrivit căreia această medie a fost afectată de închiderea cu întârziere a anchetelor din cauza schimburilor repetate cu instituţiile în cauză;

13.constată, de asemenea, o creştere a răspunsurilor pozitive ale instituţiilor Uniunii la propunerile Ombudsmanului de a-şi îmbunătăţi administraţia, cu o rată globală de acceptare de 81% în 2023 (faţă de 79% în 2022); solicită Ombudsmanului să depună în continuare eforturi pentru a asigura o mai bună respectare a constatărilor, recomandărilor şi sugestiilor sale;

14.recunoaşte eforturile depuse de Ombudsman în 2023 pentru a creşte nivelul de sensibilizare şi de informare cu privire la mandatul său; observă cu satisfacţie, în acest context, o creştere cu 20% a numărului de plângeri legate de subiecte din sfera sa de competenţă, de la 740 în 2022, la 885 în 2023, precum şi o creştere a ponderii acestor tipuri de plângeri, de la 33% în 2022, la 37% în 2023;

15.recunoaşte eforturile şi impactul pozitiv al Ombudsmanului în 2023 în domeniile eticii, transparenţei şi responsabilităţii, în special ca urmare a anchetelor privind accesul public la documente şi conflictele de interese privind diferite instituţii, agenţii ale Uniunii sau Banca Europeană de Investiţii; îşi exprimă aprecierea pentru raportul special publicat de Ombudsman în septembrie 2023 privind întârzierile înregistrate de Comisie în tratarea cererilor de acces la documente;

16.ia act, din raportul Ombudsmanului către autoritatea care acordă descărcarea de gestiune intitulat "Raport privind acţiunile întreprinse în urma descărcării de gestiune pentru exerciţiul financiar 2022", de problemele observate în domeniul Mecanismului de redresare şi rezilienţă (MRR), şi anume întârzieri semnificative ale Comisiei Europene în a răspunde la cererile de acces la informaţii, în special publicarea cu întârziere de către statele membre a celor mai mari beneficiari ai MRR, ceea ce compromite transparenţa, precum legate de raţionamentul pe baza căruia Comisia a stabilit nivelul la care se acordă acces public la documente în unele cazuri; îşi exprimă îngrijorarea cu privire la decizia Comisiei de a nu accepta toate sugestiile şi propunerile de soluţii formulate de Ombudsman în această privinţă, reamintind importanţa principiilor de bună practică pentru transparenţa guvernamentală în utilizarea fondurilor de redresare, elaborate în cooperare cu OCDE; regretă că persistă divergenţe semnificative la nivel naţional în ceea ce priveşte actualitatea şi exhaustivitatea informaţiilor privind destinatarii finali; invită Comisia să îşi intensifice eforturile pentru a remedia aceste deficienţe, ca parte a funcţiilor sale permanente de monitorizare şi control; subliniază importanţa unei raportări coerente şi complete în toate statele membre pentru a asigura transparenţa şi responsabilitatea; invită Ombudsmanul să monitorizeze în continuare eforturile Comisiei de a asigura transparenţa şi supravegherea eficace a MRR; invită Ombudsmanul să informeze în continuare autoritatea bugetară periodic cu privire la dificultăţile întâmpinate în activitatea sa privind transparenţa şi responsabilitatea în cadrul MRR;

17.subliniază că, în 2023, în urma unei anchete din proprie iniţiativă care a arătat că, atunci când persoanele fizice solicită revizuirea unei decizii de acces, numită şi cerere de confirmare, Comisia nu respectă termenele stabilite în lege în 85% din cazuri, Ombudsmanul a îndemnat Comisia Europeană să abordeze prompt întârzierile sistemice în prelucrarea cererilor de acces la documente; solicită punerea rapidă în aplicare a recomandării urgente a Ombudsmanului privind o reevaluare aprofundată, pentru a garanta respectarea termenelor prevăzute în legislaţia UE, cum ar fi Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului (³); felicită Ombudsmanul pentru raportul său special adresat Parlamentului European, prin care îi solicită sprijinul oficial pentru a determina Comisia să dea curs recomandării sale; reaminteşte că Ombudsmanul a discutat raportul cu deputaţii din Parlamentul European în cadrul Comisiei pentru libertăţi civile, justiţie şi afaceri interne în noiembrie 2023 (⁴);

18.ia act cu mare îngrijorare de faptul că Ombudsmanul primeşte numeroase plângeri din partea cetăţenilor cu privire la întârzieri extrem de mari în obţinerea accesului la documentele solicitate; sprijină punctul de vedere al Ombudsmanului conform căruia acordarea cu întârziere a accesului înseamnă, în realitate, refuzul de a acorda acces şi că procesele administrative ar trebui simplificate pentru a garanta că cetăţenii primesc acces la documente în timp util (⁵);

19.constată că auditorul intern a efectuat o revizuire a cadrului de gestionare a riscurilor al Ombudsmanului; constată că părţile au convenit asupra unui plan de acţiune în nouă puncte, care urmează să fie implementat până la sfârşitul anului 2024; invită Ombudsmanul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate în implementarea acestui plan;

CAPITOLUL 3:Resursele umane, egalitatea şi starea de bine a personalului

20.constată o creştere cu 11% a numărului total de angajaţi ai Ombudsmanului, de la 74 în 2022, la 82 în 2023, în principal în urma unei creşteri a numărului de agenţi contractuali şi de agenţi temporari; constată, de asemenea, că în 2023 Ombudsmanul a angajat 40 de funcţionari, faţă de 39 în 2022 şi respectiv 38 în 2021, 33 de agenţi temporari, faţă de 28 în 2022 şi respectiv 30 în 2021, şi 9 agenţi contractuali, faţă de 7 în 2022 şi respectiv 6 în 2021; constată cu satisfacţie o creştere a ponderii personalului care lucrează în cadrul activităţii principale a Ombudsmanului (plângeri şi anchete), de la 40,54% în 2022, la 42,68% în 2023; constată cu satisfacţie că rata de ocupare a posturilor a crescut de la 91,8% în 2022, la 95% în 2023, iar rata de rotaţie a scăzut de la 9,9% în 2022, la 5,2% în 2023;

21.regretă că postul de secretar general al Ombudsmanului este vacant de peste doi ani, mai precis de la 1 septembrie 2022; constată, pe baza chestionarului, că "din curtoazie faţă de noul Ombudsman, care va fi ales până la sfârşitul anului 2024, actualul Ombudsman a decis să lase postul vacant pentru ca succesorul său să decidă cu privire la numire"; invită următorul Ombudsman să se asigure că perioadele în care posturile de conducere rămân neocupate sunt cât mai scurte posibil şi că nu depăşesc timpul necesar pentru recrutarea de noi angajaţi în aceste posturi;

22.felicită Ombudsmanul pentru cererea sa de exprimare a interesului pentru posturi (ofiţeri de anchetă), care s-a încheiat cu succes în 2023 prin întocmirea unei liste de rezervă de 19 candidaţi, dintre care 6 au fost recrutaţi în acelaşi an; constată că acest lucru a permis Ombudsmanului să reducă timpul necesar pentru recrutare, care reprezentase o problemă în trecut; constată, de asemenea, că în 2023 Ombudsmanul a organizat, cu ajutorul Oficiului European pentru Selecţia Personalului (EPSO), trei concursuri interne, pentru a păstra oamenii valoroşi de pe plan intern; recunoaşte că astfel de acţiuni îmbunătăţesc eficienţa instituţiei;

23.constată că, deşi este o instituţie mică, Ombudsmanul a reuşit să aibă 19 naţionalităţi reprezentate în personalul său în 2023, ca urmare a comunicării proactive şi a activităţii de informare, în special prin intermediul canalelor de comunicare socială şi platformelor online unde a făcut publicitate posturilor vacante; observă totuşi cu nemulţumire o suprareprezentare a anumitor naţionalităţi (cum ar fi francezi şi irlandezi) şi o subreprezentare a altor naţionalităţi (cum ar fi români şi spanioli); îndeamnă Ombudsmanul să îşi continue eforturile pentru a obţine o distribuţie geografică echilibrată a resortisanţilor din toate statele membre în rândul personalului său, în special la nivel de management, prin îmbunătăţirea comunicării, promovarea vizibilităţii şi îmbunătăţirea condiţiilor de muncă pentru a atrage naţionalităţile subreprezentate;

24.constată că, în ceea ce priveşte echilibrul de gen, personalul Ombudsmanului cuprinde mai multe femei decât bărbaţi în toate categoriile de personal, în special la nivel de management, raportul general dintre femei şi bărbaţi rămânând acelaşi ca şi în 2022, adică 67% femei şi 33% bărbaţi; încurajează Ombudsmanul să îşi continue eforturile pentru a avea o reprezentare mai echilibrată din punctul de vedere al genului în cadrul personalului;

25.ia act de faptul că Ombudsmanul depune eforturi pentru a asigura starea de bine fizică şi mintală a personalului său la locul de muncă şi că se axează pe consolidarea spiritului de echipă; salută, în acest context, rezultatul sondajului general realizat în rândul personalului în 2023, care arătă o rată generală de satisfacţie a personalului de 87%, în special faptul că 95% dintre participanţii la sondaj au răspuns pozitiv la întrebarea dacă Ombudsmanul se preocupă de starea de bine a personalului său, 97% au fost mulţumiţi de formulele de lucru hibride şi flexibile oferite de Ombudsman, iar 90% au fost mulţumiţi de echipamentele şi materialele puse la dispoziţie de angajator pentru a lucra de la distanţă; constată cu satisfacţie că, în 2023, Ombudsmanul a decis să ofere scaune ergonomice tuturor angajaţilor care le-au solicitat;

26.observă că dimensiunea redusă a biroului Ombudsmanului permite cadrelor de conducere să monitorizeze îndeaproape volumul de muncă al personalului şi să facă ajustările necesare, permiţând detectarea din timp a potenţialelor cazuri de epuizare; constată că sondajul în rândul personalului din 2023 nu a indicat probleme de distribuţie a volumului de muncă sau probleme de sănătate în muncă şi că serviciul medical al Parlamentului European nu a raportat cazuri de boală pe termen lung legată de epuizarea profesională;

27.constată cu satisfacţie că în 2023 nu a fost semnalat niciun caz de hărţuire; recunoaşte eforturile depuse de Ombudsman pentru a asigura un mediu de lucru în care să nu existe hărţuire sexuală şi psihologică, în special prin sensibilizare şi formare; constată cu satisfacţie că un sondaj realizat în 2023 în contextul unui audit intern privind cadrul etic a arătat că 90% din personal cunoştea politica şi orientările privind hărţuirea de orice tip;

28.observă cu satisfacţie că în 2023 Ombudsmanul a primit 18 stagiari remuneraţi (acelaşi număr ca în 2022), dintre care unul a fost selectat în urma primei cereri de propuneri adresate candidaţilor cu dizabilităţi; recunoaşte că această iniţiativă promovează incluziunea şi egalitatea de şanse, oferind stagiarilor o experienţă valoroasă în instituţiile UE;

CAPITOLUL 4:Cadrul etic şi transparenţa

29.salută eforturile continue ale Ombudsmanului de a consolida cadrul etic al instituţiei şi de a sensibiliza cu privire la acesta; constată cu satisfacţie că în 2023 Ombudsmanul şi-a revizuit politica privind avertizorii de integritate pentru a consolida protecţia potenţialilor avertizori, pentru a asigura o mai bună aliniere la standardele de protecţie a datelor, pentru a creşte confidenţialitatea şi sprijinul şi pentru a include dispoziţii privind corespondenţii de etică; salută implementarea integrală a instrumentului de etică din SYSPER, care permite personalului să îşi actualizeze declaraţiile (privind conflictele de interese şi activităţile profesionale ale soţilor/partenerilor lor) şi a organizat un curs de formare interactiv intitulat "Respectul şi demnitatea la locul de muncă şi rolurile noastre de actori, destinatari şi martori"; salută rezultatul sondajului general realizat în rândul personalului în 2023, care a confirmat un nivel ridicat de sensibilizare a personalului cu privire la aspectele etice; solicită publicarea tuturor reuniunilor la nivel înalt ale biroului Ombudsmanului cu actori externi, inclusiv cu entităţi corporative, grupuri de interese şi agenţii ale UE, pentru a asigura transparenţa procesului decizional şi a eforturilor de sensibilizare;

30.observă că auditul intern (raportul 22/03) privind cadrul etic al Ombudsmanului a fost finalizat în 2023, şase recomandări emise urmând să fie implementate până la 31 decembrie 2024; ia act, pe baza chestionarului, de faptul că patru dintre aceste recomandări au fost implementate integral; invită Ombudsmanul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la stadiul de implementare a celorlalte două recomandări;

31.observă că strategia antifraudă a Ombudsmanului se bazează în mare măsură pe cadrul etic existent şi pe principiul separării sarcinilor pentru funcţiile financiare; observă că, în 2023, Ombudsmanul a revizuit şi a adoptat codul standardelor profesionale aplicabile personalului implicat în controlul operaţiunilor financiare, stabilind sarcinile şi responsabilităţile în detectarea tranzacţiilor frauduloase, inclusiv procedura care trebuie urmată în cazurile de suspiciune de fraudă;

32.constată cu satisfacţie că în 2023 nu au fost raportate cazuri de conflicte de interese şi nici cazuri de avertizare de integritate;

33.constată, pe baza chestionarului, că Ombudsmanul nu a aderat în mod oficial la registrul de transparenţă al UE (instituit prin Acordul interinstituţional din 20 mai 2021 dintre Parlamentul European, Consiliul Uniunii Europene şi Comisia Europeană privind un registru de transparenţă obligatoriu) pentru a se asigura că poate analiza şi eventualele plângeri referitoare la secretariatul registrului de transparenţă respectiv; constată, cu toate acestea, că Ombudsmanul şi-a aliniat practicile la principiile registrului de transparenţă, verificând că vorbitorii şi interlocutorii de la evenimentele sau reuniunile organizate de Ombudsman sunt înregistraţi în acest registru; salută faptul că, prin publicarea pe site-ul său de internet a informaţiilor privind anchetele, misiunile, reuniunile şi evenimentele la care participă, Ombudsmanul a atins un grad ridicat de transparenţă;

34.invită Ombudsmanul să introducă o declaraţie obligatorie de interese financiare pentru personalul de conducere, cu acces public în timp real la informaţii privind potenţialele conflicte de interese, angajamentele externe şi activele financiare;

36.constată că, în urma mutării biroului Ombudsmanului de la Bruxelles într-o nouă clădire pusă la dispoziţie de Parlament în 2021, clădirea a fost organizată ca spaţiu de lucru colaborativ, cu foarte puţine birouri individuale şi cu structuri pentru reuniuni flexibile şi colaborative; ia act cu satisfacţie de faptul că Ombudsmanul nu foloseşte spaţii de lucru fără locuri fixe ("hot desking") şi că toţi membrii personalului dispun de un birou propriu, cu spaţiu mare de depozitare; constată că în 2023 nu au fost aduse modificări birourilor şi că un sondaj general în rândul personalului realizat în 2023 a arătat că majoritatea personalului (56%) a dat un răspuns pozitiv în ceea ce priveşte amenajările fizice din birourile lor de la Bruxelles;

37.reaminteşte că Ombudsmanul nu deţine propriile clădiri, ci închiriază o clădire la Bruxelles şi un spaţiu de birouri la Strasbourg; observă cu satisfacţie că clădirea Havel din Strasbourg este pe deplin accesibilă persoanelor cu mobilitate redusă sau cu alte dizabilităţi şi regretă profund că accesibilitatea clădirii închiriate la Bruxelles trebuie îmbunătăţită; invită Parlamentul să îmbunătăţească accesibilitatea clădirii închiriate Ombudsmanului la Bruxelles;

CAPITOLUL 6:Digitalizarea, securitatea cibernetică şi protecţia datelor

38.recunoaşte succesul abordării pe care Ombudsmanul o aplică de mulţi ani, aceea de a mobiliza sisteme şi resurse integrate de la alte instituţii ale Uniunii, în special de la Parlament şi Comisie, pentru a optimiza utilizarea bugetului şi a îmbunătăţi coordonarea, de exemplu în domeniul digitalizării; ia act, în acest context, de implementarea cu succes a instrumentelor de traducere automată ale Comisiei, care au fost integrate în sistemele Ombudsmanului (de exemplu site-ul web) în 2023; constată cu satisfacţie, pe baza chestionarului, că acest proiect a condus la o reducere a costurilor de traducere estimată la peste 30% pe an, precum şi la o reducere a sarcinii administrative;

39.salută implementarea integrală a semnăturii electronice calificate, care permite personalului să semneze documente într-un mod securizat, precum şi utilizarea sistemului QSign al Comisiei, care permite personalului să semneze şi să gestioneze documente, inclusiv documente contractuale şi de achiziţii publice;

40.constată că, începând din 2023, Ombudsmanul a explorat în mod activ oportunităţile pe care le-ar putea oferi utilizarea inteligenţei artificiale (IA); salută, în acest context, parteneriatul Ombudsmanului cu Centrul Comun de Cercetare al Comisiei Europene, pentru a experimenta modele lingvistice de mari dimensiuni şi pentru a testa şi evalua cazurile de utilizare a IA; constată, de asemenea, că Ombudsmanul a achiziţionat mai multe instrumente de IA pe care le-a folosit cu succes la crearea de conţinut video; salută adoptarea de către Ombudsman a unor orientări interne pentru a se asigura că instrumentele externe de IA sunt utilizate într-un mod responsabil şi transparent; încurajează Ombudsmanul să se asigure că personalul beneficiază de formare obligatorie privind utilizarea sigură şi etică a instrumentelor IA, cu scopul de a îmbunătăţi înţelegerea acestora şi a atenua riscurile potenţiale; invită Ombudsmanul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la progresele înregistrate în testarea şi utilizarea soluţiilor de IA;

41.constată că, în ceea ce priveşte tehnologia informaţiei, Ombudsmanul se bazează pe infrastructura şi pe cadrul de securitate cibernetică al Parlamentului şi cooperează îndeaproape cu Comisia în ceea ce priveşte integrarea şi întreţinerea instrumentelor instituţionale ale Uniunii (SYSPER, ABAC, MiPS şi ARES) şi utilizarea contractelor-cadru informatice; constată că, având în vedere că nivelul său de control asupra datelor este limitat, Ombudsmanul a încheiat acorduri privind nivelul serviciilor cu instituţiile în cauză pentru a se asigura că prelucrarea datelor cu caracter personal respectă cadrul juridic aplicabil; constată cu satisfacţie că Ombudsmanul nu s-a confruntat cu niciun atac cibernetic în 2023;

42.încurajează Ombudsmanul să colaboreze strâns cu ENISA (Agenţia Uniunii Europene pentru Securitate Cibernetică); sugerează să se ofere programe de formare în domeniul securităţii cibernetice actualizate periodic pentru toţi angajaţii Ombudsmanului;

43.constată din raportul de audit intern 21/03 privind revizuirea cadrului de protecţie a datelor al Ombudsmanului că o acţiune a rămas deschisă în al patrulea trimestru al anului 2023 şi din Raportul de audit intern 20/04 privind securitatea TIC a Ombudsmanului că au existat şapte acţiuni în curs în 2023; invită Ombudsmanul să informeze în permanenţă autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre progresele înregistrate în aceste chestiuni;

CAPITOLUL 7:Mediul şi sustenabilitatea

44.salută faptul că, de-a lungul anilor, Ombudsmanul şi-a redus amprenta de mediu, în special prin digitalizarea proceselor, eliminarea imprimantelor individuale, neînlocuirea unităţilor centrale de procesare atunci când acestea au ajuns la sfârşitul ciclului de viaţă, prin măsuri pentru ca evenimentele să fie mai sustenabile şi prin utilizarea pe scară largă a sistemelor de videoconferinţă pentru a evita misiunile; constată că, în ceea ce priveşte amprenta de mediu a clădirilor sale, Ombudsmanul se bazează pe măsurile luate de Parlament, care este proprietarul clădirilor; constată cu satisfacţie că ambele clădiri în care Ombudsmanul are birouri funcţionează cu energie curată în proporţie de 100%; salută instalarea de către Parlament în 2024 de panouri solare, inclusiv pe clădirea Havel din Strasbourg;

45.observă că Ombudsmanul a continuat să încurajeze mobilitatea sustenabilă în 2023; salută, în acest sens, faptul că Ombudsmanul a adoptat o nouă politică de mobilitate, care prevede plata unei contribuţii forfetare pentru personalul de până la gradul AST8/AD8 care utilizează moduri de transport durabile pentru a ajunge la locul de muncă; constată, de asemenea, pe baza chestionarului, că iniţiativa prin care Ombudsmanul a pus la dispoziţia personalului biciclete pe timpul programului de lucru nu a avut succes, deoarece bicicletele au fost foarte puţin utilizate în perioada de probă;

CAPITOLUL 8:Cooperarea interinstituţională

46.salută economiile financiare şi administrative realizate prin cooperarea interinstituţională, în special numărul mare de acorduri privind nivelul serviciilor încheiate cu Parlamentul şi Comisia şi participarea la proceduri interinstituţionale de achiziţii publice; salută formalizarea colaborării dintre Parlament şi Ombudsman în domeniul securităţii cibernetice printr-un acord interinstituţional revizuit, care oferă un cadru pentru ca Parlamentul să continue să ofere Ombudsmanului un sprijin solid în materie de securitate cibernetică; constată, de asemenea, că în 2023 Ombudsmanul a semnat un acord privind nivelul serviciilor cu EPSO pentru organizarea de concursuri interne;

47.felicită Ombudsmanul pentru buna sa colaborare cu Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), Curtea şi Parchetul European, care în 2023 a luat forma unor reuniuni şi schimburi de opinii, de exemplu cu privire la modalităţi de îmbunătăţire a transparenţei şi integrităţii instituţiilor Uniunii sau a cadrului de supraveghere al Uniunii; reaminteşte că Ombudsmanul şi OLAF au instituit un sistem pentru a evita duplicarea investigaţiilor; constată, pe baza chestionarului, că Ombudsmanul şi Autoritatea Europeană pentru Protecţia Datelor (AEPD) cooperează în principal pe bază ad-hoc şi informală pentru o colaborare rapidă şi eficientă atunci când este necesar; încurajează Ombudsmanul să colaboreze îndeaproape cu celelalte instituţii şi agenţii europene;

48.invită Ombudsmanul să stabilească un dialog anual oficial cu comisiile CONT (Control bugetar) şi LIBE (Libertăţi civile, justiţie şi afaceri interne) ale Parlamentului European, asigurând monitorizarea sistematică a transparenţei instituţionale, a reformelor în materie de guvernanţă şi a protecţiei drepturilor fundamentale;

49.recunoaşte că este important ca Ombudsmanul să menţină un nivel ridicat de schimburi şi coordonare cu Reţeaua europeană a ombudsmanilor (ENO); salută organizarea în 2023 a conferinţei anuale a ENO cu sesiuni pe teme precum migraţia, inteligenţa artificială şi etica în administraţia publică; observă cu satisfacţie că, prin procedura de interogare, Ombudsmanul îi asistă pe membrii ENO în soluţionarea anchetelor la nivel naţional şi regional; constată că în 2023 Ombudsmanul a finalizat cinci proceduri de interogare din partea a cinci state membre ale Uniunii; salută organizarea conferinţei anuale a ENO în 2023 ca platformă valoroasă de dialog cu privire la aspecte-cheie care influenţează activităţile ombudsmanilor din întreaga Europă;

50.salută faptul că în 2023 Ombudsmanul şi-a continuat cooperarea strânsă cu comisiile competente ale Parlamentului European cu privire la anchetele importante, fie prin prezentarea activităţilor direct în cadrul reuniunilor comisiilor, fie prin transmiterea de informaţii preşedinţilor de comisie; subliniază că iniţiativele strategice şi anchetele desfăşurate de Ombudsman sunt esenţiale pentru îmbunătăţirea transparenţei şi a responsabilităţii administraţiei Uniunii;

52.salută eforturile şi acţiunile întreprinse de Ombudsman în 2023 pentru a sensibiliza cetăţenii cu privire la rolul Ombudsmanului şi la posibilitatea de a recurge la acesta în caz de administrare defectuoasă din partea unei instituţii a Uniunii; ia act, în acest sens, de campaniile de comunicare desfăşurate în 2023 în jurul unei serii de materiale video care prezintă activitatea Ombudsmanului şi explică trei dintre principalele sale domenii de intervenţie, sub forma unei poveşti care poate fi derulată cu privire la impactul activităţii Ombudsmanului de-a lungul timpului şi a unui ghid privind accesul la documente; salută, de asemenea, organizarea ceremoniei "Premiului pentru bună administrare" şi participarea Ombudsmanului la Ziua porţilor deschise a UE de la Bruxelles şi Strasbourg, unde a găzduit evenimente cu anumite părţi interesate din mediul universitar şi din grupuri de reflecţie, precum şi participarea la Evenimentul tineretului european de la Strasbourg din 2023;

53.recunoaşte eforturile depuse de Ombudsman pentru a furniza informaţii transparente şi a publica date (inclusiv statistici privind numărul de cazuri) într-un format informativ şi uşor de utilizat pe site-ul Ombudsmanului (deşi aceste date nu sunt disponibile în format deschis); salută publicarea pe site-ul de internet a unui calendar pentru toate anchetele privind plângerile, care oferă informaţii cu privire la etapele anterioare şi viitoare ale fiecărei anchete;

54.observă că Ombudsmanul are conturi pe platformele de comunicare socială pe Instagram, LinkedIn şi X (fostul Twitter), unde numărul de urmăritori şi nivelul de participare au continuat să crească în 2023; salută participarea Ombudsmanului la un proiect-pilot realizat de AEPD, menit să aducă instituţiile Uniunii pe EU-Voice şi EU-Video, care sunt două reţele gratuite şi cu sursă deschisă pe platformele de comunicare socială, bazate pe software-ul Mastodon şi care le permit instituţiilor Uniunii să interacţioneze cu publicul prin partajarea de texte, imagini, materiale video şi podcasturi.

Rezolutia 1607/07-mai-2025 conţinând observaţiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru execuţia bugetului general al Uniunii Europene aferent exerciţiului financiar 2023, secţiunea VIII - Ombudsmanul European

Jurnalul Oficial seria L