Art. 3. - Art. 3: Crearea evidenţelor - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]
Acte UE
Jurnalul Oficial seria L
În vigoare
Versiune de la: 23 Decembrie 2025
Art. 3: Crearea evidenţelor
(1)Evidenţele AEPD sunt create sub formă de evidenţe electronice şi sunt păstrate în registrele sale electronice oficiale. Cu toate acestea, în circumstanţe excepţionale, de exemplu ca urmare a unor obligaţii legale sau de protocol, când nu este posibilă digitalizarea unui document din cauza formatului/dimensiunii sau din cauza valorii specifice şi unice a versiunii analogice, evidenţele pot fi create pe un suport diferit sau păstrate într-un format diferit.
(2)Evidenţele în format analogic create sau primite de AEPD sunt digitalizate în mod sistematic şi înregistrate într-un registru electronic oficial. Versiunea digitalizată electronică rezultată înlocuieşte validitatea formatului analogic începând din acel moment.
(3)Serviciile AEPD se asigură că evidenţele prin e-mail care furnizează dovezi şi informaţii cu privire la activităţile şi tranzacţiile lor sunt identificate, gestionate şi păstrate în conformitate cu cerinţele de păstrare a evidenţelor prevăzute în prezenta decizie.
(4)Toate evidenţele create sau primite de un membru al personalului în legătură cu activitatea oficială a AEPD sau ca urmare a acesteia sunt proprietatea AEPD.