Art. 8. - Art. 8: Valabilitatea documentelor şi procedurilor - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
În vigoare Versiune de la: 23 Decembrie 2025
Art. 8: Valabilitatea documentelor şi procedurilor
(1)Un document creat sau primit de AEPD este considerat valabil sau admisibil în scopul înregistrării atunci când sunt îndeplinite următoarele condiţii:
a)persoana de la care provine este identificată;
b)contextul în care a fost creat documentul este fiabil, iar documentul îndeplineşte condiţiile care îi garantează integritatea;
c)documentul respectă cerinţele formale prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern aplicabil;
d)în cazul unui document electronic, documentul este creat într-un mod care garantează integritatea, fiabilitatea şi posibilitatea de utilizare a conţinutului său şi a metadatelor care îl însoţesc.
(2)O versiune electronică obţinută prin digitalizarea unui document analogic creat sau primit de AEPD este considerată valabilă sau admisibilă în scopul înregistrării atunci când sunt îndeplinite următoarele condiţii:
a)nu este necesară nicio semnătură în temeiul unei dispoziţii a dreptului Uniunii sau a dreptului statului membru ori al ţării terţe în cauză;
b)formatul său oferă garanţii de integritate, fiabilitate, durabilitate, lizibilitate în timp şi acces facil la informaţiile pe care le conţine.
În cazul în care nu este necesar un document analogic semnat, o astfel de versiune electronică poate fi utilizată pentru orice schimb de informaţii şi pentru orice procedură în cadrul AEPD.
(3)În cazul în care o dispoziţie a dreptului Uniunii sau a dreptului intern impune semnarea în original a unui document, un document întocmit sau primit de AEPD îndeplineşte această cerinţă dacă documentul conţine oricare dintre următoarele:
a)una sau mai multe semnături olografe ori semnături electronice calificate;
b)una sau mai multe semnături electronice, altele decât cele calificate, care oferă garanţii suficiente cu privire la identificarea semnatarului şi la exprimarea voinţei sale în documentul semnat.
(4)În cazul în care o procedură specifică AEPD necesită semnătura unei persoane autorizate sau aprobarea unei persoane într-una sau mai multe etape ale procedurii, procedura poate fi gestionată prin sisteme informatice, cu condiţia ca fiecare persoană să fie identificată în mod clar şi neechivoc şi ca sistemul în cauză să ofere garanţii că conţinutul nu este modificat în timpul procedurii.