Art. 2. - Art. 2: Definiţii - Decizia 2608/25-nov-2025 privind gestionarea registrelor şi arhivelor [2025/2608]

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare

Versiune de la: 23 Decembrie 2025

Art. 2: Definiţii

În sensul prezentei decizii, se aplică următoarele definiţii:

a)"arhive" înseamnă evidenţe care trebuie păstrate permanent pentru valoarea lor administrativă, fiscală, juridică, istorică sau informativă;

b)"autenticitate" înseamnă faptul că se poate dovedi că o înregistrare este ceea ce se pretinde a fi, că a fost creată sau trimisă de persoana despre care se presupune că a creat-o sau că a trimis-o şi că a fost creată sau trimisă atunci când se pretinde că a fost creată sau trimisă;

c)"document" înseamnă orice conţinut, indiferent de suportul acestuia (scris pe hârtie sau stocat sub formă electronică ori ca înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală) privind un subiect referitor la politicile, activităţile şi deciziile care intră în sfera de responsabilitate a AEPD;

d)"AEPD" înseamnă Autoritatea Europeană pentru Protecţia Datelor ca organ al Uniunii;

e)"semnătură electronică" înseamnă date în format electronic, anexate sau asociate logic cu alte date în format electronic şi care sunt utilizate de semnatar pentru a semna;

f)"marcă temporală electronică" înseamnă date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, constituind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment;

g)"Autoritatea Europeană pentru Protecţia Datelor" sau "autoritatea" înseamnă persoana numită în calitate de Autoritate Europeană pentru Protecţia Datelor de către Parlamentul European şi Consiliu în conformitate cu articolul 53 din Regulamentul (UE) 2018/1725;

h)"dosar" înseamnă un set de evidenţe şi alte documente conexe cu privire la o anumită activitate, organizate în scopul valorii probatorii, al răspunderii sau al informării şi al memoriei instituţionale interne pentru a sprijini eficienţa activităţii respective;

i)"plan de evidenţă" sau "sistem de clasificare" înseamnă instrumentul de corelare a evidenţelor cu contextul creării lor. Este prezentat ca o structură ierarhică a nivelurilor de clasificare şi se bazează pe activităţile comerciale care generează evidenţe într-un cadru organizaţional comercial specific;

j)"integritate" înseamnă faptul că o evidenţă este completă şi nemodificată;

k)"metadate" înseamnă informaţii structurate sau semistructurate, care permit crearea, gestionarea şi utilizarea evidenţelor în timp, în cadrul domeniilor şi între domenii;

l)"registru electronic oficial de evidenţe" înseamnă sistemul (sistemele) de evidenţe în care sunt colectate şi organizate evidenţele deţinute de AEPD pentru a permite recuperarea, distribuirea, utilizarea, eliminarea sau păstrarea acestora;

m)"păstrare" înseamnă procesele şi operaţiunile tehnice care permit păstrarea evidenţelor în timp, menţinerea integrităţii şi autenticităţii acestora şi garantarea accesului la conţinutul lor;

n)"sigiliu electronic calificat" înseamnă un sigiliu electronic avansat, care este creat de un dispozitiv calificat de creare a sigiliului electronic şi care se bazează pe un certificat calificat pentru sigiliul electronic;

o)"semnătură electronică calificată" înseamnă o semnătură electronică avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat şi care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice;

p)"evidenţă (evidenţe)" înseamnă informaţii, indiferent de formă sau de suport, create, primite şi păstrate ca probe şi ca active de către AEPD, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale sau în cursul desfăşurării activităţii;

q)"sistem de evidenţă" sau "sistem de gestionare a evidenţelor" înseamnă un sistem informatic care înregistrează, gestionează şi oferă acces la evidenţe în timp. Un sistem de evidenţă poate consta în elemente tehnice, precum software, şi elemente fără caracter tehnic, inclusiv politici, proceduri, persoane şi alţi agenţi, precum şi responsabilităţi atribuite;

r)"înregistrare" înseamnă actul de a înregistra o evidenţă, împreună cu metadatele relevante, într-un sistem de evidenţe; de a stabili că este completă şi constituită în mod corespunzător din punct de vedere administrativ şi/sau juridic; de a certifica faptul că a fost trimisă de un autor unui destinatar la o anumită dată şi/sau a fost încorporată într-unul din registrele oficiale ale AEPD;

s)"fiabilitate" înseamnă faptul că conţinutul unei evidenţe poate fi considerat cu încredere ca fiind o reprezentare completă şi exactă a tranzacţiilor, a activităţilor şi a faptelor pe care le atestă şi că se poate conta pe evidenţa respectivă în cursul tranzacţiilor sau activităţilor ulterioare;

t)"calendar de păstrare" înseamnă o instrucţiune cuprinzătoare care acoperă perioada de păstrare a evidenţelor până la eliminarea lor, pentru a asigura că sunt păstrate cât timp este necesar în funcţie de valoarea lor administrativă, fiscală, juridică, istorică sau informativă;

u)"posibilitatea de utilizare" înseamnă faptul că o evidenţă poate fi localizată, extrasă, prezentată şi interpretată într-un termen considerat rezonabil de către părţile interesate.