Decizia 2463/03-nov-2023 privind publicarea ghidului utilizatorului care stabileşte etapele necesare participării la sistemul UE de management de mediu şi audit (EMAS) în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului

Acte UE

Jurnalul Oficial seria L

În vigoare

Versiune de la: 10 Noiembrie 2023

Dată act: 3-nov-2023

Emitent: Comisia Europeana

(1)Ghidul utilizatorului a fost adoptat prin Decizia 2013/131/UE a Comisiei (²) şi a fost modificat ulterior prin Deciziile (UE) 2017/2285 (³) şi (UE) 2020/1802 (⁴) ale Comisiei. Deoarece urmează să se opereze noi modificări, Decizia 2013/131/UE ar trebui înlocuită, din motive de claritate.

(4)Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 a fost modificat recent în ceea ce priveşte valoarea de referinţă a indicatorilor principali şi analiza contextului structurat al organizaţiei. Modificările respective ar trebui să se reflecte în ghidul utilizatorilor. În plus, orientările privind metoda de eşantionare pentru verificarea organizaţiilor cu mai multe amplasamente ar trebui simplificate, iar structura ghidului utilizatorului ar trebui îmbunătăţită. În cele din urmă, ar trebui furnizate exemple suplimentare pentru ca ghidul utilizatorilor să devină mai uşor de folosit, iar numărul de înregistrări EMAS să crească, eventual,

ANEXĂ:GHIDUL UTILIZATORULUI EMAS

Organizaţiile care doresc să contribuie la crearea unor modele de producţie şi de consum mai durabile în societatea noastră se confruntă cu provocări legate de creşterea sustenabilităţii produselor şi a serviciilor pe care le furnizează de-a lungul întregului lanţ de aprovizionare, de utilizarea mai eficientă a resurselor şi de reducerea impactului lor asupra mediului şi a climei.

Scopul sistemelor de management de mediu, EMAS (¹) fiind unul dintre ele, este acela de a ajuta organizaţiile să îşi îmbunătăţească performanţa de mediu reducându-şi în acelaşi timp costurile. Atunci când a creat EMAS în 1993, Uniunea Europeană şi-a propus să pună la dispoziţia organizaţiilor un instrument de management pe care acestea să îl poată utiliza pentru a-şi evalua şi îmbunătăţi performanţa de mediu şi pentru a raporta cu privire la acest subiect. EMAS contribuie la respectarea normelor de mediu, de exemplu, prin respectarea cerinţelor de raportare impuse de acte juridice precum Directiva privind emisiile industriale (²) şi Directiva privind raportarea de către întreprinderi de informaţii privind durabilitatea (³) sau prin sprijinirea întreprinderilor în îndeplinirea obligaţiei de diligenţă în materie de mediu în conformitate cu viitoarea Directivă privind diligenţa necesară în materie de durabilitate a întreprinderilor (⁴).

(¹)Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A32009R1221.

(²)Propunerea Comisiei de revizuire a Directivei privind emisiile industriale, https://environment.ec.europa.eu/publications/proposal-revision-industrial-emissions-directive_en Propunere de DIRECTIVĂ A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI de modificare a Directivei 2010/75/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 noiembrie 2010 privind emisiile industriale (prevenirea şi controlul integrat al poluării) şi a Directivei 1999/31/CE a Consiliului din 26 aprilie 1999 privind depozitele de deşeuri, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A52022PC0156R%2802%29.

(³)Propunere de DIRECTIVĂ A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI de modificare a Directivei 2013/34/UE, a Directivei 2004/109/CE, a Directivei 2006/43/CE şi a Regulamentului (UE) nr. 537/2014 în ceea ce priveşte raportarea de către întreprinderi de informaţii privind durabilitatea, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A52021PC0189.

(⁴)Propunere de DIRECTIVĂ A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI privind diligenţa necesară în materie de durabilitate a întreprinderilor şi de modificare a Directivei (UE) 2019/1937, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A52022PC0071.

Ghidul de faţă prezintă principalele caracteristici ale sistemului şi explică ce trebuie să facă organizaţiile pentru a participa. Scopul este de a facilita participarea organizaţiilor la sistem, sporind astfel gradul de utilizare a acestuia. La un nivel mai general, Regulamentul EMAS vizează şi armonizarea punerii în aplicare în toate statele membre şi crearea unui cadru legislativ comun. Prezentul ghid al utilizatorului EMAS (⁵) îndeplineşte cerinţele prevăzute la articolul 46 alineatul (5) din Regulamentul EMAS.

(⁵)Conţinutul prezentului ghid al utilizatorului, inclusiv exemplele date, reflectă opiniile Comisiei Europene şi, ca atare, nu este obligatoriu din punct de vedere juridic. Interpretarea cu caracter obligatoriu a legislaţiei UE ţine de competenţa exclusivă a Curţii de Justiţie a Uniunii Europene.

1. Ce este EMAS?

EMAS este un instrument aflat la dispoziţia oricărei organizaţii care îşi desfăşoară activitatea în unul dintre sectoarele economice din UE sau din afara acesteia şi care doreşte:

V să îşi asume responsabilitatea pentru impactul său economic şi de mediu;

V să îşi îmbunătăţească performanţa de mediu;

V să informeze publicul şi părţile interesate cu privire la această performanţă.

Cu ajutorul EMAS, organizaţiile îşi pot identifica şi înregistra în mod sistematic impactul asupra mediului. Pe această bază, ele pot elabora o strategie prin care să îşi îmbunătăţească durabilitatea din punctul de vedere al mediului. Cu ajutorul EMAS, o întreprindere poate răspunde la următoarele trei întrebări:

1. Ce impact avem astăzi asupra mediului?

2. Cum ne putem îmbunătăţi performanţa de mediu?

3. Cum vom atinge acest obiectiv?

2. Costurile şi avantajele EMAS

Punerea în aplicare a EMAS implică costuri interne şi externe, cum ar fi costurile cu consultanţa, cu resursele umane necesare pentru a pune în aplicare măsurile şi a le urmări, cu inspecţiile, taxele de înregistrare etc. Costurile şi avantajele variază foarte mult, în funcţie de mărimea organizaţiei, tipul de activităţi, practicile actuale de management de mediu şi ţara în cauză. Înregistrarea în EMAS reprezintă o investiţie, deoarece permite, în general, realizarea de economii semnificative şi prezintă avantaje la nivel de reputaţie, având în vedere că publicul este din ce în ce mai exigent în ceea ce priveşte durabilitatea, ceea ce duce la creşterea profiturilor. Studiile arată că organizaţiile îşi măresc veniturile, recuperându-şi astfel rapid costurile legate de punerea în aplicare, de obicei în decurs de un an sau doi.

În general, sistemele de management de mediu precum EMAS ajută organizaţiile să îşi eficientizeze utilizarea resurselor, să reducă riscurile şi să dea un exemplu prin prezentarea unei declaraţii publice de bune practici.

Economiile realizate depăşesc costul punerii în aplicare a sistemului.

V Performanţă de mediu îmbunătăţită

Indicatorii ar trebui să evidenţieze o îmbunătăţire demonstrabilă şi, prin urmare, în timp, un impact redus asupra mediului.

V Mai multe economii realizate datorită eficientizării

Economii anuale mai mari pentru toate organizaţiile, indiferent de dimensiune, care depăşesc costurile anuale de întreţinere a EMAS.

V Asigurarea conformării cu legislaţia de mediu şi îmbunătăţirea proceselor de control intern

Mai puţine încălcări ale legislaţiei de mediu înseamnă relaţii mai bune cu autorităţile de reglementare.

V Îmbunătăţirea relaţiilor cu părţile interesate

Creşterea încrederii părţilor interesate, în special în administraţia publică şi în întreprinderile din sectorul serviciilor.

V Mai multe oportunităţi de piaţă

Responsabilitate sporită faţă de clienţii existenţi şi şanse mai mari de a accesa noi pieţe. De asemenea, EMAS poate da posibilitatea întreprinderilor înregistrate să demonstreze, în cadrul licitaţiilor publice, că dispun de mijloacele tehnice necesare pentru a îndeplini cerinţele contractuale legate de managementul de mediu. Organizaţiile îşi pot încuraja furnizorii să adopte un sistem de management de mediu în cadrul propriei lor politici de mediu. Înregistrarea în cadrul sistemului EMAS poate simplifica procedurile între întreprinderi pentru ambele părţi.

V Simplificare normativă

V Simplificarea normativă comportă o serie de beneficii (⁶). Mai multe state membre oferă organizaţiilor înregistrate în EMAS avantaje în ceea ce priveşte actele cu putere de lege şi normele administrative de mediu naţionale şi regionale. Aceasta poate însemna obligaţii de raportare simplificate, mai puţine inspecţii, taxe mai mici pentru deşeuri şi termene mai lungi pentru reînnoirea autorizaţiilor.

(⁶) Pentru o listă mai detaliată şi actualizată periodic a simplificărilor normative, a se vedea site-ul EMAS https://green-business.ec.europa.eu/publications/annex-ii-compendium-regulatory-relief-measures_en

Simplificare normativă - câteva exemple

- În 2022,Spaniaa introdus o nouă lege privind deşeurile care prevede o simplificare normativă pentru organizaţiile înregistrate în EMAS. Acestea nu sunt obligate să prezinte un plan de reducere la minimum a deşeurilor periculoase dacă şi-au stabilit deja obiective de reducere a deşeurilor periculoase şi dacă în declaraţia de mediu validată sunt incluse aceste informaţii.

- ÎnBulgaria, Ministerul Mediului şi Apelor reduce taxele de utilizare a apei cu 30 % pentru organizaţiile înregistrate în EMAS. Această simplificare normativă, introdusă în 2017, reprezintă un stimulent important pentru societăţile de gestionare a apei şi pentru întreprinderile care consumă cantităţi mari de apă să se înregistreze ca utilizatori EMAS. Până în prezent, EMAS a fost pus în aplicare de către două din cele 24 de companii de alimentare cu apă din Bulgaria.

- ÎnPortugalia, în temeiul regimului general de gestionare a deşeurilor, entităţile specifice de gestionare a fluxurilor şi sistemele individuale înregistrate în EMAS sunt scutite de auditarea părţii tehnice a bilanţului activităţii.

Stimulente financiare - câteva exemple

- ÎnBelgia, Service Public de Wallonie oferă subvenţii mai mari pentru investiţii în societăţile înregistrate în EMAS.

- Planul naţional de redresare şi rezilienţă alCroaţieifinanţează investiţii în măsuri de asigurare a tranziţiei verzi în sectorul turismului. Una dintre activităţile eligibile constă în modernizarea hotelurilor prin obţinerea etichetei ecologice a UE şi înregistrarea în EMAS. EMAS este considerat şi o dovadă a respectării principiului de "a nu aduce prejudicii semnificative" (un stimulent valabil în perioada 2022-2023).

- ÎnŢara Bascilor, organizaţiile din sectorul construcţiilor care sunt înregistrate în EMAS sunt scutite de la plata unei garanţii impuse de cadrul juridic din 2012 pentru producerea şi gestionarea deşeurilor din construcţii şi demolări. Prin urmare, 10 % din entităţile din Ţara Bascilor înregistrate în EMAS activează în sectorul construcţiilor, iar numărul înregistrărilor creşte constant.

- ÎnPortugalia, organizaţiile înregistrate în EMAS beneficiază de o reducere cu 5 % a taxei de deversare a efluenţilor.

Măsuri de sprijinire a politicii - câteva exemple.

- În planul naţional alBulgarieipe 2011 pentru achiziţii publice verzi se precizează că organismele din sectorul public care gestionează proceduri de achiziţii publice ar trebui să includă criterii de mediu, printre care şi utilizarea EMAS, în procedurile de ofertare de la anumite niveluri. Autorităţile municipale bulgare care lansează cereri de oferte în sectorul gestionării deşeurilor impun în prezent utilizarea EMAS sau a unui sistem de management echivalent. În prezent, majoritatea înregistrărilor sunt legate de sectorul gestionării deşeurilor.

- ÎnSuedia, Ordonanţa privind sistemele de management de mediu în cadrul agenţiilor guvernamentale (2009:907), care se aplică unui număr de aproape 200 de astfel de agenţii, le încurajează să pună în aplicare EMAS. Din 2009 şi până în prezent, s-au înregistrat în EMAS trei agenţii publice.

Studiile confirmă efectul pozitiv al acestui tip de stimulente (⁷). În unele state membre, eforturile de introducere a EMAS sunt subvenţionate de stat. Se pot obţine informaţii privind aceste măsuri de sprijin de la organismul competent din fiecare ţară, iar pe internet este disponibil un compendiu de măsuri de promovare a EMAS şi de sprijinire a acestei politici în statele membre ale UE (⁸). Comisia pune la dispoziţie, de asemenea, informaţii cu caracter general despre introducerea EMAS şi punerea sa în practică. De exemplu, serviciul său de asistenţă privind EMAS oferă informaţii şi instrumente menite să sprijine punerea în aplicare.

(⁷) Study on the Costs and Benefits of EMAS to Registered Organisations (Studiu privind costurile şi avantajele EMAS pentru organizaţiile înregistrate), https://green-business.ec.europa.eu/system/files/2022-12/EMAS%20-%20Study%20on%20the%20Costs%20and%20Benefits%20of%20EMAS%20to%20Registered%20Organisations.pdf.

(⁸) Compendium of EMAS Promotion and Policy support in EU Member States (Compendiu de măsuri de promovare a EMAS şi de sprijinire a acestei politici în statele membre ale UE), https://green-business.ec.europa.eu/system/files/2022-12/EMAS%20-%20promotion%20and%20policy%20support%20in%20member%20states.pdf.

Microîntreprinderile şi întreprinderile mici şi mijlocii (IMM), definite în Recomandarea UE nr. 2003/361, sunt clasificate drept "organizaţii mici". O întreprindere este un IMM dacă are cel mult 249 de angajaţi şi generează vânzări anuale de cel mult 50 de milioane EUR sau are un bilanţ total care nu depăşeşte 43 de milioane EUR.

Termenul "organizaţii mici" include şi autorităţile locale care deservesc mai puţin de 10 000 de locuitori sau alte autorităţi cu mai puţin de 250 de angajaţi al căror buget anual nu depăşeşte 50 de milioane EUR sau al căror bilanţ anual total nu depăşeşte 43 de milioane EUR.

3. Sprijinul oferit de EMAS IMM-urilor

Organizaţiile mici (IMM-urile) mai au şi următoarele avantaje:

V acces facil la informaţii şi la programe de sprijin adaptate nevoilor lor (⁹);

(⁹) În conformitate cu articolul 7 din Regulamentul EMAS, IMM-urile beneficiază de verificări mai puţin frecvente, precum şi de un acces simplificat prin metoda "EMAS Easy".

V taxe de înregistrare (¹⁰) menite să încurajeze participarea;

(¹⁰) Lista costurilor de înregistrare în EMAS este disponibilă şi actualizată periodic pe site-ul EMAS https://green-business.ec.europa.eu/system/files/2023-07/EMAS%20registration%20costs.pdf.

V măsuri de asistenţă tehnică.

4. Metoda "EMAS Easy"

Deşi nu este menţionată în regulament, metoda "EMAS Easy" (¹¹) ar trebui avută în vedere ca instrument pe care îl pot utiliza organizaţiile mici. Aceasta permite punerea în aplicare rapidă, simplă şi necostisitoare a tuturor cerinţelor EMAS.

(¹¹) Setul de instrumente "uşoare" EMAS pentru întreprinderile mici şi mijlocii, https://green-business.ec.europa.eu/publications/emas-easy_en.

Setul de instrumente EMAS Easy (¹²), care oferă modele standardizate, este util pentru proiectele grupurilor. Cu ajutorul acestei metode, organizaţiile participante pot să "împartă" între ele un consultant calificat în domeniul EMAS sau să angajeze un verificator de mediu comun pentru procesul de certificare finală, dacă este necesar.

(¹²) Idem.

Adesea, abordările de management de mediu cu prag scăzut şi alte sisteme de management de mediu se suprapun şi acoperă parţial cerinţele EMAS. Prin urmare, ele pot fi utilizate ca paşi ai unui parcurs către EMAS, reducând eforturile necesare şi facilitând înregistrarea în EMAS.

5. Sinergii cu alte acte legislative şi instrumente voluntare

EMAS completează diverse standarde şi certificate existente. În cazul în care o organizaţie utilizează deja sisteme de management precum sistemele ISO 14001 sau ISO 9001 pentru managementul calităţii, ISO 50001 pentru managementul energiei sau ISO 45001 pentru managementul sănătăţii şi securităţii în muncă, eforturile necesare sunt mai mici, deoarece EMAS se poate baza pe procesele de management existente. Motivul este acela că EMAS funcţionează pe baza aceluiaşi principiu "planifică-efectuează-verifică-acţionează" şi cuprinde procese similare.

Figura 1:

Interacţiunea integratoare a diferite sisteme de management standardizate (sursa: Umweltbundesamt, UBA)

În ceea ce priveşte cerinţele de mediu, EMAS merge mai departe decât multe sisteme de management de mediu existente. După cum arată următoarele caracteristici principale, este un sistem mai exigent decât alte sisteme de management de mediu, cum ar fi ISO 14001, în ceea ce priveşte:

V îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu;

V numirea unui reprezentant din conducerea organizaţiei;

V necesitatea unei analize de mediu;

V demonstrarea sistematică a asigurării respectării legislaţiei;

V stabilirea unor obiective de mediu în ceea ce priveşte aspectele directe şi indirecte cuantificate de cei şase indicatori principali obligatorii;

V implicarea angajaţilor;

V comunicare, transparenţă şi raportare prin intermediul declaraţiei de mediu.

Figura 2:

Avantajele EMAS, suplimentar faţă de EN ISO 14001 (sursa: Umweltbundesamt)

EMAS oferă şi beneficii în materie de politici, de exemplu eficienţă din punctul de vedere al materialelor, reducerea impactului asupra mediului, sprijin pentru reducerea amprentei climatice în vederea realizării neutralităţii climatice (¹³) şi sprijin în evaluarea lanţului de aprovizionare. Sistemul poate include şi elemente obligatorii pentru raportarea de către întreprinderi de informaţii privind durabilitatea şi pentru promovarea achiziţiilor publice verzi.

(¹³) Definiţia noţiunii de "neutralitate climatică" a entităţilor nestatale (care cuprind organizaţii şi întreprinderi) nu este lipsită de ambiguitate. În prezent se lucrează, în diferite acte legislative ale UE, la norme mai precise privind afirmaţiile referitoare la acţiunile în domeniul climei, de exemplu în ceea ce priveşte rolul compensărilor în interiorul şi în afara lanţului valoric propriu în comparaţie cu reducerile necesare ale gazelor cu efect de seră în cadrul lanţului valoric propriu al entităţilor. Până la stabilirea unei definiţii clare, este recomandabil să se dea dovadă de prudenţă în ceea ce priveşte afirmaţiile categorice privind "neutralitatea climatică", întrucât cei care le fac ar putea fi nevoiţi să revină asupra lor în viitor.

Figura 3:

Alte avantaje ale EMAS

În sensul Directivei privind emisiile industriale, un sistem de management de mediu este considerat a fi cea mai bună tehnică disponibilă pentru instalaţiile industriale. Prin urmare, organizaţiile care exploatează instalaţii industriale pot beneficia de EMAS în două moduri. EMAS promovează îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu a instalaţiilor respective sau contribuie la menţinerea unor niveluri înalte de performanţă. În acelaşi timp, sistemul facilitează asigurarea respectării legislaţiei.

Între EMAS şi legislaţia existentă în domeniul mediului există diferite sinergii. Un exemplu în acest sens este Directiva privind emisiile industriale (¹⁴), care consideră EMAS ca fiind cea mai bună tehnică disponibilă (¹⁵) şi prevede măsuri de simplificare normativă pentru organizaţiile care participă la EMAS. Alte domenii în care EMAS completează legislaţia existentă sunt gestionarea deşeurilor, proiectarea ecologică a produselor şi serviciilor, eficienţa energetică şi comercializarea certificatelor de emisii.

(¹⁴) Directiva 2010/75/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 noiembrie 2010 privind emisiile industriale, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02010L0075-20110106.

(¹⁵) Model pentru cele mai bune tehnici disponibile, pagina 16 https://eippcb.jrc.ec.europa.eu/sites/default/files/inline-files/Standard_text_%28AFTER_FORUM_13%29.pdf.

Declaraţia de mediu EMAS şi informaţiile generate în cadrul unui sistem de management de mediu pot servi şi drept contribuţii pentru raportarea informaţiilor privind durabilitatea. EMAS poate fi utilizat pentru a îndeplini standardele de raportare voluntară, cum ar fi cele din cadrul Iniţiativei de Raportare Globală (¹⁶), sau cerinţe legale precum cele prevăzute în Directiva europeană privind raportarea de către întreprinderi de informaţii privind durabilitatea (¹⁷). În plus, abordarea EMAS privind managementul este apropiată de instrumentele voluntare şi de actele legislative viitoare concepute pentru evitarea şi reducerea impactului negativ asupra lanţurilor valorice globale - cunoscute ca obligaţii de diligenţă (¹⁸). EMAS oferă un cadru potrivit pentru îndeplinirea obligaţiei de diligenţă în materie de mediu şi poate servi drept bază pentru o gestionare mai amplă a durabilităţii în lanţul valoric.

(¹⁶) Iniţiativa de Raportare Globală (Global Reporting Initiative - GRI) este o organizaţie internaţională independentă de standardizare care ajută întreprinderile, guvernele şi alte organizaţii să înţeleagă şi să comunice impactul pe care îl au asupra unor aspecte precum schimbările climatice, drepturile omului şi corupţia. https://www.globalreporting.org/.

(¹⁷) Directiva (UE) 2022/2464 a Parlamentului European şi a Consiliului din 14 decembrie 2022 de modificare a Regulamentului (UE) nr. 537/2014, a Directivei 2004/109/CE, a Directivei 2006/43/CE şi a Directivei 2013/34/UE în ceea ce priveşte raportarea privind durabilitatea de către întreprinderi https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A32022L2464.

(¹⁸) Propunere de DIRECTIVĂ A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI privind diligenţa necesară în materie de durabilitate a întreprinderilor şi de modificare a Directivei (UE) 2019/1937, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A52022PC0071.

6. Recunoaşterea altor sisteme de management şi abordări ale EMAS - articolul 45 din Regulamentul EMAS

În temeiul Regulamentului EMAS, Comisia Europeană poate recunoaşte sisteme de management de mediu existente sau părţi ale acestora ca fiind echivalente cu cerinţele relevante din Regulamentul EMAS. Recunoaşterea oficială a unor părţi ale acestor sisteme sau a totalităţii acestor sisteme poate facilita tranziţia unei organizaţii la EMAS.

Procedura este descrisă mai jos.

(a) Statele membre trimit Comisiei o solicitare scrisă de recunoaştere a unui sistem de management de mediu sau a unei părţi a acestuia.

(b) În cerere trebuie analizate şi specificate părţile relevante ale sistemului respectiv şi elementele acestuia care corespund EMAS. Trebuie făcută dovada echivalenţei cu EMAS.

(d) După aprobarea de către Comisie, în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene se publică detalii privind sistemul de management de mediu recunoscut sau părţile acestuia care au fost recunoscute.

Atunci când trec la EMAS, organizaţiile care au pus în aplicare un sistem de management de mediu recunoscut sau părţi ale unui astfel de sistem nu trebuie să solicite o nouă validare a componentelor deja recunoscute. Organizaţiile care au început procesul de punere în aplicare a EMAS pot consulta public decizia de recunoaştere relevantă a Comisiei sau pot contacta organismul competent de care aparţin pentru a afla dacă o abordare sau un sistem de management de mediu pe care îl aplică deja este un sistem recunoscut (¹⁹).

(¹⁹) Prezentare generală a organismelor competente din toate statele membre ale UE: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/helpdeskcontact_en#competent-bodies.

Până în prezent, Comisia a emis două decizii prin care recunoaşte că anumite părţi ale altor sisteme de management de mediu sunt echivalente cu EMAS: Eco-Lighthouse, din Norvegia (²⁰), şi Eco-profit, din Austria (²¹).

(²⁰) Decizia de punere în aplicare (UE) 2017/2286 a Comisiei din 6 decembrie 2017 privind recunoaşterea cerinţelor sistemului de management de mediu Eco-Lighthouse ca fiind conforme cu cerinţele corespunzătoare ale Sistemului de management de mediu şi audit (EMAS), în conformitate cu articolul 45 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32017D2286.

(²¹) Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1533 a Comisiei din 24 iulie 2023 privind recunoaşterea cerinţelor sistemului de management de mediu Ecoprofit ca fiind conforme cu cerinţele corespunzătoare ale Sistemului de management de mediu şi audit (EMAS), în conformitate cu articolul 45 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=OJ%3AJOL_2023_186_R_0005&qid=1690264664508.

7. Cele opt etape pentru înregistrarea în EMAS

Capitolele care urmează descriu pregătirile pe care trebuie să le efectueze o organizaţie înainte de a introduce EMAS, de la planificare la înregistrare (a se vedea figura 4 de mai jos), şi explică procedura mai în detaliu.

Figura 4:

Cele opt etape pentru înregistrarea în EMAS

Înainte să introducă EMAS, o organizaţie trebuie să aibă în vedere că va avea nevoie de timp, cunoştinţe, experţi şi resurse financiare. Pe durata procesului, este posibil ca procedurile sale de management să fie puse la încercare, modificate sau înlocuite. Va trebui să se organizeze cursuri pentru angajaţi, să se pregătească audituri şi să se redacteze declaraţii de mediu. De asemenea, organizaţia va trebui să fie auditată de un verificator de mediu extern.

Vor fi necesare mai multe resurse, în special pentru următoarele activităţi:

V servicii de consultanţă externe care să ajute la introducerea unui sistem de management de mediu în conformitate cu EMAS (în cazul în care organizaţia nu dispune de competenţele şi resursele necesare);

V personalul intern;

V formarea angajaţilor;

V efectuarea unei verificări de mediu (audit extern) de către un verificator de mediu;

V transmiterea informaţiilor necesare către organismul competent în vederea înregistrării în registrul EMAS;

V taxele de înregistrare, după caz;

V posibile investiţii, inclusiv în tehnologii, produse, servicii şi achiziţii publice ecologice.

Pentru a diminua eforturile şi costurile, organizaţiile ar trebui să verifice, înainte de a începe, dacă:

V se aplică simplificarea normativă (²²);

(²²) Compendiu de simplificări normative acordate societăţilor înregistrate în EMAS, disponibil şi actualizat pe site-ul EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/publications/annex-ii-compendium-regulatory-relief-measures_en.

V sunt disponibile modele, instrumente (²³) sau ghiduri cu titlu gratuit;

(²³) Toate instrumentele, modelele şi ghidurile legate de EMAS sunt disponibile pe site-ul EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-tools_en.

V există oportunităţi de finanţare la nivelul statelor membre sau la nivelul UE;

V există vreo posibilitate de a simplifica procesul de evaluare şi/sau de înregistrare (²⁴) (de exemplu prin utilizarea înregistrării de grup sau a înregistrării de amplasamente multiple în condiţiile stabilite în capitolul 7.2).

(²⁴) Pe site-ul EMAS sunt disponibile datele de contact ale tuturor organismelor competente din fiecare stat membru: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/helpdeskcontact_ro#competent-bodies.

În medie, durează aproximativ un an de la începutul procesului până când organismul competent adaugă organizaţia în registrul EMAS. Procesul poate fi mai scurt în cazul organizaţiilor mai mici, dar poate fi îndelungat pentru marile corporaţii, având în vedere etapele de coordonare complexă pe care le presupune. Planul proiectului (figura 5) prezintă un exemplu al intervalului de timp necesar în general pentru diferitele etape care trebuie parcurse pentru a obţine validarea/înregistrarea cât mai eficient şi mai fiabil posibil.

Figura 5:

Calendarul procesului de înregistrare

Înainte de a începe să planifice introducerea EMAS, organizaţiile ar trebui să evalueze mai întâi care sunt cerinţele, ofertele şi posibilităţile aplicabile şi care se potrivesc situaţiei lor specifice.

Pe site-ul UE dedicat serviciului de asistenţă EMAS sunt disponibile studii de caz pentru diferite sectoare (²⁵). De asemenea, unele organizaţii şi administraţii regionale şi-au dezvoltat propriile instrumente de punere în aplicare a EMAS. De exemplu, Clubul EMAS din Catalonia (²⁶) şi Ministerul Mediului din Bavaria (Germania) (²⁷) au elaborat fiecare cât un set de instrumente. Pentru mai multe informaţii, ar putea fi utilă contactarea organismelor competente din ţările în care îşi au sediul organizaţiile respective.

(²⁵) https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-publications/emas-publications-studies_en.

(²⁶) https://clubemas.cat/forms/peticio_eines_viver_emas

(²⁷) Bayerische EMAS -Kompass, https://www.umweltpakt.bayern.de/emaskompass/

8. Actorii şi instituţiile implicate în punerea în aplicare şi întreţinerea EMAS

- Verificatorul de mediu (²⁸)

(²⁸) Lista verificatorilor de mediu EMAS, https://https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-your-country_en#competent-bodies

- Verificatorul de mediu, astfel cum este menţionat la articolul 2 punctul 20 din Regulamentul EMAS, este:

- un organism de evaluare a conformităţii, astfel cum este definit în Regulamentul (CE) nr. 765/2008, sau orice asociaţie sau grup de astfel de organisme care a obţinut acreditare în conformitate cu Regulamentul EMAS sau

- o persoană fizică sau juridică sau o asociaţie sau grup de astfel de persoane căreia i s-a acordat acreditarea de către statele membre în conformitate cu procedurile şi instituţiile relevante ale acestora, în temeiul Regulamentului EMAS.

Verificatorii de mediu verifică dacă analiza de mediu, politica de mediu, sistemul de management de mediu şi procedurile de audit de mediu ale unei organizaţii, precum şi punerea lor în aplicare, respectă cerinţele Regulamentului EMAS. Totodată, ei atestă că informaţiile şi datele din declaraţia de mediu şi eventualele actualizări ale declaraţiei respective sunt fiabile, credibile şi exacte. Verificatorii de mediu sunt monitorizaţi de organismele de acreditare sau de autorizare.

Se pot obţine informaţii despre verificatorii de mediu acreditaţi/autorizaţi de la organismele competente EMAS sau de la organismul de acreditare sau de autorizare EMAS din ţara UE în care îşi are sediul organizaţia. Informaţiile despre verificatorii de mediu potriviţi din alte state membre decât statul organizaţiei sunt disponibile prin intermediul registrului EMAS al UE (²⁹).

(²⁹) Registrul EMAS, https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/about-emas/statistics-and-graphs-0_en#paragraph_1123.

- Organismele competente (³⁰)

(³⁰) Lista organismelor competente EMAS, https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/helpdeskcontact_ro#competent-bodies.

Organismele competente sunt desemnate de statele membre. În calitate de organisme independente şi neutre, acestea sunt de obicei responsabile cu înregistrarea organizaţiilor din UE care îşi au sediul în statul membru respectiv, dar pot fi responsabile şi cu înregistrarea organizaţiilor care îşi au sediul în afara UE. De asemenea, ele monitorizează înregistrarea şi reînnoirea înregistrării, inclusiv suspendarea sau radierea înregistrărilor. Organismul competent care trebuie contactat în vederea înregistrării se determină de obicei în funcţie de sediul central sau de centrul administrativ al organizaţiei (pentru mai multe detalii, a se vedea capitolul 7.1, Verificarea de către terţi).

- Autoritatea de asigurare a respectării legii

Autorităţile de asigurare a respectării legii sunt organismele desemnate de statele membre să monitorizeze respectarea legislaţiei de mediu aplicabile şi, dacă este necesar, să ia măsuri pentru a asigura aplicarea legislaţiei respective. Responsabilităţile acestor autorităţi se bazează pe reglementările naţionale ale ţării în cauză referitoare la punerea în aplicare a legislaţiei de mediu.

Ghid etapizat privind EMAS

Etapa 1: Planificare şi pregătire

1.1. Definirea domeniului de aplicare al înregistrării EMAS în interiorul şi în afara UE - punctul A.4.3 din anexa II la Regulamentul EMAS

Fiecare organizaţie defineşte şi documentează domeniul de aplicare al sistemului de management de mediu. În ceea ce priveşte domeniul de aplicare al înregistrării, organizaţia trebuie să ia în considerare:

V aspectele externe şi interne;

V obligaţiile de conformare;

V unităţile sale organizaţionale, funcţiile şi delimitările fizice;

V activităţile, produsele şi serviciile sale;

V competenţa şi capacitatea sa de a exercita control şi influenţă.

În domeniul de aplicare al managementului de mediu trebuie să se regăsească toate activităţile, produsele şi serviciile asociate amplasamentului care urmează să fie înregistrat (sau amplasamentelor, în cazul înregistrării de amplasamente multiple).

EMAS se aplică atât în interiorul, cât şi în afara UE ("EMAS global") amplasamentelor din diverse ţări din UE şi din ţări terţe care pot fi incluse în domeniul de aplicare al înregistrării. Se pot înregistra în EMAS şi organizaţii situate în afara UE ale căror amplasamente se găsesc exclusiv în afara UE.

O organizaţie cu mai multe amplasamente în unul sau mai multe state membre sau în ţări din afara UE poate solicita înregistrarea colectivă a tuturor acestor amplasamente sau a unora dintre acestea [articolul 3 alineatul (2) din Regulamentul EMAS]. În acest caz, organizaţia trebuie să contacteze din timp verificatorul (verificatorii) de mediu şi organismul competent relevant pentru a clarifica orice aspect lingvistic legat de documentaţia necesară pentru înregistrare.

Pentru întrebări specifice cu privire la EMAS global, vă rugăm să consultaţi Decizia 2011/832/UE a Comisiei din 7 decembrie 2011 privind un ghid pentru înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe şi înregistrarea globală în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 (³¹).

(³¹) DECIZIA COMISIEI din 7 decembrie 2011 privind un ghid pentru înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe şi înregistrarea globală în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS), https://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2011:330:0025:0038:RO:PDF.

Întrebări orientative pentru pregătirea şi planificarea înregistrării EMAS.

V Organizaţia este o organizaţie mică în sensul definiţiei din introducerea la prezentul ghid al utilizatorului?

V Câte amplasamente aparţin de organizaţia în care urmează să fie introdus EMAS?

V În ce sector economic îşi desfăşoară activitatea organizaţia?

V Există programe de sprijin sau alte forme de sprijin disponibile în statul membru sau în regiunea respectivă sau chiar la nivel local?

V Există un document de referinţă specific industriei în care îşi desfăşoară activitatea organizaţia? (A se vedea capitolul 1.4.5 pentru mai multe informaţii.)

V Ce alte sisteme de management sau abordări de management de mediu sunt deja puse în aplicare în cadrul organizaţiei?

V Sunt aceste abordări sau sisteme de management de mediu deja recunoscute ca etapă intermediară pentru înregistrarea în EMAS?

V Există alte cerinţe de raportare pe care organizaţia le respectă sau doreşte să le respecte în mod voluntar sau pe care trebuie să le îndeplinească în temeiul unor cerinţe legale şi care ar putea fi combinate cu raportarea EMAS?

V Organizaţia are multe amplasamente comparabile în care urmează să fie pus în aplicare EMAS?

V În cazul în care deţine amplasamente diferite în unul sau mai multe state membre sau în ţări din afara UE, organizaţia doreşte să pună în aplicare EMAS în aceste amplasamente şi să le înregistreze sub un singur număr de înregistrare?

V Ce verificator de mediu este eligibil să evalueze activitatea organizaţiei?

V Ce organism competent este responsabil de organizaţie?

V Există vreun grup de punere în aplicare a EMAS în mediul local sau regional al organizaţiei, căruia i s-ar putea alătura aceasta?

V Cine - din cadrul conducerii superioare a organizaţiei - ar trebui să fie responsabil de punerea în aplicare a EMAS?

V Dacă organizaţia este o organizaţie mică, aplicarea metodei "EMAS Easy" este o opţiune?

V Ce membru al personalului ar trebui să fie implicat în calitate de reprezentant al managementului de mediu? Există în cadrul organizaţiei alţi reprezentanţi pentru domenii specifice (deşeuri, controlul emisiilor, siguranţă etc.), cărora le-ar putea fi încredinţată această sarcină?

V Ar trebui să existe o echipă de protecţie a mediului care să sprijine reprezentantul managementului de mediu? În caz afirmativ, ce membri ai personalului ar trebui să facă parte din echipă? Se pot utiliza în acest scop şi alte structuri existente în cadrul organizaţiei?

V Ce resurse (financiare, tehnice) sunt disponibile sau trebuie să fie puse la dispoziţie pentru punerea în aplicare şi întreţinerea cu succes sistemul EMAS?

1.2. Entitatea care urmează să se înregistreze în EMAS - articolul 2 punctele 21 şi 22 din Regulamentul EMAS

În conformitate cu Regulamentul EMAS:

"Organizaţie" înseamnă o societate comercială, o corporaţie, o firmă, o întreprindere, o autoritate sau o instituţie, situată în interiorul sau în exteriorul UE, sau o parte sau o combinaţie a acestora, având sau nu personalitate juridică, de drept public sau privat, care îşi are propria structură de funcţionare şi administrativă.

"Amplasament" înseamnă un spaţiu geografic determinat, aflat sub controlul managerial al unei organizaţii acoperind activităţi, produse şi servicii, inclusiv totalitatea infrastructurilor, echipamentelor şi materialelor; un amplasament este cea mai mică entitate care poate fi luată în considerare pentru înregistrare.

"Înregistrare colectivă" înseamnă o înregistrare unică pentru toate sau pentru unele amplasamente ale unei organizaţii cu amplasamente aflate în unul sau mai multe state membre sau în ţări terţe.

Organizaţiile trebuie să definească în mod corect entitatea care urmează să fie înregistrată, aceasta fiind cea care va pune în aplicare EMAS. Este esenţial ca aceasta să consolideze relaţiile cu părţile interesate, printr-o mai mare transparenţă şi responsabilitate. Spre deosebire de alte sisteme de management de mediu, EMAS poate fi aplicat numai unor amplasamente întregi, nu unor părţi ale amplasamentului. Prin urmare, cea mai mică entitate pe care o organizaţie o poate înregistra în EMAS reprezintă un singur amplasament.

Participanţii la EMAS ar trebui să aibă în vedere de la bun început faptul că verificatorii de mediu şi, după caz, organismele competente au un cuvânt de spus în ceea ce priveşte entităţile care trebuie înregistrate [a se vedea articolul 25 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009]. În plus, toţi participanţii trebuie să prezinte o declaraţie de mediu, care trebuie să conţină o descriere clară şi lipsită de ambiguitate a organizaţiei sau a amplasamentului care urmează să fie înregistrat(ă) în cadrul EMAS şi o scurtă prezentare a activităţilor, produselor şi serviciilor sale şi a legăturilor cu organizaţii-mamă [a se vedea punctul B litera (a) din anexa IV la Regulamentul (CE) nr. 1221/2009].

Aceste cerinţe garantează că organizaţiile au o bună înţelegere a factorilor de mediu care au un impact semnificativ asupra mediului la fiecare dintre amplasamentele lor. Prin urmare, participanţilor li se recomandă să aibă justificări clare şi motivate pentru fiecare amplasament pe care l-au selectat pentru înregistrare. Acest demers îi va pregăti totodată pentru cerinţele declaraţiei de mediu şi pentru orice întrebare, în special din partea verificatorilor şi a organismelor competente, dar şi a altor părţi interesate. Organismul competent poate refuza înregistrarea dacă entitatea aleasă pentru înregistrare nu corespunde definiţiilor prevăzute la articolul 2 punctul 22 din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009. Aşadar, organizaţiile ar trebui să se consulte cu organismele competente chiar de la începutul procesului de punere în aplicare a EMAS.

În cazul în care o organizaţie are în vedere înregistrarea separată a unuia sau a mai multor amplasamente, decizia sa ar trebui să se bazeze pe următoarele principii: în primul rând, opţiunea înregistrării separate ar trebui evaluată cu atenţie. O organizaţie trebuie să fie în măsură să îşi demonstreze capacitatea de a monitoriza şi verifica aspectele de mediu semnificative ale amplasamentului şi de a dovedi că entitatea pe care intenţionează să o înregistreze nu a fost separată în mod intenţionat de alte amplasamente cu performanţe slabe. În al doilea rând, un element cheie al sistemului EMAS este comunicarea cu publicul. Reprezintă o bună practică informarea clară şi inteligibilă a publicului de către organizaţie, în declaraţia sa de mediu, cu privire la motivele pentru care a ales să înregistreze separat anumite amplasamente.

1.2.1. Organizaţii care îşi desfăşoară activitatea la un singur amplasament sau într-un singur loc

Cel mai simplu caz de înregistrare EMAS este cel în care operaţiunile organizaţiei se desfăşoară la un singur amplasament. Un singur amplasament înseamnă, de obicei, că multe clădiri şi terenuri aparţinând organizaţiei evaluate şi înregistrate ar putea fi înconjurate de un gard.

Figura 6:

Trei exemple de operaţiuni concentrate pe un singur amplasament

În majoritatea cazurilor, este simplu să se stabilească ce constituie un amplasament şi unde se află limitele acestuia. De exemplu:

- o fabrică împreună cu toate unităţile necesare pentru desfăşurarea activităţilor sale (depozite, birouri, zone adiacente de depozitare a materiilor prime şi a deşeurilor, staţie de epurare a apelor uzate, parcare etc.) situate pe acelaşi teren (figura 6, exemplul 1) şi

- o staţiune turistică formată dint-un hotel, grădini, zone cu piscine, restaurant, spaţii tehnice etc.

O organizaţie care îşi desfăşoară operaţiunile la un singur amplasament reprezintă cazul cel mai simplu, deoarece activitatea de management şi localizarea geografică formează un întreg. Este irelevant dacă clădirile individuale au adrese poştale diferite, deoarece un amplasament ar putea avea două intrări, de exemplu una pentru acces la birouri şi una pentru intrarea camioanelor dinspre o altă stradă (figura 6, exemplul 2). Uneori, între clădiri şi terenuri sunt căi de circulaţie publică sau pot fi intercalate alte clădiri, aparţinând altor organizaţii. Aceasta înseamnă că amplasamentul nu poate fi înconjurat cu un singur gard, dar nu înseamnă că organizaţia nu poate fi considerată un amplasament. De asemenea, se consideră că formează un singur amplasament o organizaţie cu activităţi de producţie şi o clădire de depozitare aflată pe un teren neadiacent din apropiere (figura 6, exemplul 3).

1.2.2. Organizaţie care îşi desfăşoară activitatea la diferite amplasamente/în diferite locuri

În conformitate cu Regulamentul EMAS, participanţii care desfăşoară operaţiuni la mai multe amplasamente pot alege fie să înregistreze fiecare amplasament în parte, fie să se înregistreze ca "organizaţie" (definite la articolul 2 punctele 21 şi 22). În orice caz, organizaţia sau amplasamentul va trebui să demonstreze o îmbunătăţire continuă a performanţei sale în ceea ce priveşte aspectele şi impacturile semnificative, în conformitate cu declaraţia, programul şi ţintele de mediu ale organizaţiei. De asemenea, organizaţia va trebui să clarifice şi să justifice alegerea unui amplasament sau a unei combinaţii de amplasamente. Ca bună practică, organizaţiile care doresc să se înregistreze în EMAS, indiferent dacă sunt din sectorul privat sau din cel public, ar trebui să fie pregătite să îşi clarifice şi să îşi justifice inclusiv în faţa părţilor interesate intenţiile cu privire la amplasamentele încă neînregistrate.

Exemple de sectoare:

- bănci

- agenţii de turism

- lanţuri de magazine

- consultanţi.

a. Cu produse sau servicii identice sau similare

Organizaţiile îşi desfăşoară adesea activitatea în mai multe amplasamente/spaţii geografice, dar oferă produse sau servicii identice sau similare şi au proceduri de management comune. În această categorie intră băncile, agenţiile de voiaj, lanţurile de magazine şi consultanţii. În astfel de cazuri, activităţile desfăşurate la diferitele amplasamente prezintă aspecte şi impacturi de mediu similare, fac obiectul unui sistem similar de management de mediu şi funcţionează în cadrul aceloraşi structuri. Alte exemple sunt sucursalele, birourile afacerilor şi instalaţiile operaţionale şi din cadrul atelierelor.

Organizaţia poate dori ca aceste amplasamente să fie validate împreună, fie prin intermediul unei înregistrări colective, fie sub forma unui singur amplasament. Pentru a obţine o înregistrare colectivă, o organizaţie trebuie să poată demonstra verificatorului că procedurile şi politica sa de management de mediu sunt aplicate în mod consecvent în cadrul tuturor amplasamentelor. Organizaţiile de acest tip utilizează adesea aceleaşi proceduri de management, de exemplu un manual de management de mediu comun tuturor spaţiilor/amplasamentelor. În cazul în care o organizaţie poate demonstra că deţine control administrativ deplin asupra tuturor amplasamentelor pe care doreşte să le înregistreze şi că acestea respectă aceleaşi proceduri, verificarea poate fi mai puţin greoaie şi poate să nu aibă loc la toate amplasamentele. Aceasta se numeşte "tehnică de eşantionare", iar mai multe informaţii sunt disponibile în etapa 7.2. Metoda de eşantionare.

b. Cu produse sau servicii diferite

În cazul în care o organizaţie îşi desfăşoară activitatea la mai multe amplasamente în care există sisteme de management şi control diferite, existând aspecte şi impacturi de mediu diferite, nu se poate aplica tehnica de eşantionare în vederea verificării, deoarece fiecare amplasament prezintă proceduri de operare şi impacturi diferite. Organizaţia alege dacă să înregistreze fiecare amplasament separat sau sub un singur număr de înregistrare.

În orice caz, toate amplasamentele trebuie verificate individual, iar datele de mediu obţinute trebuie raportate separat în declaraţia de mediu. O organizaţie poate începe prin înregistrarea separată a unor amplasamente, pe care ulterior le poate regrupa sub un singur număr de înregistrare, ca o singură organizaţie.

1.2.3. Organizaţii pentru care nu se poate defini corespunzător un amplasament specific

Anumitor organizaţii, cum sunt cele din sectorul distribuţiei de servicii, al serviciilor de livrare, al telecomunicaţiilor, al transporturilor şi al colectării deşeurilor, le-ar putea fi greu să definească un amplasament sau loc specific de desfăşurare a activităţii. În fond, în aceste tipuri de activităţi pot exista sau nu birouri şi depozite, iar infrastructura lor poate fi dispersată. Această situaţie se întâlneşte în cazul companiilor de telecomunicaţii sau de distribuţie a energiei termice, a apei, a gazului sau a electricităţii sau al mijloacelor (vehicule, containere pentru deşeuri, antene, bancomate etc.), precum şi în cazul transporturilor, al telecomunicaţiilor sau al colectării deşeurilor.

Exemple de sectoare:

- distribuţia de servicii (energie termică, apă, gaz, electricitate etc.)

- telecomunicaţii

- transporturi

- colectarea deşeurilor

În cazul organizaţiilor pentru care nu se poate stabili cu uşurinţă un amplasament, este deosebit de important, în cazul în care există neclarităţi, ca atât organizaţiile, cât şi verificatorii să consulte organismul competent relevant pentru a vedea dacă entitatea aleasă este potrivită pentru înregistrare în conformitate cu principiile EMAS. Aceste organizaţii trebuie să îşi prezinte în mod clar operaţiunile şi infrastructura, să le integreze în mod cuprinzător în sistemul lor de management şi să le descrie cu precizie în declaraţia de mediu. În astfel de organizaţii, este important ca responsabilităţile pentru aspecte ecologice semnificative să fie clar definite, iar verificatorului să i se prezinte dovezi că organizaţia aplică o procedură corespunzătoare pentru a controla aceste aspecte.

1.2.4. Organizaţii care gestionează amplasamente diferite într-o zonă dispersată

Există cazuri în care o organizaţie, deşi controlează instalaţii diferite într-o zonă definită, nu poate să opereze separat fiecare amplasament, iar în astfel de situaţii impacturile acestora asupra mediului sunt legate între ele. Un exemplu în acest sens este o organizaţie care produce energie electrică prin intermediul unor turbine eoliene amplasate în aceeaşi zonă (indiferent de mărimea zonei respective). O organizaţie care produce energie electrică folosind panouri solare se va confrunta cu o situaţie similară (figura 7).

O altă combinaţie posibilă este cea în care aceeaşi organizaţie produce energie electrică utilizând atât turbine eoliene, cât şi panouri solare amplasate în locuri diferite (activităţi de producţie şi amplasamente diferite). În sfârşit, panourile solare şi turbinele eoliene ar putea fi amplasate împreună în aceeaşi zonă.

În mod similar, o hidrocentrală care are mai multe structuri şi infrastructuri amplasate de-a lungul cursului unui râu, dar care servesc aceluiaşi scop principal, poate fi considerată o singură entitate.

În acest caz, se poate considera că instalaţiile separate constituie o singură organizaţie pentru înregistrarea în EMAS sau pot fi înregistrate împreună sub forma unei înregistrări colective.

Figura 7:

Exemple de organizaţii care controlează amplasamente diferite într-o zonă dispersată

1.2.5. Organizaţii care controlează spaţii folosite temporar în comun

Spaţiile sunt utilizate în moduri noi, în prezent întâmplându-se frecvent ca mai multe organizaţii să împartă un spaţiu de lucru comun sau o bucătărie "fantomă", de exemplu. În astfel de cazuri, trebuie să fie clar dacă EMAS va fi pus în aplicare la nivelul spaţiului de lucru comun (întregul amplasament), caz în care se va înregistra spaţiul, sau dacă doar unele dintre activităţile găzduite în spaţiul respectiv vor pune în aplicare EMAS.

Figura 8:

Exemple de spaţii folosite în comun

Bucătăriile fantomă sunt spaţii de bucătărie închiriate pentru mai multe activităţi de catering, fie simultan, fie în momente diferite. În acest caz, bucătăria este amplasamentul, indiferent de utilizatorii care vin şi pleacă.

În cazul în care organizaţiile desfăşoară operaţiuni, pentru anumite perioade de timp, în spaţii care nu le aparţin, verificatorul va inspecta sistemul de management al organizaţiei şi performanţa sa de mediu la amplasamentele temporare selectate care sunt considerate reprezentative pentru capacitatea de management de mediu a organizaţiei.

Atunci când verifică eficacitatea procedurilor într-o unitate aleasă, verificatorul aplică tehnici de eşantionare de audit care respectă standardele de bune practici. Organizaţia trebuie să demonstreze că a adoptat proceduri şi tehnologii adecvate pentru amplasamentele specifice în care trebuie să îşi desfăşoare temporar activitatea.

Exemple de sectoare:

- întreprinderi de construcţii

- întreprinderi de curăţenie

- prestatori de servicii

- circuri

În consecinţă, amplasamentele temporare sunt inspectate prin sondaj ca parte a procesului de verificare. Înregistrarea vizează activităţile desfăşurate la aceste amplasamente, nu doar locul în care se găsesc.

1.2.6. Organizaţii diferite la un singur amplasament

O organizaţie sau o parte a unei organizaţii poate ocupa o parte a unei clădiri sau a unei instalaţii, ca în figura 9. În acest caz, amplasamentul este etajul sau spaţiul pe care îl ocupă organizaţia, deşi aceasta poate şi să folosească anumite spaţii în comun cu alte organizaţii, cum este cazul parcărilor. Această situaţie se poate întâlni indiferent dacă activităţile care au loc în aceeaşi clădire prezintă sau nu legături între ele.

În acest caz, fiecare organizaţie, împreună cu sistemul său de management şi control, trebuie înregistrată separat.

Figura 9:

Exemplu de organizaţie aflată într-un amplasament comun

1.2.7. Conceptul de grup - articolul 37 din Regulamentul EMAS

Un "grup" este o modalitate de punere în aplicare a EMAS ca grup, care poate fi utilă organizaţiilor aparţinând aceluiaşi sector de activitate sau care sunt situate în aceeaşi zonă geografică. Grupurile pot fi alcătuite şi din organizaţii din sectoare diferite (întreprinderi, administraţie etc.). În acest caz, organizaţiile respective pot să colaboreze în cadrul procesului de punere în aplicare şi să se înregistreze individual.

Pentru a reduce la minimum barierele la intrare pentru organizaţiile mici care doresc să adere la EMAS, administraţiile locale sau regionale din unele state membre pot organiza servicii de consiliere şi asistenţă în cadrul unor "grupuri". Ele pot face acest lucru fie individual, fie în cooperare cu camerele de industrie şi comerţ, cu asociaţiile industriale şi cu alte organisme.

Formarea de grupuri reprezintă o abordare rentabilă, care pune accentul pe învăţarea în comun. Participanţii învaţă conceptele de bază ale EMAS în cadrul unor ateliere la care se discută câte o temă specifică legată de EMAS, cu exemple practice. Participanţii beneficiază şi de pe urma schimbului de bune practici şi experienţe, motivându-se reciproc. Vorbitorii care abordează teme speciale organizează ateliere în cadrul unei platforme de cunoaştere.

Fiecare organizaţie din grup se înregistrează separat.

Exemplu de grup:Ministerul Mediului din Bavaria subvenţionează introducerea iniţială a sistemelor de management de mediu, printre care se numără şi EMAS, inclusiv validarea, certificarea şi auditul extern. De această subvenţie pot beneficia numai organizaţiile care participă la un grup de proiect (5-15 participanţi) organizat de un sponsor al proiectului. Astfel, utilizatorii plătesc mai puţin pentru consultanţă şi beneficiază de colaborarea în reţea şi de sprijinul celorlalţi participanţi.

1.3. Angajamentul conducerii faţă de sistemul de management de mediu - punctele A.5.1, A.5.3 şi B.2 din anexa II (³²)

(³²) Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20190109).

Prin faptul că se înregistrează în EMAS, conducerea de nivelul cel mai înalt se angajează să dea dovadă de spirit de iniţiativă şi de responsabilitate în ceea ce priveşte managementul de mediu şi să promoveze îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu. Cum poate conducerea organizaţiei să realizeze cel mai bine acest lucru? Ar trebui să găsească răspuns la o serie de întrebări strategice fundamentale, de exemplu:

V Ce legături există între modelul de afaceri şi aspectele de protecţie a mediului?

V Cum se pot integra în mod semnificativ considerentele de management de mediu în operaţiunile comerciale şi cum se pot crea sinergii?

V Ce părţi din punerea în aplicare a managementului de mediu trebuie să aibă loc la nivelul conducerii?

V Unde este necesară şi utilă delegarea?

Regulamentul EMAS utilizează termenul de "conducere a organizaţiei" pentru a face referire la organul de conducere de nivel superior din cadrul organizaţiilor, responsabil de definirea obiectivelor întreprinderii şi de luarea deciziilor necesare.

Este important să se definească în mod clar cine este responsabil pentru fiecare sarcină.

Conducerea organizaţiei trebuie să numească unul sau mai mulţi reprezentanţi specifici ai conducerii organizaţiei, care, independent de celelalte responsabilităţi pe care le au, să aibă roluri şi responsabilităţi clar definite, precum şi autoritate bine definită. Scopul este de a garanta că sistemul de management de mediu care urmează să fie introdus sau pus în aplicare îndeplineşte pe deplin cerinţele Regulamentului EMAS şi funcţionează în permanenţă. Reprezentantul managementului de mediu poate fi şi membru al conducerii organizaţiei şi poate avea experienţă anterioară în managementul de mediu.

În organizaţiile cu un sistem de management de mediu uniform, care este controlat de la nivel central şi care nu prezintă diferenţe semnificative de la un amplasament la altul, trebuie desemnată o singură persoană pentru toate amplasamentele.

În cazul organizaţiilor ale căror amplasamente prezintă diferenţe semnificative, funcţionează în mare măsură independent sau sunt situate în ţări diferite, ar trebui desemnate mai multe persoane.

Acestea sunt simple orientări pentru organizaţii, întrucât fiecare situaţie ar trebui evaluată individual. În cazul în care apar neclarităţi, este recomandabil să se desemneze persoane suplimentare şi să se definească în mod clar diferitele responsabilităţi ale acestora.

Conducerea şi personalul trebuie să fie informaţi cu privire la rolul, responsabilităţile şi competenţele acestui reprezentant al conducerii organizaţiei. Reprezentantul în cauză va avea roluri, responsabilităţi şi autoritate bine definite, pentru:

V a se asigura că se instituie, se pune în aplicare şi se întreţine un sistem de management de mediu în conformitate cu cerinţele Regulamentului EMAS;

V a raporta conducerii organizaţiei cu privire la performanţa sistemului de management de mediu, informându-şi superiorii despre punctele tari şi cele slabe ale acestuia şi despre eventualele îmbunătăţiri necesare;

V a se asigura că respectarea altor cerinţe despre care este posibil ca ei să nu aibă cunoştinţele necesare, cum ar fi legislaţia privind deşeurile, este verificată de alte persoane interne sau externe.

Organizaţiile, în special cele mici, combină aceste roluri de obicei. Pentru ca un sistem de management de mediu să funcţioneze bine, reprezentanţii conducerii trebuie să aibă suficientă autoritate. În mod ideal, aceştia ar trebui să facă parte din conducerea întreprinderii (sau, cel puţin, să colaboreze strâns cu aceasta), să fie independenţi şi să se bucure de încrederea superiorilor şi a personalului. Ei coordonează procesul de management de mediu şi reprezintă punctul de contact pentru întrebările adresate atât de personal, cât şi de conducerea organizaţiei, precum şi de către terţi. Ei pot beneficia de sprijinul unei "echipe EMAS". În mod ideal, membrii acestei echipe ar trebui să provină din toate sectoarele relevante ale organizaţiei, cum ar fi producţia, gestionarea instalaţiilor, vânzările sau achiziţiile publice, şi ar trebui să fie cât mai calificaţi posibil în domeniul mediului (de exemplu, responsabilul cu controlul emisiilor sau cu gestionarea deşeurilor).

De asemenea, merită să fie valorificate structurile existente. De exemplu, se poate extinde comitetul responsabil cu securitatea în muncă în cadrul întreprinderii sau sistemul de management al calităţii astfel încât să includă sau să integreze teme referitoare la EMAS. Echipa EMAS ar putea efectua auditul de mediu al organizaţiei, dar ar putea să contribuie şi la toate etapele următoare cu cunoştinţele sale, experienţa sa şi cu propuneri de proiectare şi îmbunătăţire.

Regulamentul EMAS defineşte "analiza de mediu" ca fiind "o analiză iniţială aprofundată a aspectelor de mediu, a impactului asupra mediului şi performanţei de mediu care decurg din activităţile, produsele şi serviciile unei organizaţii".

1.4. Efectuarea unei analize de mediu - articolul 4 alineatul (1) litera (a), anexa I şi punctul B.3 din anexa II la Regulamentul EMAS (³³)

(³³) Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20190109).

Primul pas în punerea în aplicare a EMAS constă în efectuarea unei evaluări aprofundate a structurii interne şi a activităţilor unei organizaţii. Scopul este de a identifica aspectele de mediu (definite ca "un element al activităţilor, produselor sau serviciilor unei organizaţii care are sau poate avea un impact asupra mediului") (³⁴) asociate cu impactul organizaţiei asupra mediului. Această evaluare va servi drept punct de plecare pentru instituirea unui sistem oficial de management de mediu.

(³⁴) Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20190109).

Analiza de mediu include următoarele aspecte, descrise în detaliu mai jos:

a. stabilirea contextului organizaţiei;

b. identificarea părţilor interesate şi a nevoilor şi aşteptărilor acestora;

c. identificarea cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu;

d. identificarea tuturor aspectelor de mediu directe şi indirecte;

e. evaluarea importanţei aspectelor de mediu;

f. evaluarea incidentelor anterioare;

g. stabilirea oportunităţilor şi a riscurilor;

h. examinarea proceselor, a practicilor şi a procedurilor existente.

Organizaţia ar trebui să nu uite că va trebui să prezinte părţilor interesate externe aspectele de mediu pe care le-a identificat, împreună cu rezultatele evaluării, acest exerciţiu fiind prima sa inventariere sistematică şi documentată a acestor elemente.

Analiza de mediu iniţială descrisă în anexa I nu trebuie confundată cu analiza efectuată de conducere, descrisă la punctul 9.3 din anexa II, nici cu auditul intern descris la punctul 9.2 din anexa II, coroborat cu anexa III. Anexele II şi III vizează măsurile care trebuie efectuate cu regularitate după instituirea sistemului de management de mediu.

Analiza de mediu reprezintă o parte importantă a punerii în aplicare a unui sistem de management de mediu, iar organizaţiile trebuie să stabilească proceduri care să asigure că aspectele de mediu identificate în analiza de mediu iniţială sunt urmărite în mod corespunzător. Aspectele de mediu şi presiunile aferente asupra mediului se pot modifica, la fel ca activităţile organizaţiei înseşi. În cazul în care survin modificări substanţiale în cadrul organizaţiei, analiza de mediu va trebui actualizată/completată în conformitate cu articolul 8 (³⁵), cel târziu cu ocazia auditurilor interne. De asemenea, organizaţia ar trebui să urmărească noile evoluţii, noile practici sau rezultatele cercetărilor care pot contribui la reevaluarea importanţei aspectelor de mediu şi la necesitatea unei noi evaluări de mediu în eventualitatea unei modificări semnificative a operaţiunilor sale.

(³⁵) Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20190109).

1.4.1. Stabilirea contextului organizaţiei - punctul 1 din anexa I, punctul A.4.1 din anexa II la Regulamentul EMAS

Organizaţia trebuie să identifice factorii interni şi externi care pot influenţa fie pozitiv, fie negativ introducerea sistemului de management de mediu.

Întrebări-cheie

V Ce aspecte sunt relevante din punct de vedere strategic şi cum influenţează acestea instituirea şi succesul managementului de mediu? Cât de importanţi sunt factorii externi şi interni, în special în ceea ce priveşte impactul pozitiv sau negativ al acestora?

V Ce factori, în special ce condiţii de mediu, ar putea influenţa organizaţia sau ar putea fi influenţaţi de aceasta?

Stabilirea contextului unei organizaţii oferă un punct de plecare pentru conţinutul managementului de mediu şi pentru integrarea sa în planificarea strategică a activităţii. Ea poate fi utilă şi pentru alte aspecte legate de durabilitate, pe lângă mediul înconjurător. Trebuie luate în considerare condiţiile de mediu relevante, cum ar fi clima, calitatea aerului sau a apei, utilizarea resurselor şi biodiversitatea. Se pot lua în considerare şi alte condiţii externe (culturale, sociale, politice, juridice, de reglementare, financiare, tehnologice, legate de concurenţă etc.). Ar trebui examinate în egală măsură şi condiţiile interne, cum ar fi activităţile, produsele şi serviciile, direcţia strategică, cultura şi capacitatea, astfel cum se arată în figura 10 de mai jos.

Pentru a stabili contextul, reprezentantul de mediu al conducerii organizaţiei ar trebui să se bazeze pe calificările echipei EMAS, dacă există deja o astfel de echipă, şi ale altor departamente relevante, în vederea identificării acestor factori de influenţă.

Figura 10

Exemple de factori interni şi externi care determină contextul organizaţiei

1.4.2. Identificarea părţilor interesate şi determinarea nevoilor şi a aşteptărilor acestora - punctul 2 din anexa I, punctul A.4.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

În anexa I la Regulamentul EMAS se precizează că, în contextul analizei de mediu iniţiale, organizaţiile ar trebui să identifice părţile interesate şi să determine care le sunt nevoile şi aşteptările. Părţile interesate pot fi atât din cadrul organizaţiei, cum ar fi angajaţii sau prestatorii de servicii de la propriul sediu, cât şi din afara organizaţiei, cum ar fi autorităţile publice, clienţii, investitorii, furnizorii, vecinii sau alte grupuri care sunt sau pot fi afectate de activităţile, produsele şi serviciile organizaţiei.

Acest lucru este important deoarece părţile interesate pot avea anumite aşteptări cu privire la organizaţie sau la aspectele de mediu şi la impactul său asupra mediului, ceea ce ar putea prezenta riscuri sau oportunităţi din punctul de vedere al organizaţiei şi al sistemului său de management de mediu.

Ar putea fi util ca părţile interesate identificate să răspundă la următoarele întrebări, în vederea analizării contextului.

V Care sunt cerinţele sau aşteptările lor în ceea ce priveşte modul în care organizaţia tratează mediul?

V Determină acestea vreo obligaţie de conformare? Care dintre aceste cerinţe şi aşteptări trebuie respectate sau care sunt respectate în mod voluntar?

Identificarea părţilor interesate şi a aşteptărilor acestora poate oferi informaţii utile cu privire la impactul anumitor aspecte de mediu şi la criteriile utilizate pentru evaluarea importanţei lor (figura 11). Organizaţiile ar trebui să includă aspectele identificate în managementul lor de mediu.

Este esenţial ca, atunci când o organizaţie decide să îndeplinească în mod voluntar nevoi sau aşteptări care nu fac obiectul unor obligaţii legale şi le include în declaraţia sa de mediu, acestea să devină parte a angajamentelor sale obligatorii. De obicei, astfel de angajamente voluntare fac parte din declaraţiile de misiune, din planurile sau strategiile organizaţionale sau din memorandumuri de înţelegere (scrisori de intenţie) şi se regăsesc şi în acordurile contractuale.

Figura 11:

Exemple de părţi interesate şi posibile aşteptări (sursa: Umweltbundesamt).

1.4.3. Identificarea cerinţelor legale aplicabile şi a altor obligaţii de conformare în materie de mediu - punctul 3 din anexa I, punctele A.6.1.3 şi B.4 din anexa II la Regulamentul EMAS

Evaluarea de mediu include identificarea cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu. Sunt, de asemenea, utile realizarea unui inventar sistematic şi complet al unui astfel de registru juridic de mediu şi efectuarea unei comparaţii cu autorizaţiile aplicabile, inclusiv cu valorile-limită şi cu alte cerinţe sau dispoziţii, precum şi cu alte constatări oficiale, cum ar fi cele din actele administrative.

Înregistrarea cerinţelor legale în materie de mediu care prezintă relevanţă pentru organizaţie ajută organizaţia să identifice acele cerinţe care nu sunt încă îndeplinite şi să monitorizeze elaborarea legislaţiei relevante. Aceste situaţii de nerespectare a legislaţiei relevante ar trebui eliminate înainte de verificare şi validare, prin luarea de măsuri corective.

Atunci când se înregistrează legislaţia de mediu relevantă pentru organizaţie, trebuie să se ţină seama de faptul că legislaţia respectivă se poate aplica la nivelul UE, la nivelul statelor membre sau exclusiv la nivel regional sau local.

În cazul în care organizaţiile situate în afara UE doresc să pună în aplicare EMAS, acestea trebuie, atunci când înregistrează obligaţiile legale din domeniul mediului, să ţină seama atât de reglementările care le sunt aplicabile în propria ţară, cât şi de cele care vizează organizaţii similare din statele membre în care doresc să solicite înregistrarea (³⁶).

(³⁶) Decizia Comisiei din 7 decembrie 2011 privind un ghid pentru înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe şi înregistrarea globală în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:32011D0832.

Ar putea fi util să se aibă în vedere şi reglementările care precizează modul în care autorităţile trebuie să îşi desfăşoare activitatea în conformitate cu reglementările legale privind aspectele de mediu, întrucât acestea au un efect indirect asupra organizaţiilor. De exemplu, ar putea fi util ca o organizaţie care se pregăteşte să solicite o autorizaţie să examineze aceste reglementări, chiar dacă nu impun obligaţii directe organizaţiei înseşi, deoarece îi va fi mai uşor să ia în considerare dispoziţiile auxiliare preconizate. Totuşi, având în vedere că reglementările respective nu se aplică decât în mod condiţionat organizaţiei în cauză, ea ar putea să nu le înregistreze.

Acelaşi considerent se aplică şi în ceea ce priveşte respectarea obligaţiilor aplicabile. Având în vedere că reglementările administrative nu dau naştere unor obligaţii directe, nu este obligatoriu ca acestea să fie luate în considerare. Cu toate acestea, pe lângă cerinţele legale aplicabile în materie de mediu, organizaţiile au întotdeauna alte cerinţe legale pe care trebuie să le ia în considerare, dar care nu sunt direct legate de mediu. De exemplu, reglementările privind construcţia clădirilor includ adesea cerinţe privind protecţia împotriva incendiilor. Este util ca astfel de specificaţii relevante pentru aspectele de mediu şi pentru conformare să fie incluse în evaluarea juridică şi să fie monitorizate.

Evaluarea juridică ar putea include şi alte documente fără caracter juridic, cum ar fi acordurile contractuale încheiate şi angajamentele voluntare asumate de organizaţie împreună cu părţile interesate (a se vedea şi capitolul 1.4.2 de mai sus).

1.4.4. Identificarea aspectelor de mediu directe şi indirecte - punctul 4 din anexa I, punctul A.6.1.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

Un aspect de mediu este un element al activităţilor, produselor sau serviciilor unei organizaţii care are sau poate avea un impact semnificativ asupra mediului şi care, prin urmare, poate avea un impact sau diferite tipuri de impact asupra acestuia. Conform EMAS, organizaţiile trebuie să examineze aspectele de mediu ale activităţilor lor şi orice impact pe care îl pot avea asupra mediului. De asemenea, organizaţiile trebuie să analizeze dacă pot controla direct aceste aspecte prin activităţile, produsele şi serviciile lor sau dacă le pot influenţa doar indirect. Acest lucru este deosebit de important în ceea ce priveşte aspectele de mediu ale activităţii principale a organizaţiei. Toate aspectele de mediu identificate, indiferent dacă sunt pozitive sau negative, trebuie enumerate într-un inventar.

"Aspect de mediu direct" înseamnă un aspect de mediu asociat unor activităţi, produse şi servicii ale organizaţiei asupra cărora aceasta deţine un control administrativ direct.

"Aspect de mediu indirect" înseamnă un aspect de mediu care poate fi rezultatul interacţiunii dintre o organizaţie şi terţe părţi şi care poate fi influenţat într-o măsură rezonabilă de o organizaţie.

Organizaţiile trebuie să ţină seama atât de aspectele de mediu directe, cât şi de cele indirecte.

În ceea ce priveşte aspectele de mediu directe, o organizaţie deţine, de regulă, controlul asupra unor activităţi precum:

V conceperea produselor;

V utilizarea resurselor (de exemplu energie şi materii prime, aditivi şi materiale auxiliare, precum şi produse semifinite, inclusiv apă, faună şi floră);

V emisiile provenite de la instalaţiile de pe amplasament (de exemplu, poluanţi atmosferici nocivi pentru climă şi alţi poluanţi atmosferici, zgomot, vibraţii, căldură, lumină, mirosuri, praf);

V evacuările în şi din corpuri de apă, inclusiv infiltrarea în apele subterane (de exemplu poluanţi, căldură, microorganisme);

V generarea, reciclarea, reutilizarea, transportul şi eliminarea deşeurilor solide şi a altor deşeuri, în special a celor periculoase;

V utilizarea şi contaminarea solurilor;

V probleme locale (zgomot, vibraţii, mirosuri, praf, aspectul vizual etc.);

V aspecte legate de transportul produselor şi articolelor necesare pentru prestarea serviciilor;

V transportul personalului în deplasările în interes de serviciu (acest lucru ar putea presupune un control indirect);

V riscul de accidente de mediu;

V alte situaţii de urgenţă

V şi, eventual, incidente neintenţionate.

Aspectele de mediu directe ale activităţilor organizaţiilor pot fi legate de cerinţele legislaţiei relevante, de angajamentele obligatorii în materie de mediu şi de cerinţele şi condiţiile stabilite în autorizaţii (de exemplu, praguri). Aceasta înseamnă că, în cazul în care s-au stabilit praguri sau alte cerinţe pentru anumiţi poluanţi, emisiile corespunzătoare ar trebui clasificate drept aspecte de mediu directe.

Acest principiu se aplică în special:

V instalaţiilor care necesită autorizaţii oficiale de funcţionare;

V instalaţiilor care intră sub incidenţa Directivei 2010/75/UE (Directiva privind emisiile industriale);

V instalaţiilor care intră sub incidenţa Directivei 2012/18/UE (Directiva Seveso III);

V centralelor producătoare de energie electrice, termică sau de răcire care sunt mari consumatoare de energie şi instalaţiile fac obiectul controalelor şi inspecţiilor de mediu.

Exemple de aspecte de mediu directe:

- emisiile atmosferice;

- emisiile în apă;

- deşeurile;

- utilizarea resurselor naturale şi a materiilor prime;

- probleme locale (zgomot, vibraţii, mirosuri);

- utilizarea terenurilor;

- emisiile atmosferice provenite din transporturi şi

- riscurile de accidente de mediu şi situaţii de urgenţă.

Exemple de aspecte indirecte:

- aspecte legate de ciclul de viaţă al produselor;

- investiţiile de capital;

- serviciile de asigurări;

- achiziţiile publice;

- gestionarea evenimentelor;

- deciziile administrative şi de planificare;

- performanţele de mediu ale contractanţilor, ale subcontractanţilor şi ale furnizorilor;

- alegerea şi componenţa serviciilor, de exemplu în cazul navetei sau al cateringului.

Aspectele de mediu directe pot fi legate şi de aspecte nereglementate (de exemplu, emisiile de GES provenite de la instalaţii care nu intră sub incidenţa ETS, utilizarea terenurilor, zgomotul etc.).

O organizaţie poate influenţa într-o anumită măsură aspectele de mediu indirecte prin interacţiunea sa cu părţi terţe, dar influenţa nu este garantată. De exemplu, organizaţia poate influenţa indirect aspectele de mediu şi impacturile care decurg din activităţile unor terţi precum furnizorii, subfurnizorii sau clienţii ori angajaţii.

1.4.5. Documentele de referinţă sectoriale - articolul 46 alineatul (1) din Regulamentul EMAS

Comisia furnizează documente de referinţă specifice industriei pentru anumite sectoare, cunoscute sub denumirea de documente de referinţă sectoriale (DRS) (³⁷). Acestea enumeră cele mai bune practici de management de mediu şi indicatori de performanţă de mediu specifici fiecărui sector. Totodată, în ele se regăsesc criterii de performanţă şi metode de evaluare a performanţei de mediu a organizaţiilor, care pot fi utile pentru auditul de mediu.

(³⁷) Documentele de referinţă sectoriale pot fi consultate pe pagina de internet cu publicaţii EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-publications_en.

În cazul în care sunt disponibile DRS-uri pentru un anumit sector, organizaţia în cauză ar trebui să le consulte atunci când identifică şi evaluează aspectele de mediu şi impacturile cunoscute în sectorul respectiv.

Documentele de referinţă sectoriale au două obiective: de a ajuta organizaţiile să identifice cele mai importante aspecte de mediu şi de a asigura aplicarea uniformă a Regulamentului EMAS. În cazul în care există un DRS pentru un sector, o organizaţie trebuie să ţină seama de el atunci când pune în aplicare EMAS, iar verificatorii de mediu trebuie să verifice dacă documentul a fost luat în considerare, în special prin prisma articolului 4 din Regulamentul EMAS, care impune organizaţiilor să facă trimitere la DRS-uri în declaraţia lor de mediu.

S-au elaborat documente de referinţă pentru următoarele sectoare (³⁸):

(³⁸) Idem.

Figura 12:

Sectoare pentru care sunt disponibile documente de referinţă sectoriale

Organizaţiile pot să ia în considerare documentele de referinţă sectoriale analizând bunele practici de management de mediu enumerate în acestea, care se împart în trei grupuri:

V practici care nu sunt relevante pentru organizaţie;

V practici deja puse în aplicare de organizaţie şi

V practici care ar trebui avute în vedere pentru obiectivele şi acţiunile viitoare.

Iată un exemplu al modului în care pot fi utilizate documentele de referinţă sectoriale de către o organizaţie:

Figura 13:

Posibilă modalitate de integrare a documentelor de referinţă sectoriale

Utilizarea documentelor de referinţă sectoriale în analiza de mediu iniţială poate contribui la vizualizarea poziţiei organizaţiei din punct de vedere ecologic, ceea ce o ajută să stabilească priorităţi. Utilizarea DRS-urilor conduce şi la economii de timp, acestea oferind o modalitate rapidă de a învăţa despre bunele practici şi tehnologiile relevante pentru un sector. Totodată, ele conţin informaţii şi indicaţii utile privind punerea în aplicare a practicilor şi a tehnologiilor respective, inclusiv privind avantajele şi costurile acestora.

În plus, o organizaţie ar trebui să analizeze care dintre indicatorii menţionaţi în documentele de referinţă sectoriale aplicabile sunt deja măsuraţi şi, în cazul în care se menţionează un criteriu de performanţă, în ce măsură îndeplineşte deja criteriul respectiv. Aceste informaţii pot fi incluse în instrumentul folosit de organizaţie pentru măsurarea şi monitorizarea performanţei sale de mediu (de exemplu, o foaie de calcul cu datele şi indicatorii relevanţi), iar în declaraţia de mediu se va face trimitere la ele atunci când furnizează informaţii cu privire la performanţa organizaţiei. De principiu, organizaţiile ar trebui să îşi propună să analizeze întregul ciclu de viaţă al activităţilor, produselor şi serviciilor lor atunci când îşi evaluează aspectele de mediu. Ar trebui examinate toate etapele ciclului de viaţă. Deşi pot varia în funcţie de natura activităţilor organizaţiei, acestea cuprind de regulă obţinerea, procurarea şi achiziţionarea materiilor prime, dezvoltarea şi proiectarea, producerea, transportul, distribuţia, utilizarea, tratarea la sfârşitul ciclului de viaţă şi eliminarea finală. Totuşi, evaluarea completă a ciclului de viaţă de către organizaţii nu este obligatorie.

Este de aşteptat ca organizaţiile să identifice şi să abordeze impactul semnificativ asupra mediului nu numai în cadrul propriilor activităţi, ci şi în cadrul lanţului lor valoric. La nivel internaţional, aceste aşteptări sunt codificate în Orientările OCDE pentru întreprinderile multinaţionale şi presupun punerea în aplicare a unui proces de diligenţă. În UE, Comisia a propus norme obligatorii privind obligaţia de diligenţă în materie de drepturi ale omului şi de mediu, aplicabile operaţiunilor proprii ale întreprinderii, filialelor acesteia şi lanţurilor valorice din amonte şi din aval (³⁹).

(³⁹) Propunere de DIRECTIVĂ A PARLAMENTULUI EUROPEAN ŞI A CONSILIULUI privind diligenţa necesară în materie de durabilitate a întreprinderilor şi de modificare a Directivei (UE) 2019/1937, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A52022PC0071.

În cadrul EMAS, organizaţiile iau în considerare inclusiv aspectele de mediu ale ciclului de viaţă al produselor şi serviciilor lor şi impactul rezultat, luând măsuri în vederea abordării acestora. Având în vedere numeroasele paralele dintre abordarea privind diligenţa necesară şi managementul de mediu, EMAS poate fi utilizat drept cadru pentru instituirea şi punerea în aplicare a proceselor de diligenţă. Tabelul de mai jos compară etapele unui proces de diligenţă, astfel cum sunt descrise în Orientările OCDE privind diligenţa necesară (⁴⁰) pentru o conduită responsabilă în afaceri, şi elementele care le corespund în cadrul unui sistem de management de mediu precum EMAS.

(⁴⁰) Handbook on Environmental Due Diligence in Mineral Supply Chains (Manual privind diligenţa necesară în materie de mediu în lanţurile de aprovizionare cu minerale) https://www.oecd-ilibrary.org/finance-and-investment/handbook-on-environmental-due-diligence-in-mineral-supply-chains_cef843bf-en.

Tabelul 1:

"Manualul OCDE privind diligenţa necesară în materie de mediu în lanţurile de aprovizionare cu minerale şi metale"

Etapa relevantă din cadrul OCDE privind diligenţa necesară	Elemente generale ale EMAS
Face parte din etapele 1 şi 2 ale procesului OCDE privind diligenţa necesară pentru o conduită responsabilă în afaceri (CRA)	Înţelegerea contextului în care îşi desfăşoară activitatea o întreprindere, inclusiv a nevoilor şi aşteptărilor părţilor interesate şi a cerinţelor legale aplicabile
Etapa 1: Integrarea CRA în politici şi în sistemele de management	Asigurarea iniţiativei şi a angajamentului din partea conducerii întreprinderii, care stabileşte o politică de mediu, structuri organizaţionale şi procese de management de mediu Asigurarea resurselor şi competenţelor necesare şi a unei comunicări interne adecvate
Etapa 2: Identificarea şi evaluarea impactului negativ asupra operaţiunilor, lanţurilor de aprovizionare şi relaţiilor de afaceri	Identificarea, evaluarea şi comunicarea internă a aspectelor de mediu şi a impactului asupra mediului, precum şi a riscurilor şi oportunităţilor conexe
Etapa 3: Stoparea, prevenirea sau atenuarea impactului negativ	Stabilirea obiectivelor de mediu Planificarea şi luarea de măsuri
Etapa 4: Urmărirea punerii în aplicare şi a rezultatelor	Urmărirea punerii în aplicare prin evaluarea performanţei de mediu şi a conformării Realizarea de îmbunătăţiri continue
Etapa 5: Comunicarea modului în care este abordat impactul	Asigurarea unei comunicări externe adecvate cu privire la sistemul de management de mediu şi la rezultatele obţinute
Etapa 6: Prevederea unor măsuri de remediere sau cooperarea în acest sens, după caz, şi etapa 3: Stoparea, prevenirea sau atenuarea impactului negativ	Remedierea cazurilor de neconformitate şi luarea de măsuri corective

Toate aspectele de mediu ar trebui cuantificate, în măsura posibilului, cu ajutorul indicatorilor aleşi de întreprindere. Ca alternativă, ele ar trebui clasificate cel puţin din punct de vedere calitativ. Întrucât aspectele de mediu semnificative trebuie publicate în declaraţia de mediu ca indicatori principali EMAS, se recomandă includerea acestor indicatori principali ca parametri atunci când se stabilesc aspectele de mediu (în etapa 6, Declaraţia de mediu, se găsesc explicaţii mai detaliate şi o prezentare generală a indicatorilor principali).

Figura 14:

Aspecte de mediu tipice din ciclul de viaţă al unui produs care trebuie luate în considerare (sursa: Ghid privind sistemul de management de mediu EMAS pentru practica operaţională, Camera de Industrie şi Comerţ din Bavaria)

Organizaţia poate elabora o procedură de identificare a tuturor aspectelor de mediu. Acest lucru se poate realiza prin:

V trecerea în revistă a tuturor surselor de informaţii care pot oferi date cu privire la intrări şi ieşiri (facturi de achiziţie, contoare, date privind echipamentele etc.);

V verificări pentru a stabili ce materii prime, consumabile, produse semifinite sau alte produse şi mărfuri sunt utilizate sau ce produse, deşeuri, efluenţi, emisii etc. sunt eliminate (adesea, departamentele de achiziţii şi de vânzări reprezintă puncte de plecare utile în acest sens);

V identificarea aspectelor de mediu care trebuie avute în vedere ca urmare a legislaţiei de mediu aplicabile şi/sau a oricăror autorizaţii de mediu, permise şi documente similare aplicabile la amplasament(e);

V vizitarea amplasamentului (amplasamentelor) pentru a verifica la faţa locului intrările şi ieşirile (luarea de note, realizarea de planşe, după caz);

V crearea sau obţinerea de planuri de amplasament şi schiţe de situaţie;

V identificarea personalului-cheie (conducere şi lucrători); angajaţii implicaţi în toate sistemele interne ar putea fi rugaţi să furnizeze informaţii;

V solicitarea de informaţii de la subcontractanţii care pot influenţa semnificativ performanţa de mediu a unei organizaţii;

V analizarea accidentelor din trecut şi a rezultatelor monitorizării şi inspecţiilor;

V înregistrarea condiţiilor existente la începerea sau încheierea activităţilor sau la demararea şi oprirea proceselor, precum şi a pericolelor identificate în cadrul procesului.

O modalitate bună de a înregistra în mod clar aspectele de mediu, în special în cazul organizaţiilor mici, constă în realizarea de ecohărţi în metodologia EMAS Easy (⁴¹).

(⁴¹) A se vedea pagina de instrumente a site-ului EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-tools_en.

Fiecărui aspect de mediu identificat i se atribuie un impact asupra mediului, astfel cum se arată în tabelul 2 de mai jos.

Tabelul 2:

Exemple de aspecte de mediu şi impactul lor asupra mediului

Activitate

Aspect de mediu

Impact asupra mediului

Trafic

- uleiurile de maşini folosite, consumul de combustibil

- emisiile vehiculelor

- abraziunea pneurilor (praf fin)

- poluarea solului, a apei, a aerului

- efect de seră, zgomot

Construcţii

- consumul de materii prime principale (resurse)

- emisiile atmosferice, zgomotul, vibraţiile etc. provenite de la utilajele de construcţii

- consumul de teren

- disponibilitatea materiilor prime

- poluarea sonoră, a solului, a apei, a aerului

- distrugerea covorului vegetal

- declinul biodiversităţii

Servicii administrative

- consumul de materiale, de exemplu hârtie sau toner

- consumul de energie electrică (care generează emisii indirecte de CO2)

- poluarea mediului cauzată de deşeurile municipale mixte

- efectul de seră

Industria chimică

- consumul de materii prime principale (resurse)

- apele uzate

- emisiile de compuşi organici volatili

- emisiile de substanţe care diminuează stratul de ozon

- disponibilitatea materiilor prime

- poluarea apei

- ozonul fotochimic

- distrugerea stratului de ozon

1.4.6. Evaluarea importanţei aspectelor de mediu - punctul 5 din anexa I, punctul 6.1.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

După identificarea aspectelor şi a impacturilor acestora, următorul pas constă în realizarea unei evaluări detaliate a fiecăruia dintre ele pentru a determina importanţa aspectelor de mediu.

Toate aspectele legate de mediu care au fost înregistrate trebuie evaluate din punct de vedere calitativ sau cantitativ, utilizând criteriile alese de întreprindere. Criteriile, care ar trebui să fie cuprinzătoare, ar trebui să ţină seama de legislaţie. De asemenea, ele ar trebui să poată fi verificate în mod independent.

Organizaţia ar trebui să identifice aspectele de mediu ale activităţilor, produselor şi serviciilor sale care au un impact semnificativ asupra mediului, luând în considerare ciclul de viaţă în cadrul evaluării.

Atunci când se evaluează importanţa impactului activităţilor organizaţiei asupra mediului, ar trebui luate în considerare următoarele aspecte:

V potenţialul de a dăuna sau de a aduce beneficii mediului, inclusiv biodiversităţii şi oamenilor, ca urmare a utilizării materialelor şi a energiei, a deversărilor, a deşeurilor şi a emisiilor etc.;

V starea mediului local, regional sau mondial şi vulnerabilitatea acestuia ca urmare a impactului organizaţiei asupra mediului;

V amploarea, numărul, frecvenţa şi reversibilitatea aspectelor sau a impactului;

V prezenţa unor acte legislative de mediu relevante şi cerinţele pe care le impun acestea;

V activităţile organizaţiei care prezintă costuri şi beneficii de mediu semnificative;

V importanţa pentru părţile interesate şi angajaţii organizaţiei a impactului său asupra mediului, exprimată sub forma aşteptărilor şi a nevoilor acestora.

Evaluarea ar trebui să verifice în ce măsură poate organizaţia să influenţeze aceste aspecte de mediu şi dacă poate reduce impactul asupra mediului asociat fiecărui aspect. Evaluarea ar trebui să vizeze operaţiunile uzuale, precum şi incidentele şi situaţiile de urgenţă aferente activităţilor trecute, prezente şi viitoare.

Pe baza acestor criterii, organizaţia poate stabili o procedură internă de evaluare a importanţei aspectelor de mediu sau poate utiliza alte instrumente în acest scop. Organizaţiile mici pot folosi atât instrumentele de punere în aplicare ale EMAS (⁴²), care conţin proceduri şi informaţii foarte utile, cât şi metoda EMAS Easy (⁴³) sau instrumentele puse la dispoziţie de statele membre individuale, după caz.

(⁴²) A se vedea pagina de instrumente a site-ului EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-tools_en.

(⁴³) A se vedea pagina de instrumente a site-ului EMAS: https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-tools_en.

Impactul fiecărui aspect de mediu asupra mediului ar trebui clasificat în funcţie de:

V amploare - nivelul emisiilor, consumul de energie şi de apă etc.

V gravitate - pericole, toxicitate etc.

V frecvenţă/probabilitate

V preocupările exprimate de părţile interesate

V cerinţele juridice.

Tabelul 3:

Evaluarea aspectelor de mediu utilizând exemplul deşeurilor

Criterii de evaluare	Exemplu
Ce rezultate sau ce activităţi ale organizaţiei ar putea să aibă un impact negativ asupra mediului?	Deşeurile: deşeuri municipale mixte, deşeuri de ambalaje, deşeuri periculoase
Amploarea aspectelor care ar putea să afecteze mediul	Cantitatea de deşeuri: mare, medie, redusă
Gravitatea aspectelor care ar putea să afecteze mediul	Gradul de periculozitate a deşeurilor, toxicitatea materialelor: mare, medie, redusă
Frecvenţa aspectelor care ar putea să afecteze mediul	Mare, medie, redusă
Sensibilizarea publicului şi a angajaţilor cu privire la aspectele asociate organizaţiei	Importantă, relativă, nicio plângere
Activităţile organizaţiei care sunt reglementate de legislaţia de mediu	Autorizaţiile reglementate de legislaţia privind deşeurile, obligaţiile de monitorizare

Notă: Este util să se cuantifice criteriile şi importanţa de ansamblu a anumitor aspecte.

Schema de evaluare elaborată de Agenţia Federală de Mediu din Germania utilizând o analiză ABC (a se vedea figura 15) ilustrează o modalitate de evaluare a importanţei aspectelor de mediu ale activităţilor, produselor şi serviciilor unei organizaţii. Pe baza activităţilor organizaţiei şi a condiţiilor prezente la amplasament, aspectele de mediu sunt încadrate în categoriile A-C, în ordinea descrescătoare a importanţei. Potenţialul de verificare a aspectului de mediu respectiv este de asemenea împărţit în trei categorii, numerotate de la I la III în ordinea descrescătoare a relevanţei.

Figura 15:

Exemplu de matrice de evaluare care utilizează analiza ABC (sursa: declaraţia de mediu a Agenţiei Federale de Mediu din Germania, 2020)

Odată ce au fost identificate aspectele de mediu semnificative, se recomandă, într-o a doua etapă, ca organizaţia să identifice instalaţiile şi procesele aferente care prezintă relevanţă pentru mediu. În acest mod, devin mai uşor de identificat aspectele relevante pentru mediu; în special definirea ulterioară a ţintelor şi a măsurilor de îmbunătăţire a performanţei de mediu devine mai uşoară. Aspectele de mediu identificate ar trebui, de asemenea, să fie corelate cu raportarea indicatorilor incluşi ulterior în declaraţia de mediu a organizaţiei. Rezultatele identificării aspectelor de mediu ar trebui integrate în mod sistematic în sistemul de management de mediu. În special, ele ar trebui să fie luate în considerare în deciziile strategice (⁴⁴).

(⁴⁴) Mai multe îndrumări privind elaborarea criteriilor legate de mediu şi climă se găsesc în Recomandarea Comisiei din 7 septembrie 2001, anexa III - Orientări pentru identificarea aspectelor de mediu şi evaluarea importanţei acestora https://op.europa.eu/ro/publication-detail/-/publication/c58095f7-fc2e-4864-b8bf-cb7f7e5d7e17/language-ro/format-RDF.

1.4.7. Evaluarea rezultatelor anchetelor întreprinse cu privire la incidente anterioare - punctul 6 din anexa I la Regulamentul EMAS

De asemenea, în cadrul fiecărui ciclu se evaluează şi se integrează în sistemul de management de mediu rezultatele anchetelor întreprinse cu privire la incidentele anterioare, ca măsură de prevenire a reapariţiei riscului (măsură preventivă).

Această evaluare poate fi realizată prin efectuarea de cercetări la companiile de asigurări etc. pentru a vedea dacă au existat incidente în trecut. Acestea trebuie evaluate şi trebuie definite măsuri corespunzătoare.

1.4.8 Stabilirea oportunităţilor şi a riscurilor şi consemnarea acestora - punctul 7 din anexa I, punctul A.6.1 din anexa II la Regulamentul EMAS

Organizaţia stabileşte şi consemnează riscurile şi oportunităţile asociate aspectelor sale de mediu, obligaţiilor sale de conformare şi altor aspecte şi cerinţe identificate mai sus. Trebuie stabilite şi documentate oportunităţile şi riscurile aferente următoarelor teme:

V contextul organizaţional (aspecte interne şi externe)

V părţile interesate

V angajamentele obligatorii

V aspectele de mediu.

Astfel, pot fi identificaţi din timp factorii care au un impact pozitiv (oportunităţi) sau negativ (riscuri) asupra performanţei de mediu a organizaţiei. În acest mod, oportunităţile pot fi urmărite, iar riscurile pot fi diminuate. Dintre oportunităţi, menţionăm reducerea costurilor prin utilizarea de noi tehnologii sau îmbunătăţirea cooperării cu părţile interesate. Riscurile pot cuprinde daunele aduse mediului în amontele lanţului de aprovizionare, impactul potenţial al schimbărilor climatice asupra amplasamentului organizaţiei, aşteptările tot mai mari în materie de mediu ale părţilor interesate sau modificările legislative la care organizaţia nu a răspuns încă în mod adecvat. Organizaţia pune accentul pe oportunităţile şi riscurile care contribuie la îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu şi la evitarea efectelor nedorite sau a accidentelor.

În ceea ce priveşte organizaţiile mici şi mijlocii care doresc să beneficieze de cerinţe simplificate în temeiul articolului 7 din Regulamentul EMAS, este important ca acestea să demonstreze, în cadrul identificării riscurilor, că nu există riscuri semnificative pentru mediu.

Oportunităţile şi riscurile înregistrate şi documentate în mod sistematic sunt importante pentru planificarea acţiunilor ulterioare.

Identificarea oportunităţilor/riscurilor prezintă următoarele avantaje:

V recunoaşterea tendinţelor pe termen lung, identificarea marjei de manevră şi evitarea evoluţiilor nedorite;

V sprijinirea viabilităţii viitoare a organizaţiei, datorită managementului orientat spre viitor;

V îmbunătăţirea capacităţii de reacţie şi toleranţa la potenţialele evenimente de mediu, la condiţiile de mediu aflate în schimbare şi la efectele negative asociate;

V consolidarea securităţii juridice.

Oportunităţile şi riscurile pot fi evaluate prin numeroase metode, de exemplu analiza modurilor de defectare şi a efectelor acestora aplicată în domeniul mediului, analiza ABC (a se vedea figura 15) sau analiza SWOT.

1.4.9. Examinarea proceselor, a practicilor şi a procedurilor existente - punctul 8 din anexa I la Regulamentul EMAS

Aceasta presupune trecere în revistă a proceselor, a practicilor şi a procedurilor existente în cadrul organizaţiei şi identificarea celor care sunt relevante pentru managementul de mediu. Aproape nimeni nu porneşte de la zero. Adesea, există deja orientări interne privind separarea deşeurilor sau conservarea energiei sau există responsabili pentru deşeuri, materiale periculoase, substanţe periculoase, energie, igienă etc., iar toate acestea pot fi incluse în sistemul de management de mediu. Tot aici se pot utiliza şi abordările existente în materie de management de mediu (a se vedea secţiunea "Recunoaşterea altor sisteme de management şi abordări ale EMAS") sau sistemele de management existente, cum ar fi cel de management al calităţii.

"Politică de mediu" înseamnă intenţiile globale şi orientarea unei organizaţii în ceea ce priveşte performanţa sa de mediu, astfel cum sunt exprimate oficial de către conducerea la cel mai înalt nivel a organizaţiei [... ]. Această politică oferă un cadru de acţiune şi de stabilire a obiectivelor şi ţintelor de mediu.

Etapa 2: Definirea politicii de mediu

2.1. Definirea politicii de mediu - punctul A.5.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

Politica de mediu trebuie să includă următoarele angajamente:

V respectarea cerinţelor legale şi a altor cerinţe legate de aspectele de mediu;

V prevenirea poluării;

V îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu.

Politica de mediu reprezintă un cadru de acţiune şi de stabilire a obiectivelor şi ţintelor strategice de mediu (a se vedea mai jos). Ea trebuie să fie clară şi să abordeze priorităţile principale pe baza cărora vor putea fi definite obiective şi ţinte de mediu specifice.

În politica de mediu, conducerea organizaţiei prezintă o viziune a modului în care preconizează că va aborda protecţia mediului. Acest lucru ar trebui realizat la începutul procesului de punere în aplicare, dar nu înainte de finalizarea analizei de mediu, care stă la baza politicii. Conducerea organizaţiei trebuie să se asigure că această politică de mediu este, de asemenea, introdusă şi pusă în aplicare în cadrul organizaţiei.

Întrebările de mai jos ar putea contribui la formularea temelor de abordat în cadrul politicii de mediu.

- Ce impact au activităţile, produsele şi serviciile organizaţiei asupra mediului? Impactul ar trebui să fie identificat în analiza de mediu iniţială.

- Cât de importantă este protecţia mediului pentru organizaţie şi pentru părţile interesate?

- Ce doreşte organizaţia să facă pentru a proteja mediul şi a îndeplini alte angajamente specifice relevante pentru contextul în care îşi desfăşoară activitatea?

- Politica de mediu este în concordanţă cu filosofia organizaţiei şi cu aspectele etice mai generale?

Politica de mediu, care reprezintă principalul ghid pentru dezvoltarea în continuare a EMAS, se publică în declaraţia de mediu. Ea formează cadrul pentru definirea obiectivelor, a ţintelor (obiective individuale) şi a măsurilor legate de mediu şi ar trebui să se potrivească culturii corporative.

Politica de mediu ar putea fi integrată în orientările corporative existente sau în politica corporativă a organizaţiei. În plus, ea ar trebui comunicată tuturor persoanelor care lucrează pentru organizaţie sau în numele acesteia şi ar trebui pusă la dispoziţia părţilor interesate (prin înmânare directă, prin publicare pe internet sau intranet, prin panouri informative, prin organizarea de sesiuni de informare etc.).

În cazul unor schimbări semnificative, politica de mediu ar trebui adaptată. Este important ca declaraţia de mediu completă, inclusiv eventualele actualizări, să fie pe deplin accesibilă şi actualizată de către organizaţia care aplică EMAS.

"Program de mediu" înseamnă descrierea măsurilor adoptate, a responsabilităţilor asumate şi a mijloacelor folosite sau preconizate pentru atingerea obiectivelor şi ţintelor de mediu, împreună cu termenele stabilite pentru atingerea acestora.

"Obiectiv de mediu" înseamnă un obiectiv general de mediu, care decurge din politica de mediu, pe care o organizaţie hotărăşte să îl îndeplinească.

Ori de câte ori este posibil, obiectivul este cuantificat.

"Ţintă de mediu" înseamnă o cerinţă detaliată de performanţă care derivă din

obiectivele de mediu şi este aplicabilă organizaţiei sau anumitor părţi ale acesteia, care trebuie stabilită şi atinsă pentru realizarea obiectivelor respective.

Etapa 3: Elaborarea unui program de mediu - punctele A.6.2.1 şi B.5 din anexa II la Regulamentul EMAS

În această etapă se stabilesc obiective şi ţinte specifice şi se elaborează măsuri pentru îmbunătăţirea performanţei de mediu. În Regulamentul EMAS, acestea poartă denumirea de program de mediu. Obiectivele trebuie să fie legate în mod clar şi neechivoc de aspectele de mediu semnificative, să contribuie la politica de mediu a organizaţiei şi să determine o îmbunătăţire reală a performanţei de mediu în ceea ce priveşte aspectele de mediu directe şi indirecte. Programul de mediu transpune politica de mediu a organizaţiei în practică zilnică şi generează o îmbunătăţire continuă. Figura 16 de mai jos prezintă un exemplu de interacţiune între politica de mediu, analiza de mediu, obiective şi măsuri.

Figura 16:

Interacţiunea dintre analiza de mediu, politica de mediu, obiectivele şi ţintele de mediu, măsurile planificate şi programul de mediu (sursa: Ghid privind sistemul de management de mediu EMAS pentru practica operaţională, Camera de Industrie şi Comerţ din Bavaria)

În cazul în care sectorul respectiv are la dispoziţie părţi relevante din documentele de referinţă sectoriale menţionate la articolul 46 din Regulamentul EMAS, organizaţiile ar trebui să le utilizeze. Acestea ar trebui folosite pentru stabilirea şi revizuirea ţintelor şi obiectivelor de mediu ale organizaţiei, în conformitate cu aspectele de mediu relevante identificate în analiza de mediu. Totuşi, nu este obligatoriu să se atingă parametrii de excelenţă identificaţi, deoarece EMAS lasă la latitudinea organizaţiilor sarcina de a evalua fezabilitatea acestora şi modul de punere în aplicare a celor mai bune practici în ceea ce priveşte costurile şi beneficiile.

Programul de mediu prevede responsabilităţi, un calendar realist şi resursele necesare pentru atingerea obiectivelor. Acesta este un instrument menit să ajute organizaţia să planifice şi să realizeze îmbunătăţiri de la o zi la alta. Programul ar trebui să fie actualizat în permanenţă şi să fie suficient de detaliat, astfel încât să ofere o imagine de ansamblu a progreselor înregistrate în direcţia atingerii obiectivelor. Rezultatele analizei de mediu interne servesc drept bază pentru stabilirea obiectivelor şi a ţintelor şi pentru asigurarea îmbunătăţirii continue.

Mai întâi, se stabilesc obiective generale de mediu, cum ar fi "reducerea emisiilor nocive pentru climă" sau "îmbunătăţirea eficienţei energetice". Resursele financiare, tehnice sau umane necesare pentru punerea în aplicare nu reprezintă obiective de mediu, ci doar servesc la realizarea acestora. Obiectivele de mediu se specifică apoi în detaliu şi li se atribuie un termen-ţintă, de exemplu "Reducerea cu 20 % a emisiilor de CO2 din producţie în termen de 3 ani de la data X" sau "Reducerea cu 10 % a consumului de combustibil al flotei de vehicule până la data Y". Ţintele ar trebui specificate cât mai clar posibil.

Ţintele ar trebui să fie SMART.

V Specifice - fiecare ţintă ar trebui să abordeze un singur aspect.

V Măsurabile - fiecare ţintă ar trebui să fie exprimată cantitativ.

V Abordabile - ţintele trebuie să poată fi îndeplinite.

V Realiste - ţintele ar trebui să fie exigente şi să favorizeze o îmbunătăţire continuă, dar să nu fie excesiv de ambiţioase. Odată ce au fost îndeplinite, ele pot fi revizuite ori de câte ori este necesar;

V Încadrate în Timp - ar trebui să existe un termen pentru atingerea fiecărei ţinte.

Ţintele ar trebui stabilite pe baza aspectelor de mediu semnificative ale organizaţiei şi pe baza obligaţiilor de conformare aferente, ţinând seama de riscurile şi oportunităţile identificate în analiza de mediu. Aceste aspecte de mediu ar trebui tratate cu prioritate.

Următorul pas constă în elaborarea măsurilor concrete care sunt necesare pentru atingerea ţintelor. Măsurile nu trebuie confundate cu ţintele de mediu.

Tabelul 4:

Exemple de interacţiuni între obiectivele, ţintele şi măsurile de mediu

Obiectiv de mediu (obiectiv general)	Ţintă (ţintă individuală)	Măsură
Reducerea la minimum a generării de deşeuri periculoase	Reducerea cu 20 % a utilizării de solvenţi organici în cadrul procesului în termen de 3 ani	Reutilizarea solvenţilor cât mai mult posibil Reciclarea solvenţilor organici
Reducerea emisiilor nocive pentru climă	Reducerea cu 20 % a emisiilor de CO2 din producţie în termen de 3 ani de la momentul de referinţă X	Transformarea preîncălzirii cu gaz a pieselor turnate astfel încât să se utilizeze căldura reziduală din alte zone de producţie
Îmbunătăţirea eficienţei energetice	Reducerea cu 10 % a combustibilului folosit pentru flota de vehicule până la termenul Y	Înlocuirea unui vehicul cu motor cu ardere internă din flotă cu un vehicul alimentat electric şi utilizarea de energie electrică verde

Dacă este necesar, ar trebui să se precizeze persoana sau echipa responsabilă cu punerea în aplicare a fiecărei măsuri, precum şi momentul şi modul în care aceasta va fi finanţată. În acest mod se determină mai uşor prioritatea tuturor măsurilor potenţiale de îmbunătăţire, estimându-se efortul necesar (investiţii, costuri cu personalul) raportat la economii. Măsurile cu prioritate ridicată ar trebui să fie primele incluse în programul de mediu (⁴⁵).

(⁴⁵) A se vedea Etapa 11 din Ghidul privind EMAS "Easy", https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/emas-resources/emas-tools_en.

Sarcinile şi responsabilităţile cuprinse în programul de mediu şi autorităţile responsabile sunt documentate şi, de asemenea, comunicate pe plan intern. Toţi angajaţii ar trebui să fie informaţi cu privire la măsurile planificate şi să primească periodic informaţii actualizate despre progresele înregistrate.

Ulterior, programul de mediu se integrează în declaraţia de mediu - adesea sub formă de tabel - şi se publică. În cazul în care numele persoanelor sau costurile nu trebuie publicate, se poate pune la dispoziţie o versiune cu mai puţin conţinut. Verificatorul de mediu va vedea însă şi programul de mediu detaliat.

Este important ca obiectivele definite să fie corelate în mod consecvent cu celelalte elemente, cum ar fi indicatorii, angajamentele obligatorii, oportunităţile/riscurile şi părţile interesate.

În cazul unor modificări semnificative, programul de mediu se ajustează.

Etapa 4: Instituirea şi punerea în aplicare a unui sistem de management de mediu - articolul 4 alineatul (1) litera (b), anexa II la Regulamentul EMAS

Sistemul de management de mediu (⁴⁶) este acea parte a sistemului de management general care include structura organizaţională, activităţile de planificare, responsabilităţile, procedurile, procesele şi mijloacele de stabilire, punere în aplicare, realizare, revizuire şi continuare a politicii de mediu şi a managementului aspectelor de mediu.

(⁴⁶) Definiţia managementului de mediu derivă din Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A32009R1221.

În timpul analizei de mediu (etapa 1), în special în cadrul analizei mediului şi al identificării aspectelor de mediu semnificative, s-au creat deja o bază de date şi o reţea între angajaţi şi conducere - două pietre de temelie ale unui management de mediu de succes. Acum, trebuie instituit un sistem de management funcţional, cu structuri şi procese specifice, având ca scop integrarea managementului de mediu în procesele operaţionale relevante. Cerinţele sunt descrise în anexa II la Regulamentul EMAS. Organizaţiile care deţin ISO 14001 ar trebui să se conformeze deja părţii A din anexa II la Regulamentul EMAS, care face parte, de asemenea, din ISO 14001.

4.1. Stabilirea resurselor, a sarcinilor, a responsabilităţii şi a autorităţii - punctele A.5.1., A.5.3 şi A.7.1. din anexa II la Regulamentul EMAS

Regulamentul EMAS prevede obligaţia conducerii organizaţiei de a da dovadă de spirit de iniţiativă şi de angajament în ceea ce priveşte sistemul de management de mediu. Prin urmare, este nevoie de o cooperare activă şi de sprijin din partea diferitelor niveluri de conducere ale organizaţiei. Aceasta este singura modalitate de a asigura disponibilitatea resurselor financiare, umane şi tehnice necesare. Cerinţele EMAS trebuie integrate în procesele operaţionale şi în obiectivele de mediu legate de direcţia strategică pe care o urmăreşte organizaţia.

Resursele, rolurile, sarcinile, responsabilităţile şi autoritatea trebuie stabilite, documentate şi comunicate. Se descriu toate sarcinile relevante îndeplinite de toţi cei implicaţi în managementul de mediu. Acest lucru se poate realiza prin organigrame, prin descrierea postului sau a locului de muncă, prin atribuirea de sarcini specifice etc.

Definirea sarcinilor, a responsabilităţilor şi a autorităţilor este deosebit de relevantă pentru următoarele posturi:

V gestionarea corporativă şi organizaţională;

V conducerea întreprinderii sau a amplasamentului;

V gestionarea la nivel de divizie şi de departament;

V reprezentanţii managementului de mediu;

V echipa EMAS şi auditorii interni sau verificatorii de mediu;

V angajaţii care au o influenţă asupra managementului de mediu în domenii precum producţia, gestionarea instalaţiilor, dezvoltarea produselor, achiziţiile, managementul calităţii, securitatea în muncă, tehnologia informaţiei şi monitorizarea;

V furnizorii externi, prestatorii de servicii şi partenerii de afaceri.

Conducerea organizaţiei trebuie să desemneze un reprezentant al conducerii, şi anume o persoană responsabilă în ultimă instanţă pentru sistemul de management de mediu. Rolul său, în calitate de reprezentant al conducerii, este de a se asigura că toate cerinţele sistemului de management de mediu sunt prezente, funcţionale şi actualizate, precum şi de a menţine informată echipa de conducere generală cu privire la modul în care funcţionează sistemul. Reprezentantul ar trebui să raporteze cu privire la punctele forte şi punctele slabe ale sistemului, precum şi cu privire la eventualele îmbunătăţiri necesare şi ar trebui să aibă calificări şi experienţă în domeniul aspectelor de mediu, al cerinţelor legale de mediu şi al managementului de mediu. Ar trebui să fie capabil să coordoneze şi să conducă grupuri de lucru. În măsura în care este posibil şi, de asemenea, în funcţie de dimensiunea organizaţiei, aceste competenţe ar trebui să fie disponibile "în intern".

4.2. Instituirea unei proceduri de stabilire a obligaţiilor de conformare şi de evaluare a conformării - punctele A.6.1.3, B.4 şi A.9.1.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

Conformarea este o cerinţă esenţială în Regulamentul EMAS. Termenul "obligaţii de conformare" se poate referi la:

cerinţele de mediu aplicabile unei organizaţii în baza legislaţiei naţionale, regionale, locale sau a UE, împreună cu acordurile specifice, cum ar fi autorizaţiile de mediu;

cerinţele de mediu care derivă din alte surse, cum ar fi angajamentele voluntare şi acordurile comerciale, precum şi nevoile şi aşteptările părţilor interesate pe care organizaţia a decis să le respecte.

O organizaţie care nu îşi îndeplineşte obligaţiile de conformare nu poate fi înregistrată în EMAS. EMAS prevede că organizaţiile trebuie să instituie procese pentru:

V stabilirea şi actualizarea permanentă a cerinţelor legale şi a altor cerinţe;

V efectuarea de evaluări ale conformării şi păstrarea documentaţiei relevante.

Aceste procese sunt strâns interconectate, deoarece evaluările conformării nu îşi pot îndeplini scopul fără o bună înţelegere a obligaţiilor de conformare. Procesul de stabilire a obligaţiilor de conformare trebuie să asigure faptul că informaţiile privind obligaţiile de conformare sunt documentate, complete, actualizate, uşor de înţeles şi puse la dispoziţia membrilor relevanţi ai personalului.

Trebuie incluse următoarele elemente:

V stabilirea responsabilităţilor şi a autorităţilor;

V asigurarea resurselor;

V determinarea frecvenţei de acţiune şi a fluxului de informaţii.

Evaluarea conformării abordează toate obligaţiile de conformare stabilite, ţinând seama de condiţiile specifice ale organizaţiei. Tabelul 5 de mai jos prezintă un exemplu în acest sens.

Nu este întotdeauna uşor să se evalueze dacă organizaţiile respectă în întregime legislaţia de mediu relevantă. Sunt utile în acest scop bazele de date juridice cu acces liber, serviciile plătite care oferă informaţii cu privire la modificările juridice sau cooperarea cu prestatori de servicii externi.

Există soluţii informatice speciale care pot fi adaptate la nevoile organizaţiei, care să permită mereu o imagine de ansamblu a evoluţiilor relevante în ceea ce priveşte cerinţele juridice. Unele dintre aceste soluţii oferă un conţinut mai avansat care poate fi utilizat pentru a identifica, delega şi controla sarcinile asociate, pe lângă simplul management al reglementării.

Tabelul 5:

Exemplu de analiză a asigurării respectării legislaţiei

Legislaţie de mediu aplicabilă	Cerinţe specifice pentru organizaţie	Grad de conformare/dovezi	Acţiuni necesare
Legea privind deşeurile (lege naţională)	Este necesară o autorizaţie pentru depozitarea deşeurilor	Neconformare Autorizaţia a expirat	Solicitarea unei noi autorizaţii Punerea în aplicare a unei proceduri care să asigure solicitarea autorizaţiilor în timp util, înainte să expire
Legea privind deşeurile (lege naţională)	Trebuie realizată separarea a cel puţin 50 % din deşeuri	Conformare Gradul de separare a deşeurilor ajunge la 60 % din deşeuri	Nu este cazul
Legea privind emisiile în atmosferă (lege naţională)	Limite ale emisiilor (NOx, SOx, particule etc.)	Conformare Rezultatele măsurătorilor se situează sub limite	Nu este cazul
Legea privind emisiile în atmosferă (lege naţională)	Autorizarea cazanelor	Conformare Autorizaţie valabilă până la 31.12.2023	Nu este cazul
Legea privind protecţia împotriva zgomotului (lege naţională)	Limitarea zgomotului la graniţa de nord (zonă locuită): 55 dB pe timp de zi 45 dB pe timp de noapte	Conformare Rezultatele măsurătorilor se situează sub limita admisă	Nu este cazul
Legea privind apa (lege naţională)	Autorizaţie de captare a apelor subterane	Conformare Autorizaţie valabilă încă 3 ani	Nu este cazul
Legea privind emisiile de gaze cu efect de seră (Regulament al UE)	Limite alocate pentru gazele cu efect de seră	Conformare Emisiile anuale se situează sub limită	Oportunitate: este posibilă vânzarea unor drepturi de emisie
Legea privind gazele fluorurate (Regulament al UE)	Prevenirea evacuării gazelor fluorurate în atmosferă	Neconformare Testul privind etanşeitatea a fost ratat	Trebuie pus în aplicare un calendar al testelor privind etanşeitatea
Legea privind răspunderea producătorilor (lege naţională)	Reciclarea deşeurilor de ambalaje din hârtie trebuie să se realizeze pentru cel puţin 85 % din ambalajele introduse pe piaţă.	Conformare În 2022 s-a ajuns la un grad de reciclare de 86 % a ambalajelor din hârtie introduse pe piaţă	Nu este cazul

Pe lângă cerinţele legale, organizaţiile pot avea în vedere şi alte cerinţe de mediu.

În tabelul 6 de mai jos se prezintă câteva exemple.

Tabelul 6:

Exemplu de evaluare a conformării cu alte cerinţe de mediu

Cerinţe aplicabile	Cerinţe specifice	Grad de conformare/dovezi	Acţiuni necesare
Angajament semnat de întreprindere privind îmbunătăţirea calităţii aerului în zona urbană	Înlocuirea cărbunelui folosit drept combustibil cu gaz natural până la sfârşitul anului 2023	Neconformare Sarcina nu a fost finalizată, dar a fost întocmită documentaţia tehnică şi a fost asigurată finanţarea	Informarea părţilor interesate cu privire la întârziere Respectarea în continuare a planului
Contract cu contractantul pentru deşeuri (reciclator)	Deşeuri de lemn - conţinut maxim admisibil de elemente nelemnoase 5 kg/Mg	Conformare - Nu există reclamaţii din partea contractantului	- Îmbunătăţirea tratării deşeurilor până la o separare de 100 %
	Hârtie/carton - umiditate maximă 15 %	Conformare Nu există reclamaţii din partea contractantului	- Nu este cazul
	Materiale plastice - deşeurile de poliuretan separate de alte materiale plastice	Conformare - Nu există reclamaţii din partea contractantului	- Nu este cazul
Program de mediu stabilit de organizaţie ca răspuns la plângerile din partea vecinilor cu privire la zgomot şi la impactul vizual	Interzicerea transportului greu (cu camioane) pe timp de noapte (22:00-06:00)	Neconformare Ca urmare a creşterii temporare a cererii pe piaţă, au fost autorizate transporturi grele atunci când a fost necesar	- Adresarea de întrebări vecinilor cu privire la acceptarea zgomotului - Căutarea unor măsuri compensatorii
	Plantarea de arbori pentru a forma o barieră verde la limita de nord a amplasamentului	Conformare Plantarea arborilor a fost finalizată	Asigurarea unei întreţineri adecvate

Frecvenţa evaluărilor privind conformarea trebuie să permită organizaţiei să îşi actualizeze periodic evaluarea privind asigurarea respectării legislaţiei şi cu alte cerinţe de mediu, inclusiv cu cele pe care organizaţia s-a angajat în mod voluntar să le îndeplinească.

4.3 Implicarea, competenţa, formarea şi sensibilizarea angajaţilor - punctele A.7.2 şi B.6 din anexa II la Regulamentul EMAS

Implicarea activă a angajaţilor stă la baza unui sistem de management de mediu de succes. Punerea în aplicare va funcţiona pe termen lung numai dacă sistemul şi măsurile aferente vor fi concepute, înţelese şi acceptate în comun de către membrii personalului. Din acest motiv, este util să se introducă un sistem de participare a angajaţilor de la bun început şi la toate nivelurile, în care să fie implicaţi şi reprezentanţii lucrătorilor. Progresele înregistrate în punerea în aplicare a EMAS ar trebui evidenţiate ca reuşite comune.

Este important să beneficieze de formare toate persoanele din cadrul organizaţiei care desfăşoară activităţi cu impact semnificativ asupra mediului. În acest scop, trebuie ca nevoile în materie de competenţe şi formare să fie mai întâi identificate, iar apoi abordate în consecinţă. Măsurile întreprinse ar trebui să fie documentate. Formarea şi învăţarea continuă sunt deosebit de recomandate sau chiar necesare în cazul unor modificări ale proceselor interne, al monitorizării accidentelor sau incidentelor, al modificării cerinţelor legale sau în cazul angajării de persoane noi.

Organizaţia trebuie să elaboreze, să pună în aplicare şi să menţină o procedură prin care să identifice nevoile de formare şi să ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că personalul implicat în sistemul de management de mediu are cunoştinţe corespunzătoare în ceea ce priveşte:

V politica de mediu a organizaţiei;

V cerinţele juridice şi alte cerinţe de mediu aplicabile organizaţiei;

V obiectivele şi ţintele stabilite pentru organizaţie în ansamblu şi pentru domeniul de lucru specific al acesteia;

V aspectele de mediu, impactul asupra mediului şi metodologia de monitorizare a acestora;

V propriile roluri şi responsabilităţi în cadrul sistemului de management de mediu.

Persoanele care lucrează pentru organizaţie sau în nume propriu ar trebui să fie informate cu privire la rolul lor în cadrul EMAS şi la avantajele pentru mediu ale sistemului. Aceste persoane ar trebui să beneficieze de formare în domeniul sensibilizării cu privire la aspectele legate de mediu şi la sistemul de management de mediu al organizaţiei sau cel puţin să aibă acces la o astfel de formare.

Figura 17:

Diagrama cursurilor de formare din cadrul sistemului de management de mediu

În unele proiecte de grupuri EMAS derulate în Germania, "cartea de identitate ecologică" personalizată, pusă la dispoziţie în setul de instrumente EMAS Easy, s-a dovedit utilă în practică în numeroase întreprinderi, majoritatea de dimensiuni mai mici. În acest mod s-a obţinut un nivel ridicat de angajament şi de sensibilizare a fiecărui angajat în parte cu privire la EMAS.

Angajaţii, furnizorii, contractanţii etc. ai organizaţiei ar trebui să se familiarizeze cu aspectele de mediu semnificative şi cu impactul pe care îl au asupra mediului activităţile pe care le desfăşoară, precum şi cu modul în care pot contribui la îmbunătăţirea acestora prin performanţa personală. Acest lucru presupune comunicarea clară a rolurilor şi s responsabilităţilor fiecărei persoane, precum şi a consecinţelor abaterii de la procesele stabilite.

Angajaţii implicaţi activ reprezintă o forţă care impulsionează realizarea cu succes a unor îmbunătăţiri continue în materie de mediu şi care contribuie la reuşita integrării sistemului EMAS în organizaţie. De aceea, angajaţii ar trebui să fie motivaţi, în special de către conducerea organizaţiei, să participe şi să contribuie în mod activ - de exemplu, prin campanii de comunicare sau sondaje sau prin integrarea regulată a aspectelor legate de mediu în agenda conducerii şi a personalului. În acest context, este important ca atât conducerea organizaţiei, cât şi angajaţii să îşi ofere reciproc feedback continuu cu privire la aşteptările şi nevoile lor sau cu privire la critici şi aprecieri.

Participarea angajaţilor la EMAS se poate întemeia, de exemplu, pe un sistem de sugestii ale angajaţilor, pe programe de stimulente, pe activităţi de grup legate de proiect, pe comitete de mediu sau pe echipa EMAS desemnată permanent. Este logic, în principiu, ca angajaţii să fie implicaţi activ în toate etapele.

De exemplu, aceştia pot fi implicaţi în următoarele activităţi (⁴⁷):

(⁴⁷) Cerinţele complete privind implicarea angajaţilor în EMAS se găsesc în anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei.

V identificarea şi evaluarea aspectelor de mediu;

V elaborarea şi revizuirea procedurilor şi/sau a instrucţiunilor;

V propunerea unor obiective şi ţinte de mediu;

V participarea la un audit intern de mediu;

V elaborarea sau actualizarea declaraţiei de mediu EMAS.

Comisia a înfiinţat rolul de ambasador EMAS, îndeplinit inclusiv de un membru al conducerii, care comunică personalului scurte mesaje personale în care evidenţiază modalităţile prin care îşi reduce propriul impact asupra mediului. Sensibilizarea personalului este amplificată prin intermediul unei reţele de corespondenţi EMAS din cadrul tuturor serviciilor, care participă la campanii de sensibilizare organizate la nivel central şi care servesc drept punct focal pentru informaţii cu privire la mediu şi pentru acţiuni voluntare la nivelul serviciilor. Implicarea personalului este, de asemenea, o dimensiune esenţială a Comunicării Comisiei privind ecologizarea (https://commission.europa.eu/about-european-commission/organisational-structure/people-first-modernising-european-commission/people-first-greening-european-commission_ro), în care prezintă modalităţile prin care îşi propune să atingă obiectivul principal de a realiza neutralitatea climatică în operaţiunile sale curente până în 2030.

Un sondaj cuprinzător în rândul angajaţilor este un instrument foarte util în faza iniţială de introducere a EMAS. S-a dovedit adesea că prin sondaje se poate obţine feedback util privind reducerea impactului asupra mediului, ceea ce poate deveni parte a sistemului de management de mediu şi a identităţii corporative.

4.4. Stabilirea unei proceduri de comunicare internă şi externă - punctul A.7.4 din anexa II la Regulamentul EMAS

Deschiderea, transparenţa şi furnizarea de informaţii despre mediu sunt caracteristici esenţiale ale EMAS, care îl diferenţiază de alte sisteme de management de mediu existente. Acesta este motivul pentru care trebuie instituită, monitorizată şi, după caz, corectată o procedură de comunicare internă şi externă. Trebuie incluse obligaţiile aplicabile şi trebuie precizate canalele de comunicare, intervalele de timp şi temele abordate.

Este esenţial să existe o bună comunicare internă şi externă dinspre angajaţi înspre conducere (ascendentă) şi invers (descendentă). Se pot folosi în acest scop canale precum intranetul, broşuri, publicaţii interne, buletine informative, sistemul de sugestii utilizat de întreprindere, şedinţe şi panouri de afişaj.

Organizaţia recunoaşte necesitatea şi valoarea comunicării cu părţile interesate. Din acest motiv, organizaţiile EMAS se angajează să iniţieze un dialog cu publicul şi să informeze părţile interesate cu privire la impactul pe care activităţile, produsele şi serviciile lor îl au asupra mediului. Publicarea şi difuzarea declaraţiei de mediu EMAS face parte din acest demers. Alte exemple de modalităţi de comunicare externă sunt internetul, site-ul web, mijloacele de comunicare socială, zilele de campanie, comunicatele de presă, broşurile şi utilizarea siglei EMAS acolo unde este permis şi posibil (⁴⁸).Este important să se ia în serios întrebările şi plângerile venite din exterior, cărora să li se răspundă prin crearea unor proceduri stabile de tratare a plângerilor. Mai ales în sectorul mijloacelor de comunicare socială, care evoluează rapid, este esenţial să se acţioneze rapid, cu competenţă şi profesionalism, pentru a proteja imaginea organizaţiei.

(⁴⁸) A se vedea articolul 10 şi anexa V la Regulamentul EMAS.

4.5. Documentaţia şi controlul documentelor - punctul A.7.5 din anexa II la Regulamentul EMAS

O documentaţie corespunzătoare serveşte la asigurarea bunei funcţionări a managementului de mediu în operaţiunile zilnice şi în fluxul intern de informaţii. De asemenea, ea este supusă auditului efectuat de verificatorul de mediu. Pe de o parte, documentaţia îndeplineşte cerinţele Regulamentului EMAS. Pe de altă parte, acesta răspunde nevoilor şi condiţiilor organizaţiei în ceea ce priveşte monitorizarea fiabilă a proceselor operaţionale şi asigurarea continuităţii în activitate.

Organizaţia trebuie să păstreze suficiente informaţii documentate încât să confere încrederea că procesele au fost efectuate conform planului (⁴⁹).

(⁴⁹) Punctul 8.1 din anexa II la Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei.

V Documentaţia privind sistemul de management de mediu ar trebui să acopere:

V domeniul de aplicare al sistemului de management de mediu;

V analiza de mediu;

V rezultatele analizei efectuate de conducere;

V obligaţiile legale;

V aspectele de mediu semnificative şi impactul aferent;

V oportunităţile şi riscurile;

V politica de mediu;

V obiectivele, ţintele (obiective specifice) şi măsurile de mediu;

V competenţele şi responsabilităţile;

V comunicarea;

V cursurile de formare;

V monitorizarea proceselor sau a activităţilor relevante (pentru mediu), în special a funcţiilor, a responsabilităţilor şi a autorităţilor necesare pentru sistemul de management de mediu, a procedurii de control secvenţial, a proceselor operaţionale şi a instrucţiunilor de lucru;

V pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi răspunsul în cazul producerii acestora;

V monitorizarea, măsurarea, analiza şi evaluarea;

V cazurile de neconformitate şi măsurile corective;

V auditurile interne;

V alte acţiuni pe care organizaţia le-a considerat necesare pentru a asigura eficacitatea sistemului de management de mediu.

Documentele se folosesc pentru reglementarea proceselor. Ele au rolul unor instrucţiuni şi, prin urmare, trebuie tratate, eliberate şi gestionate în conformitate cu anumite proceduri.

Înregistrările se folosesc pentru păstrarea dovezilor. Acestea sunt colecţii de date relevante pentru aspectele de mediu, jurnale (de exploatare), rapoarte de mediu etc. Ele constituie o documentaţie trasabilă pentru activităţile relevante şi furnizează date care ajută la îmbunătăţirea continuă a întreprinderii.

Organizaţia ar trebui să creeze, să menţină şi să monitorizeze informaţiile documentate într-un mod suficient pentru a asigura un sistem de management de mediu potrivit, adecvat şi eficace.

Ar trebui să se acorde o atenţie deosebită păstrării înregistrărilor.

Pentru documentarea sistemului de management de mediu se poate utiliza o mare varietate de informaţii. Prin urmare, este important să se stabilească o metodă clară de etichetare (de exemplu, titlul, data, autorul sau numărul de referinţă) şi un format corespunzător (de exemplu, în ceea ce priveşte limba, versiunea software-ului, graficele, suportul electronic sau pe hârtie) şi să se asigure prezentarea conţinutului într-un mod actualizat şi uşor de utilizat şi într-o formă care poate fi revizuită.

Pentru a asigura disponibilitatea documentelor atunci când este necesar şi protejarea lor împotriva utilizării abuzive şi a pierderii, trebuie să se cunoască răspunsurile la întrebările de mai jos.

V Cine sunt destinatarii? Ce drepturi de acces ar trebui să aibă aceştia (citire, modificare)?

V Care ar fi un loc de depozitare adecvat?

V Cum se utilizează documentul?

V Cum este securizată stocarea pe termen lung (de exemplu, copii de rezervă periodice)?

V Cum sunt identificate actualizările şi modificările?

V Cum se gestionează arhivarea după ce documentele au expirat/şi-au pierdut valabilitatea?

V Ar trebui documentate procedurile care descriu CUM, CÂND şi DE CĂTRE CINE sunt gestionate documentele.

Ar trebui tratată cu atenţie şi chestiunea gestionării documentelor externe şi a distribuirii acestora. Documentele respective cuprind legislaţia şi standardele, informaţiile din partea autorităţilor şi a administraţiilor publice locale, manualele de utilizare a echipamentelor, colecţiile de fişe privind protecţia sănătăţii şi a securităţii şi specificaţiile pentru clienţi.

Ca exemple de înregistrări, menţionăm documentele care conţin sau descriu:

- consumul de electricitate, de apă şi de materii prime

- deşeuri produse (deşeuri periculoase şi nepericuloase)

- emisiile de gaze cu efect de seră

- incidentele, accidentele şi reclamaţiile

- cerinţele juridice

- rapoartele privind auditurile de mediu şi evaluările efectuate de conducere

- rapoartele de inspecţie

- aspectele de mediu semnificative

- cazurile de neconformitate, măsurile corective şi preventive

- comunicarea şi formarea

- propunerile venite din partea personalului

- seminarele şi sesiunile din cadrul atelierelor.

Procedura de gestionare a documentelor trebuie să urmeze fluxul indicat în figura 18 de mai jos.

Figura 18:

Procedura de gestionare a documentelor în cadrul unui sistem de management de mediu

Sistemul ar trebui să asigure că diferitele versiuni ale documentelor rămân disponibile şi că documentele rămân lizibile şi uşor de identificat.

Exemple de proceduri:

- identificarea şi evaluarea aspectelor semnificative;

- gestionarea asigurării respectării legislaţiei;

- gestionarea aspectelor de mediu semnificative care au fost identificate;

- gestionarea monitorizării şi a măsurătorilor;

- gestionarea pregătirii pentru situaţii de urgenţă;

- gestionarea cazurilor de neconformitate şi a măsurilor preventive şi corective;

- identificarea şi gestionarea competenţelor, a formării profesionale şi a sensibilizării;

- gestionarea comunicării;

- gestionarea documentelor;

- gestionarea registrelor;

- gestionarea auditurilor interne.

Instrucţiunile de lucru prevăd proceduri operaţionale specifice. Acestea ar trebui să explice importanţa activităţii, riscul de mediu care îi este asociat, formarea specifică a personalului responsabil cu desfăşurarea acesteia şi supravegherea corespunzătoare. Instrucţiunile de lucru trebuie să fie clare şi uşor de înţeles, folosind de exemplu imagini, pictograme sau soluţii similare.

Multe organizaţii sintetizează informaţiile scrise necesare pentru EMAS într-un îndreptar de mediu sau un manual de management de mediu accesibil la nivel central. Acesta conţine informaţiile care trebuie documentate pentru toate elementele menţionate la începutul acestui capitol. Se asigură astfel disponibilitatea rapidă şi clară a tuturor documentelor importante, precum şi disponibilitatea tuturor informaţiilor documentate impuse de EMAS. Manualul poate fi integrat în planul anual de management al organizaţiei. Acesta nu trebuie să fie extensiv sau complex. Manualul ar trebui să informeze personalul cu privire la modul în care organizaţia şi-a creat şi structurat sistemul de management de mediu, la relaţia dintre diferitele părţi ale acestuia şi la rolul fiecărei părţi interesate în cadrul sistemului. Un astfel de manual nu este obligatoriu, dar reprezintă o bună practică. Odată cu digitalizarea, sistemele de îndosariere electronică au devenit din ce în ce mai comune.

În conformitate cu articolul 26 din Regulamentul EMAS, organizaţiile mici beneficiază de cerinţe simplificate în ceea ce priveşte documentaţia: ca atare, verificarea sau validarea este adaptată astfel încât organizaţiile mici să nu fie nevoite să îşi documenteze procedurile decât într-o măsură limitată.

Busola bavareză privind EMASpune la dispoziţie materiale de lucru în limba germană pentru a facilita elaborarea unui îndrumar de mediu.

În cazul în care există deja un sistem de documentare, de exemplu pentru managementul calităţii sau al securităţii în muncă, este rezonabil ca documentele EMAS să fie integrate în acesta sau ca acesta să fie optimizat pentru a se evita suprapunerea activităţilor şi a se reduce birocraţia.

4.6. Planificarea operaţională şi controlul operaţional - punctul A.8.1 din anexa II la Regulamentul EMAS

Planificarea operaţională şi controlul operaţional cuprind toate activităţile de investigare, planificare şi punere în aplicare necesare pentru evitarea sau reducerea la minimum a impactului semnificativ asupra mediului sau pentru abordarea riscurilor şi a oportunităţilor. Totodată, în cadrul său se pot regăsi activităţi precum întreţinerea echipamentelor, pornirea şi oprirea acestora, gestionarea contractanţilor prezenţi la amplasament şi serviciile oferite de către furnizori sau vânzători.

Sunt necesare proceduri pentru a aborda riscurile identificate, a stabili ţinte şi a măsura performanţa de mediu (de preferinţă prin intermediul unor indicatori de mediu clari). Procedurile trebuie să definească condiţiile normale. De asemenea, trebuie să se stabilească şi să se descrie situaţiile anormale şi situaţiile de urgenţă. Procedurile de control operaţional ar trebui să fie bine documentate şi să facă obiectul unor audituri interne.

Controale operaţionale pot să îmbrace diferite forme. Cele mai eficace sunt cele care abordează impactul asupra mediului chiar la sursă, de exemplu prin eliminarea produselor sau a operaţiunilor nocive sau prin înlocuirea substanţelor periculoase cu unele mai puţin periculoase. Modalităţile de control tehnic presupun, în general, utilizarea de echipamente sau de tehnologii pentru a controla modul în care se desfăşoară o operaţiune. De exemplu, controlul poate fi realizat prin introducerea automatizării proceselor pentru a îmbunătăţi eficienţa energetică a unei instalaţii sau prin instalarea unor bazine de izolare care previn poluarea apei şi a solului în cazul unui incident. Modalităţile de control administrativ cuprind planuri, norme, proceduri, instrucţiuni, cursuri de formare şi inspecţii care pot fi utilizate pentru a orienta modul în care oamenii lucrează sau îşi desfăşoară activităţile. Un exemplu în acest sens sunt procedurile de lucru pentru exploatarea echipamentelor şi a instalaţiilor, precum şi normele privind achiziţiile publice care respectă mediul sau privind proiectarea ecologică.

Procesul "planifică-efectuează-verifică-acţionează" al sistemului EMAS facilitează de asemenea instituirea unui management durabil al lanţului valoric de aprovizionare şi a unor procese de diligenţă adecvate. În primul rând, întreprinderile ar trebui să aibă o imagine clară a lanţurilor valorice de aprovizionare din care fac parte, dintre care unele sunt complexe şi de nivel mondial. În continuare, ar trebui identificate şi ierarhizate impacturile actuale şi potenţiale asupra mediului. Pe această bază, ar trebui stabilite ţinte şi ar trebui enunţate, puse în aplicare şi revizuite măsuri care să conducă la îmbunătăţirea continuă a lanţului valoric de aprovizionare. Un element central impus de EMAS constă în stabilirea cerinţelor de mediu pentru achiziţii publice şi pentru dezvoltarea produselor şi a serviciilor. Cerinţele de mediu pentru achiziţii publice pot fi convenite de exemplu în cadrul contractelor, prin intermediul unui cod de conduită, şi pot fi verificate prin intermediul auditurilor.

Controalele operaţionale pot fi aplicate individual sau în combinaţie. De exemplu, metodele de control administrativ se pot utiliza pentru a asigura că metodele de control tehnic sunt aplicate în mod consecvent şi funcţionează corespunzător. Numărul şi tipul controalelor operaţionale necesare depind de complexitatea activităţilor organizaţiei şi de aspectele de mediu semnificative.

În cazul în care sunt planificate modificări ale proceselor de lucru, acestea trebuie monitorizate, iar consecinţele trebuie evaluate astfel încât să se poată lua contramăsuri adecvate dacă este necesar.

De asemenea, trebuie să se ţină seama de consecinţele pe care modificările nedorite le au asupra mediului.

În cadrul EMAS sunt gestionate şi aspectele de mediu indirecte ale unei organizaţii, pe lângă aspectele de mediu directe şi impactul asupra amplasamentelor. Analiza de mediu efectuată în timpul evaluării aspectelor de mediu (a se vedea etapa 1, Planificare şi pregătire) arată unde se produce impactul asupra mediului în lanţurile valorice din amonte şi din aval. În continuare, sarcina este de a recunoaşte procesele existente şi de a institui unele noi şi eficace pentru a preveni impactul potenţial asupra mediului şi pentru a reduce la minimum sau a elimina impactul existent asupra mediului. În acest scop, trebuie stabilite cerinţe de mediu în fiecare etapă a ciclului de viaţă al unui produs sau serviciu (de exemplu, pentru procesele de dezvoltare a produselor sau serviciilor, pentru cele de achiziţii publice sau pentru procesele externalizate) şi trebuie ca cerinţele respective să fie consacrate în instrucţiunile procedurale şi de lucru relevante. Cerinţele de mediu esenţiale ar trebui comunicate partenerilor contractuali ai organizaţiei. Dacă este necesar, clienţilor şi altor părţi interesate trebuie să li se furnizeze informaţii de mediu privind transportul şi livrarea, utilizarea, tratarea la sfârşitul ciclului de viaţă şi eliminarea finală a produselor şi serviciilor. Procesele externalizate şi aspectele de mediu, riscurile şi oportunităţile trebuie să fie monitorizate.

4.7. Pregătirea pentru situaţii de urgenţă şi capacitatea de răspuns - punctul A.8.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

Ar trebui identificate posibilele situaţii de urgenţă care ar putea avea un impact asupra mediului. Trebuie instituite procese care să prevină aceste situaţii (în mod ideal) sau să limiteze impactul acestora prin intermediul unui răspuns planificat (a se vedea figura 19). Astfel, impactul negativ asupra mediului (planificat/neplanificat) va fi evitat sau atenuat.

Măsurile de pregătire şi răspuns în situaţii de urgenţă ar trebui revizuite periodic în vederea prevenirii situaţiilor de urgenţă. Procesele şi planurile de urgenţă ar trebui testate periodic, dacă este posibil. Se recomandă documentarea incidentelor sau a situaţiilor de urgenţă, nu numai a celor care au avut loc, ci şi a celor care au fost evitate la limită. Acest lucru contribuie la identificarea şi dezamorsarea în timp util a pericolului potenţial.

Figura 19:

Gestionarea planurilor de urgenţă

Angajaţii şi alte părţi interesate ar trebui să fie informaţi şi instruiţi cu privire la măsurile de pregătire pentru situaţii de urgenţă şi de prevenire a riscurilor. Domeniul pregătirii pentru situaţii de urgenţă reprezintă interfaţa dintre EMAS şi securitatea şi sănătatea în muncă. În acest punct poate fi utilizat know-how-ul experţilor organizaţiei, deoarece accidentele de mediu implică adesea şi riscuri pentru angajaţi. Evaluările riscurilor sau informările privind siguranţa, care reprezintă obligaţii legale pentru organizaţie în orice caz, pot fi extinse cu uşurinţă pentru a include aspecte de mediu. În elaborarea abordării pentru situaţii de urgenţă pot fi implicate şi agenţii externe, cum ar fi autorităţile de mediu, asociaţiile de asigurări de răspundere civilă ale angajatorilor sau departamentul local de pompieri.

4.8. Monitorizarea, măsurarea şi analiza performanţei de mediu - punctul A.9.1 din anexa II la Regulamentul EMAS

Pentru a urmări eficacitatea EMAS, organizaţia ar trebui să îşi monitorizeze şi să îşi măsoare performanţa de mediu, apoi să analizeze şi să evalueze rezultatele, astfel încât următoarele elemente să poată fi ajustate cu regularitate:

V aspectele de mediu semnificative, cum ar fi emisiile în atmosferă, apele uzate, zgomotul, consumul de materii prime şi de energie;

V politica şi programul său de mediu;

V Sensibilizarea angajaţilor cu privire la aspectele de mediu.

V Pentru a-şi îmbunătăţi performanţa de mediu, organizaţia ar trebui să desprindă concluzii valoroase din aceste rezultate.

Trebuie să se ţină seama de cerinţele juridice privind monitorizarea, iar criteriile de monitorizare, cum ar fi frecvenţa inspecţiilor şi metodologia folosită, trebuie să respecte cerinţele respective.

Informaţiile privind aspectele enumerate de mai sus sunt utile pentru a asigura:

V respectarea cerinţelor juridice şi a reglementărilor;

V evaluarea precisă a performanţei de mediu;

V o declaraţie de mediu completă şi transparentă.

În funcţie de nevoile organizaţiei, se pot măsura şi monitoriza şi alţi factori:

V aspectele de mediu semnificative;

V politica şi obiectivele de mediu;

V nivelul de sensibilizare a angajaţilor etc.

Pentru măsurare se pot utiliza numai echipamente de măsurare etalonate sau testate, după caz. Aceste echipamente trebuie verificate periodic şi înlocuite sau întreţinute dacă este necesar, păstrându-se o evidenţă în acest sens.

4.9. Procedura de tratare a cazurilor de neconformitate şi luarea de măsuri corective - punctul A.10.2 din anexa II la Regulamentul EMAS

Prin neconformitate se înţelege orice nerespectare a cerinţelor specificate în Regulamentul EMAS. Acestea cuprind toate cerinţele juridice obligatorii, cerinţele aplicabile autorizaţiilor şi cerinţele obligatorii asumate voluntar. În cazul în care se constată o problemă de neconformitate, organismul competent poate inclusiv să amâne înregistrarea în EMAS.

În pofida unei bune planificări, problemele de neconformitate cauzate de erori umane sau de erori de execuţie nu pot fi întotdeauna prevenite, nici chiar în cazul organizaţiilor înregistrate în EMAS. Este important ca problema să fie abordată şi să se dezvolte o cultură constructivă, care îşi propune recunoaşterea abaterilor şi luarea de măsuri corective. În funcţie de gravitate, înregistrarea EMAS poate fi suspendată până la luarea unor măsuri de remediere sau poate fi chiar radiată.

Cazurile de neconformitate pot fi detectate în cadrul controlului fluxului, al auditului de mediu, al evaluării sistemului de management, al inspecţiilor sau al activităţii zilnice.

Este recomandabil ca organizaţia să elaboreze, să pună în aplicare şi să menţină o procedură de abordare a neconformităţii actuale sau potenţiale cu cerinţele EMAS. Procedura ar putea specifica modalităţi de:

V identificare şi corectare a neconformităţii;

V investigare a cauzei şi a efectelor neconformităţii;

V evaluare a necesităţii de a acţiona pentru a evita reapariţia neconformităţii;

V înregistrare a rezultatelor măsurilor corective luate;

V evaluare a necesităţii unor măsuri de prevenire a neconformităţii;

V pune în aplicare a unor măsuri preventive adecvate pentru a evita neconformitatea respectivă;

V analizare a eficienţei măsurilor corective şi preventive;

V informare a părţilor relevante.

Exemplu de posibilă neconformitate

Deşi organizaţia are o directivă procedurală care prevede obligaţia de a stinge lumina, acest lucru nu se întâmplă, ceea ce duce la un consum inutil de energie. Acesta este un exemplu de neconformitate. Analiza cauzelor principale (neatenţia angajaţilor) şi luarea unei măsuri preventive specifice, cum ar fi instalarea unor senzori de mişcare, contribuie la reducerea la minimum a cazurilor de neconformitate şi determină o îmbunătăţire (prin economisirea de energie).

Alte exemple posibile:

|_| înregistrări necorespunzătoare;

|_| eroare la semnalizarea zonei de depozitare a deşeurilor;

|_| informaţii incomplete privind zonele periculoase sau substanţele periculoase;

|_| proceduri interne la care angajaţii nu au acces;

|_| stingătoare de incendiu utilizate temporar pentru a ţine uşile deschise, apoi lăsate în aceeaşi poziţie în loc să fie returnate la locul de depozitare corespunzător.

În cazuri de neconformitate, organizaţia trebuie:

V să efectueze o analiză a cauzelor principale (⁵⁰);

(⁵⁰) O metodă posibilă de analiză a cauzelor principale ar putea fi "metoda celor cinci De ce? (sau 5 De ce)", o tehnică de interogare iterativă utilizată pentru a explora relaţiile cauză-efect care stau la baza unei anumite probleme.

V să găsească o soluţie la acestea şi, dacă este necesar, să ia măsurile adecvate pentru a le controla şi corecta şi pentru a face faţă consecinţelor acestora, în special cu scopul de a atenua impactul negativ asupra mediului;

V să evalueze necesitatea de a lua măsuri pentru eliminarea cauzei;

V să ia toate măsurile necesare şi să verifice eficacitatea lor;

V dacă este necesar, să modifice sistemul de management de mediu.

Natura neconformităţii şi orice acţiune ulterioară întreprinsă, precum şi rezultatele măsurilor corective luate trebuie înregistrate şi incluse în informaţiile documentate (a se vedea capitolul 4.5 de mai sus).

Reprezentantul de mediu desemnat de conducerea organizaţiei este responsabil de identificarea neconformităţii şi de iniţierea măsurilor corective şi este în mod normal sprijinit de alţi angajaţi responsabili desemnaţi. În plus, orice angajat ar putea face acelaşi lucru. De altfel, angajaţii ar trebui să fie conştienţi de necesitatea de a asigura un timp de răspuns cât mai scurt posibil.

Etapa 5: Auditul intern - articolul 9, anexa III la Regulamentul EMAS

5.1. Instituirea unei proceduri de audit intern de mediu

Auditul intern de mediu este evaluarea sistematică, documentată, periodică şi obiectivă a performanţelor de mediu ale unei organizaţii, a sistemului de management şi a proceselor destinate protecţiei mediului. Nu trebuie confundat cu analiza de mediu iniţială (a se vedea şi capitolul 1.4.).

Organizaţia trebuie să instituie o procedură de audit intern ca parte a sistemului de management. Această procedură trebuie să acopere responsabilităţile şi cerinţele pentru planificarea şi realizarea auditurilor, raportarea rezultatelor şi păstrarea înregistrărilor, precum şi pentru stabilirea criteriilor, a domeniului de aplicare, a frecvenţei şi a metodelor de audit.

Obiectivul auditului de mediu este de a stabili:

V dacă sistemul de management de mediu îndeplineşte cerinţele Regulamentului EMAS;

V dacă acest sistem a fost pus în aplicare şi menţinut în mod corespunzător;

V dacă conducerea organizaţiei primeşte informaţiile de care are nevoie pentru a evalua performanţa de mediu a organizaţiei;

V conformitatea cu politica şi programul organizaţiei, care trebuie să includă respectarea cerinţelor legale şi a altor cerinţe legate de mediu;

V cât de eficace este funcţionarea EMAS.

Auditul intern de mediu diferă de auditul extern prin faptul că este în primul rând un audit intern al sistemului de management de mediu, realizat în scopuri interne, ale cărui rezultate rămân în cadrul organizaţiei. În consecinţă, "deficienţele" identificate nu influenţează în niciun fel situaţia înregistrării EMAS, însă ar trebui utilizate ca stimulent pentru adaptarea şi îmbunătăţirea sistemului. Auditul extern efectuat de verificatorii de mediu are loc în mod normal după întocmirea declaraţiei de mediu. Auditul intern oferă o bază pentru auditul extern.

Organizaţia trebuie să desfăşoare activităţile de mai jos:

V să elaboreze un program de audit;

V să definească domeniul de aplicare al auditului. Acesta va depinde de dimensiunea şi de tipul organizaţiei. Domeniul de aplicare trebuie să precizeze domeniile vizate, activităţile care vor fi auditate, criteriile de mediu care trebuie luate în considerare şi perioada care trebuie acoperită;

V să specifice resurselor necesare pentru realizarea auditului, de exemplu personal bine instruit care să cunoască îndeaproape activitatea organizaţiei, aspectele tehnice, aspectele de mediu şi cerinţele juridice;

V să asigure faptul că toate activităţile organizaţiei se desfăşoară în conformitate cu procedurile definite anterior;

V să identifice eventualele noi probleme şi să pună în aplicare măsuri care să prevină apariţia lor.

Personalul implicat în audit trebuie să încerce să rămână obiectiv şi independent şi să aibă o înţelegere clară a obiectivelor de mediu stabilite, precum şi a rolului specific al fiecărei părţi interesate (directori, cadre de conducere de nivel mediu, angajaţi, auditori de mediu etc.). Adesea, poate fi util să se apeleze la o echipă de auditori care să cuprindă persoane din domenii diferite. Auditul poate fi realizat de personal intern sau de părţi externe, cum ar fi consultanţi, manageri de mediu din alte organizaţii sau auditori de mediu.

Rezultatul auditului de mediu este menit să asigure că toate activităţile organizaţiei se desfăşoară în conformitate cu procedurile stabilite anterior. Posibilele probleme pot fi identificate, la fel ca măsurile corective şi preventive.

5.1.1. Frecvenţa auditurilor

Pentru a obţine o bună imagine de ansamblu asupra aspectelor sale de mediu semnificative, organizaţia trebuie să efectueze audituri interne de mediu la intervale planificate. Ciclul de audit, care vizează toate activităţile organizaţiei, trebuie să se încheie în termen de trei ani (⁵¹). Aceasta înseamnă că toate sectoarele organizaţiei trebuie să fie auditate cel puţin o dată în această perioadă. Organizaţiile mici pot prelungi această perioadă la patru ani (⁵²).

(⁵¹) În conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul EMAS, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20230712

(⁵²) În conformitate cu articolul 7 alineatul (1) din Regulamentul EMAS, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX%3A02009R1221-20230712

Frecvenţa cu care este auditată fiecare activitate specifică variază în funcţie de:

V natura, amploarea şi complexitatea activităţilor în cauză;

V importanţa impactului asupra mediului asociat cu acestea;

V importanţa şi urgenţa problemelor detectate de auditurile precedente;

V istoricul problemelor de mediu.

Activităţile complexe cu un impact mai semnificativ asupra mediului trebuie să fie auditate cu o frecvenţă mai mare.

5.1.2. Activităţi care intră în sfera auditului intern de mediu

Se poate desemna un manager de audit care să organizeze şi să gestioneze auditul de mediu. Pentru a pune în aplicare programul de audit, sarcinile ar trebui distribuite în cadrul echipei de audit. Listele de verificare pot fi utile şi în auditul de mediu. Programul de audit ar trebui comunicat tuturor participanţilor pentru a se asigura buna desfăşurare a procesului.

Auditul cuprinde de obicei inspecţii la faţa locului, interviuri cu angajaţii şi o examinare a documentelor. De exemplu, în cadrul său se pot compara indicatorii de performanţă de mediu cu obiectivele şi măsurile stabilite, se pot examina condiţiile de exploatare şi echipamentele, înregistrările, procedurile scrise şi alte documente relevante. Scopul este de a evalua cât de bine înţelege organizaţia sistemul de management de mediu. O altă sarcină este de a evalua performanţa de mediu a activităţii specifice auditate. În acest mod, se poate stabili mai uşor dacă sunt respectate reglementările şi obligaţiile aplicabile şi dacă sunt îndeplinite obiectivele şi ţintele de mediu formulate în programul de mediu. Acest lucru contribuie la evaluarea punctelor forte şi a punctelor slabe ale sistemului de management. Auditul de mediu trebuie să stabilească, de asemenea, dacă sistemul existent este adecvat pentru a gestiona în mod eficace şi corespunzător responsabilităţile şi performanţa de mediu. Respectarea tuturor acestor criterii se verifică pe bază de eşantion.

Angajaţii ar trebui să trateze această situaţie ca pe o ocazie de a declara în mod deschis unde consideră că este loc de îmbunătăţiri. Obiectivul auditului de mediu este de a identifica eventualele puncte slabe ale sistemului. Împreună cu angajaţii, verificatorii pot să identifice şi să creeze oportunităţi de schimbare şi de îmbunătăţire.

În cazul în care auditul de mediu este efectuat de către angajaţii întreprinderii, se recomandă implicarea angajaţilor din alte departamente sau de la alte amplasamente pentru a se evita "orbirea operaţională" şi a se asigura obiectivitatea necesară.

La final, rezultatele auditului de mediu sunt evaluate, iar concluziile desprinse sunt sintetizate într-un raport. Rezultatele oferă o bază importantă pentru îmbunătăţirea în continuare a sistemului de management de mediu şi a performanţei de mediu.

5.1.3. Raportarea cu privire la concluziile auditului de mediu

Scopul raportului de audit este de a furniza conducerii organizaţiei:

V informaţii scrise privind domeniul de aplicare al auditului;

V informaţii privind măsura în care au fost îndeplinite obiectivele;

V informaţii cu privire la gradul de conformitate a obiectivelor cu politica de mediu a organizaţiei;

V informaţii cu privire la respectarea cerinţelor legale şi a altor cerinţe legate de mediu, precum şi informaţii privind măsurile adoptate pentru a se asigura că respectarea acestora poate fi demonstrată;

V informaţii privind fiabilitatea şi eficacitatea sistemului de monitorizare;

V măsurile corective propuse, după caz.

Raportul trebuie prezentat reprezentantului conducerii responsabil de EMAS, care finalizează măsurile corective în cazul în care au fost identificate neconformităţi (sau nerespectări ale normelor).

5.2. Analiza efectuată de conducere - punctul A.9.3 din anexa II la Regulamentul EMAS

Conducerea organizaţiei ar trebui să revizuiască sistemul de management în mod regulat (cel puţin o dată pe an) pentru a se asigura că acesta este adecvat scopului şi pentru a verifica eficacitatea, pertinenţa şi adecvarea acestuia.

Analiza efectuată de conducere trebuie efectuată în mod regulat, la intervale planificate. Calendarul şi frecvenţa analizelor pot fi stabilite de către organizaţie. Totuşi, analiza efectuată de conducere trebuie finalizată înainte de prima înregistrare şi cu ocazia reînnoirii înregistrării din trei în trei ani (din patru în patru ani în cazul organizaţiilor mici). Analiza trebuie să fie documentată corespunzător. Ea este pregătită şi însoţită de reprezentantul de mediu al conducerii organizaţiei.

Reprezentantul de mediu poate compila următoarele informaţii pentru conducerea organizaţiei:

V situaţia măsurilor stabilite în cadrul analizelor anterioare ale conducerii;

V modificările survenite în aspectele de mediu, analiza contextului, angajamentele obligatorii, riscurile şi oportunităţile;

V gradul de realizare a obiectivelor şi ţintelor de mediu;

V informaţii privind performanţa de mediu a organizaţiei, inclusiv neconformităţile şi măsurile corective, monitorizarea şi măsurarea rezultatelor, respectarea legislaţiei aplicabile şi a altor obligaţii aplicabile, rezultatele auditurilor interne;

V adecvarea resurselor;

V observaţiile relevante din partea părţilor interesate, inclusiv plângerile, şi măsurile de comunicare externă;

V posibilităţile de îmbunătăţire continuă.

Ca urmare a analizei efectuate de conducere, conducerea organizaţiei ar trebui cel puţin:

V să desprindă concluzii privind pertinenţa, adecvarea şi eficacitatea continuă a sistemului de management de mediu;

V să decidă cu privire la posibilităţile de îmbunătăţire continuă;

V să decidă cu privire la orice modificare necesară a sistemului de management de mediu, inclusiv cu privire la resursele necesare;

V să definească măsurile necesare în cazul în care obiectivele de mediu nu sunt îndeplinite;

V să discute modalităţile de îmbunătăţire a integrării sistemului de management de mediu în alte procese operaţionale;

V să identifice eventualele implicaţii pentru direcţia strategică a organizaţiei.

În special, Regulamentul EMAS subliniază importanţa integrării sistemului de management de mediu în strategia organizaţională. În consecinţă, conducerea organizaţiei îşi asumă un rol de lider în managementul de mediu şi determină îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu. Este important să se pună la dispoziţie resurse şi infrastructuri adecvate. În plus, în acest proces ar trebui să fie implicaţi managerii de la toate nivelurile şi din toate sectoarele organizaţiei, care ar trebui să participe încă din etapa de înregistrare şi evaluare a aspectelor de mediu. Acest angajament sporeşte vizibilitatea managementului de mediu şi, de asemenea, ar trebui să crească motivaţia întregului personal de a atinge obiectivele de mediu.

Exemple de întrebări adresate conducerii organizaţiei

Reprezentantul de mediu ar putea fi implicat în procesul de analiză efectuată de management de către conducere şi ar putea fi disponibil pentru a oferi clarificări conducerii organizaţiei cu privire la aspectele de mai jos.

- Ce direcţii de acţiune decurg din rezultatele auditului intern de mediu?

- Au fost atinse obiectivele de mediu stabilite? Dacă nu, de ce?

- Respectăm toate angajamentele obligatorii? Sunt necesare acţiuni legate de angajamente noi?

- Există evoluţii noi în ceea ce priveşte cerinţele legale şi de altă natură referitoare la aspectele de mediu?

- Trebuie să ne actualizăm politica de mediu?

- Cum ne evaluăm performanţa de mediu?

- Sarcinile şi responsabilităţile definite sunt în continuare suficiente şi corespunzătoare?

- Am utilizat resursele în mod corect şi eficient?

- Ce sugestii există pentru posibile îmbunătăţiri?

- Angajaţii participă şi ei?

- Cât de eficace este comunicarea noastră internă şi externă?

- Există plângeri sau observaţii din partea părţilor externe? Ce răspunsuri au primit acestea?

- A fost necesară vreo măsură corectivă? Care a fost rezultatul?

- S-au pus în aplicare măsurile stabilite în urma analizelor anterioare efectuate de management?

- S-au produs schimbări semnificative? Dacă da, s-a adaptat evaluarea de mediu?

Etapa 6: Crearea declaraţiei de mediu

"Declaraţie de mediu" înseamnă informaţiile detaliate furnizate publicului şi altor părţi interesate cu privire la: structura şi activităţile unei organizaţii; politica sa de mediu şi sistemul său de management de mediu; aspectele de mediu specifice acesteia şi impacturile asupra mediului; programul său de mediu, precum şi obiectivele şi ţintele de mediu; performanţa de mediu a organizaţiei şi respectarea obligaţiilor legale aplicabile în materie de mediu.

6.1 Întocmirea declaraţiei de mediu - anexa IV la Regulamentul EMAS

Caracteristica specială a sistemului EMAS este transparenţa datorită raportării publice cu privire la mediu. Aceasta este una dintre caracteristicile aparte ale EMAS, care îl diferenţiază de alte sisteme de management de mediu. Datorită ei, publicul înţelege angajamentul organizaţiei de a lua măsuri de protecţie a mediului care contribuie la îmbunătăţirea performanţei sale de mediu.

Reprezentantul de mediu al conducerii organizaţiei supraveghează pregătirea şi redactarea declaraţiei de mediu. Se recomandă ca membrii conducerii să redacteze un cuvânt înainte în care să sublinieze importanţa protecţiei mediului şi motivele participării la sistemul EMAS.

De exemplu, declaraţia de mediu poate fi publicată pe site-ul organizaţiei pentru ca părţile interesate să fie informate cu privire la acţiunile întreprinse de aceasta pentru a proteja mediul. Pentru mai multe informaţii, citiţi studiul de cazWriting and disseminating the environmental statement(Redactarea şi diseminarea declaraţiei de mediu).

Conţinutul declaraţiei de mediu trebuie verificat de un verificator de mediu autorizat/acreditat şi trebuie făcut public (⁵³).

(⁵³) Studiu de caz, Writing and disseminating the environmental statement (Redactarea şi diseminarea declaraţiei de mediu), https://green-business.ec.europa.eu/publications/emas-case-study-writing-and-disseminating-environmental-statement-sscs_en

De asemenea, ar trebui furnizată o versiune electronică organismelor competente responsabile cu încărcarea acesteia în registrul EMAS al Comisiei Europene (⁵⁴).

(⁵⁴) Registrul EMAS https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/about-emas/statistics-and-graphs-0_en#paragraph_1123

În majoritatea statelor membre, colecţiile de declaraţii de mediu se păstrează, de asemenea, într-un loc central din registrele EMAS naţionale.

6.1.1 Cerinţe minime pentru declaraţia de mediu EMAS - partea B din anexa IV la Regulamentul EMAS

Organizaţia poate decide cu privire la detaliile, structura şi modul de concepere a declaraţiei, cu condiţia ca aceasta să aibă un conţinut clar, fiabil, credibil şi corect.

Conţinutul minim specificat poate fi completat cu oricât de multe informaţii şi cu oricât de multe mesaje şi imagini consideră organizaţia că este adecvat.

Declaraţia de mediu trebuie să fie redactată în limba oficială a ţării în care se află amplasamentul sau organizaţia. Atunci când un amplasament este situat în afara statului membru în care este înregistrată organizaţia, declaraţia de mediu trebuie să fie disponibilă în una dintre limbile oficiale ale ţării respective. Atunci când se publică o declaraţie de mediu globală valabilă pentru mai multe amplasamente şi ţări, aceasta trebuie publicată fie într-o limbă oficială a statului membru în care este înregistrată organizaţia, fie într-o limbă convenită cu organismul competent.

Organizaţia este liberă să includă declaraţia de mediu în raportul său anual sau în alte rapoarte, de exemplu într-un raport privind durabilitatea. Atunci când declaraţia este integrată în astfel de documente de raportare, trebuie să se facă o distincţie clară între informaţiile validate şi cele nevalidate. Declaraţia de mediu trebuie să fie identificată în mod clar (de exemplu, prin utilizarea siglei EMAS), iar documentul trebuie să includă o scurtă explicaţie cu privire la procesul de validare în cadrul EMAS.

La întocmirea declaraţiei de mediu se include cel puţin următorul conţinut:

a) un rezumat al activităţilor, produselor şi serviciilor organizaţiei, relaţia organizaţiei cu o eventuală organizaţie-mamă, după caz, şi o descriere clară şi lipsită de ambiguitate a domeniului de aplicare al înregistrării EMAS, inclusiv o listă a amplasamentelor incluse în această înregistrare.

Se pot utiliza grafice, hărţi, diagrame, fotografii aeriene etc. pentru a ilustra declaraţia de mediu. În plus, ar trebui adăugate codurile NACE care descriu activitatea;

b) politica de mediu a organizaţiei şi o scurtă descriere a structurii sale de guvernanţă care sprijină sistemul de management de mediu al organizaţiei.

Politica de mediu a organizaţiei trebuie să fie inclusă integral în declaraţia de mediu. Se poate realiza o cartografiere clară a descrierii sistemului de management de mediu, a activităţii şi a structurii organizaţionale;

c) o descriere a tuturor aspectelor de mediu semnificative directe şi indirecte care au ca rezultat un impact semnificativ al organizaţiei asupra mediului, o scurtă descriere a abordării utilizate pentru a determina importanţa acestora şi o explicaţie a naturii impacturilor în raport cu aceste aspecte.

Ar trebui să existe o scurtă descriere a procedurii prin care se determină importanţa acestor aspecte. Aspectele de mediu directe şi indirecte ar trebui enumerate separat. Descrierea impactului asupra mediului poate fi ilustrată prin tabele sau diagrame;

d) o descriere a obiectivelor şi a ţintelor de mediu în ceea ce priveşte aspectele de mediu şi impactul semnificativ asupra mediului.

Pe baza programului de mediu, cu obiectivele şi ţintele sale de mediu specifice, se pot utiliza indicatori pentru a evalua progresele înregistrate în direcţia îmbunătăţirii performanţei de mediu în ceea ce priveşte aspectele de mediu esenţiale ale organizaţiei, precum şi pentru a plasa şi explica progresul în contextul măsurilor specifice luate sau planificate în acest scop.

În cazul în care performanţa de mediu a organizaţiei trebuie să fie legată de industria în care îşi desfăşoară activitatea, se poate dovedi util documentul de referinţă sectorial, dacă este disponibil. Ar trebui să se facă trimitere la cele mai bune practici relevante de management de mediu prezentate în documentul de referinţă sectorial, cu scopul de a identifica şi, eventual, a stabili o ordine de prioritate a măsurilor şi acţiunilor de îmbunătăţire (suplimentară) a performanţei de mediu. Organizaţia ar trebui să evalueze relevanţa şi aplicabilitatea celor mai bune practici de management de mediu şi a criteriilor de performanţă pe baza aspectelor de mediu semnificative identificate şi pe baza aspectelor tehnice şi financiare;

e) o descriere a acţiunilor puse în aplicare şi planificate pentru a îmbunătăţi performanţa de mediu, pentru a atinge obiectivele şi ţintele şi pentru a asigura conformitatea cu cerinţele legale în materie de mediu.

În cazul în care sunt disponibile, ar trebui să se facă trimitere la cele mai bune practici de management de mediu relevante prezentate în documentele de referinţă sectoriale menţionate la articolul 46;

f) un rezumat al datelor disponibile privind performanţa de mediu a organizaţiei în ceea ce priveşte aspectele sale semnificative de mediu.

Datele prezentate, care pot include informaţii privind intrările şi ieşirile efective, trebuie:

V să prezinte performanţa de mediu a organizaţiei într-un mod nepărtinitor;

V să fie uşor de înţeles şi lipsite de ambiguitate;

V să permită o comparaţie de la an la an pentru a evalua dacă performanţa de mediu a organizaţiei s-a îmbunătăţit (inclusiv prin prisma progreselor înregistrate în direcţia atingerii obiectivelor); în acest scop, raportul trebuie să acopere cel puţin trei ani de activitate, dacă sunt disponibile date;

V să permită, după caz, o comparaţie între diferite valori de referinţă (criterii de referinţă) sectoriale, naţionale sau regionale şi

V dacă este necesar, să permită o comparaţie cu specificaţiile cuprinse în reglementările legale.

În acest scop, organizaţia defineşte pe scurt domeniul de aplicare al fiecărui indicator, ţinând seama de limitările organizaţionale şi materiale, de adecvarea la scop şi de procedura de calcul.

Măsurate în raport cu obiectivele şi ţintele de mediu ale programului de mediu, datele corespunzătoare ar trebui compilate şi cartografiate pentru principalele aspecte de mediu pe baza indicatorilor principali şi a altor indicatori relevanţi privind performanţa de mediu care sunt deja disponibili. Sunt deosebit de potrivite în acest scop formatele grafice de cartografiere a evoluţiilor de-a lungul timpului.

Nu este întotdeauna posibil ca performanţa de mediu să fie exprimată în cifre. Un rol la fel de important în acest sens îl au factorii non-tehnici, cum ar fi schimbările de comportament, îmbunătăţirea proceselor etc. În cazul în care nu sunt disponibile cifre, organizaţia raportează cu privire la aspectele relevante ale performanţei sale utilizând indicatori calitativi.

La alegerea indicatorilor care urmează să fie utilizaţi pentru raportarea cu privire la performanţa lor de mediu, organizaţiile ar trebui să aibă în vedere indicatorii relevanţi de performanţă de mediu specifici sectorului din documentul de referinţă sectorial, în cazul în care există un astfel de document pentru industria respectivă. În consecinţă, declaraţia de mediu ar trebui să explice şi în ce măsură s-au utilizat criteriile de performanţă relevante privind bunele practici. De asemenea, aceasta trebuie să explice dacă indicatorii principali bazaţi pe documentul de referinţă au fost adaptaţi sau motivul pentru care aceştia nu au fost utilizaţi.

Indicatorii principali se axează pe şase domenii-cheie: eficienţa energetică, emisiile, apa, eficienţa materialelor, deşeurile şi biodiversitatea;

g) o trimitere la principalele dispoziţii juridice pe care organizaţia trebuie să le ia în considerare pentru a asigura conformitatea cu cerinţele legale în materie de mediu şi o declaraţie privind conformitatea juridică.

Participarea la EMAS presupune respectarea legislaţiei. Prin declaraţia de mediu, organizaţia poate să demonstreze modul în care îndeplineşte această obligaţie. Acest lucru se poate realiza, de exemplu, prin utilizarea de tabele şi/sau grafice care compară limitele stabilite în legislaţia relevantă cu valorile măsurate sau calculate de organizaţie.

În declaraţia de mediu nu trebuie prezentate toate reglementările juridice relevante. În acest context, este suficient să se prezinte pe scurt modul de abordare a cerinţei de respectare a legislaţiei şi să se facă trimitere la cele mai importante obligaţii şi reglementări;

h) numele şi numărul de atestare ale verificatorului de mediu şi data validării declaraţiei.

În plus, în conformitate cu articolul 25 alineatul (8), pentru declaraţia de mediu este necesară o confirmare a respectării cerinţelor. Ca alternativă, se poate utiliza şi declaraţia semnată de verificatorul de mediu în conformitate cu anexa VII.

Elementele documentelor de referinţă sectoriale (indicatorii, cele mai bune practici de management de mediu sau criteriile de performanţă) care nu au fost considerate relevante pentru aspectele de mediu semnificative identificate de organizaţie în analiza sa de mediu nu ar trebui să fie identificate sau descrise în declaraţia de mediu.

Organizaţiile pot include în declaraţia de mediu informaţii factuale suplimentare referitoare la activităţile, produsele şi serviciile lor sau la respectarea unor cerinţe specifice.

Declaraţia de mediu poate fi integrată în celelalte documente de raportare ale organizaţiei (de exemplu, în rapoartele de management, privind durabilitatea sau responsabilitatea socială a întreprinderilor). În acest caz, trebuie să se facă o distincţie clară între informaţiile validate şi cele nevalidate. Declaraţia de mediu trebuie să fie identificată în mod clar (de exemplu, prin utilizarea siglei EMAS), iar documentul ar trebui să includă o scurtă explicaţie cu privire la procesul de validare în cadrul EMAS.

6.1.2. Indicatorii de performanţă de mediu principali - secţiunea C din anexa IV la Regulamentul EMAS

Raportarea cu privire la indicatorii de performanţă de mediu principali (denumiţi şi indicatori de performanţă de mediu) este obligatorie pentru toate organizaţiile. Această raportare trebuie să furnizeze date privind contribuţia reală/impactul real. În cazul în care divulgarea informaţiilor poate afecta confidenţialitatea informaţiilor comerciale sau industriale ale organizaţiei, iar confidenţialitatea acestora este prevăzută în legislaţia naţională sau în cea a Uniunii pentru a proteja un interes economic legitim, organizaţiei i se poate oferi posibilitatea să indexeze informaţiile respective în rapoartele sale, de exemplu prin stabilirea unui an de referinţă (cu indicele 100) faţă de care se poate stabili evoluţia contribuţiei/impactului real.

Pe de altă parte, atunci când evaluează relevanţa acestor indicatori în contextul aspectelor de mediu semnificative şi a impacturilor semnificative asupra mediului, o organizaţie poate considera că unul sau mai mulţi indicatori principali nu sunt relevanţi pentru aspectele şi impacturile respective. În acest caz, ea nu este obligată să prezinte informaţii cu privire la indicatorii principali în cauză, dar trebuie să ofere o explicaţie clară şi motivată în acest sens în declaraţia de mediu.

Fiecare indicator principal este compus dintr-un număr A (care indică totalul intrărilor/ieşirilor anuale în domeniul vizat) şi un număr B (care indică o valoare de referinţă pentru activitatea organizaţiei). Numărul R, raportul dintre aceste două numere, produce indicatorii principali (numărul A/numărul B = numărul R, indicator principal). Pentru fiecare domeniu-cheie sunt necesare informaţii privind toate cele trei elemente ale fiecărui indicator.

Indicatorii principali se utilizează pentru a măsura performanţa de mediu în domeniile-cheie de mai jos şi se raportează pentru intrări/ieşiri sub formă de totaluri anuale pentru numărul A, după cum urmează:

V Energie

a) consumul total direct de energie, exprimat ca valoare totală a consumului de energie;

b) consumul total de energie din surse regenerabile, exprimat ca valoare totală a consumului de energie din surse regenerabile;

Indicatorul (b) include procentul de consum anual de energie din surse regenerabile de energie produs efectiv de către organizaţie. Energia achiziţionată de la un furnizor de energie nu este inclusă în acest indicator şi poate fi considerată ca făcând parte din măsurile de "achiziţii publice ecologice".

c) producţia totală de energie din surse regenerabile, exprimată ca valoare totală a producţiei de energie din surse regenerabile.

De preferinţă, energia ar trebui raportată în kWh, MWh, GJ sau în alte unităţi metrice utilizate în mod obişnuit pentru raportarea energiei consumate sau generate.

În cazul în care se consumă sau, în cazul energiei din surse regenerabile, se generează tipuri de energie diferite (de exemplu, energie electrică, căldură, combustibili sau altele), consumul anual sau producţia anuală trebuie să se raporteze separat, după caz.

Producţia totală de energie din surse regenerabile ar trebui raportată numai dacă energia din surse regenerabile produsă de organizaţie depăşeşte în mod semnificativ energia din surse regenerabile totală consumată de aceasta sau dacă energia din surse regenerabile produsă de organizaţie nu a fost consumată de aceasta.

V Emisii

a) emisiile totale anuale de gaze cu efect de seră, cel puţin emisiile de CO2, CH4, N2O, HFC-uri, PFC-uri, NF3 şi SF6, exprimate în tone metrice de CO2 echivalent;

b) emisiile atmosferice totale anuale, cel puţin emisiile de SO2, NOX şi PM, exprimate în kilograme sau tone.

Organizaţia ar trebui să aibă în vedere raportarea emisiilor sale de gaze cu efect de seră în conformitate cu o procedură stabilită, cum ar fi Protocolul privind gazele cu efect de seră.

Notă: Având în vedere impactul diferit al acestor emisii asupra mediului, diversele cifre nu ar trebui pur şi simplu adunate. Abordarea privind cuantificarea emisiilor, în special a emisiilor de gaze cu efect de seră şi a poluanţilor atmosferici, necesită o bază solidă şi recunoscută. În primul rând, organizaţiile trebuie să ţină seama de cerinţele legale existente. Acest lucru este valabil în primul rând pentru organizaţiile ale căror instalaţii intră în domeniul de aplicare al schemei Uniunii Europene de comercializare a certificatelor de emisii sau al Registrului European al Poluanţilor Emişi şi Transferaţi. În alte cazuri, se pot aplica metode europene sau naţionale/regionale comune, de exemplu calculatorul de CO2 al Agenţiei Federale de Mediu din Austria sau al altor organisme naţionale, în cazul în care sunt disponibile.

V Apă

consumul total de apă, exprimat în unităţi de volum cum ar fi litri sau m³.

Este util să se abordeze diferitele tipuri de consum de apă şi să se defalcheze datele privind consumul în funcţie de sursa de apă, de exemplu apă de suprafaţă sau apă subterană.

Alte informaţii utile pot fi datele privind volumul de ape uzate, apele uzate epurate şi reutilizate, epurarea apelor meteorice şi a apelor gri.

V Eficienţa materialelor

Debitul masic al materialelor relevante utilizate, cum ar fi materiile prime, materialele auxiliare, materiile de intrare, produsele semifinite sau altele (cu excepţia surselor de energie şi a apei), exprimat de preferinţă în unităţi de greutate (de exemplu, kilograme sau tone), în volum (de exemplu, m³) sau în alte unităţi metrice utilizate în mod obişnuit în sectorul respectiv.

În cazul în care se utilizează tipuri diferite de materiale, debitul masic anual al acestora trebuie raportat separat în mod corespunzător - de exemplu, defalcat în funcţie de utilizarea fiecăruia. În funcţie de activitatea organizaţiei, este vorba, de exemplu, de materii prime precum metalul, lemnul sau substanţele chimice, dar şi de produse intermediare.

V Deşeuri

a) deşeurile totale generate, defalcate pe tipuri de deşeuri;

b) volumul total al deşeurilor periculoase.

Cantităţile de deşeuri ar trebui exprimate, de preferinţă, în unităţi de greutate (de exemplu, kilograme sau tone), în unităţi de volum (de exemplu, m³) sau în alte unităţi metrice utilizate în mod obişnuit în domeniu.

În conformitate cu Regulamentul EMAS, informaţiile cu privire la deşeuri şi la deşeurile periculoase sunt obligatorii. În practică, s-a dovedit util ca deşeurile generate în fiecare dintre cele două fluxuri să fie defalcate pe tipuri de deşeuri. Ca bază pentru acest lucru, ar trebui utilizate rezultatele evaluării de mediu, inclusiv obligaţiile legale relevante privind informaţiile referitoare la generarea de deşeuri. Se pot furniza informaţii mai detaliate în conformitate cu sistemul naţional de clasificare a deşeurilor care pune în aplicare Directiva-cadru europeană privind deşeurile (⁵⁵) sau Catalogul european al deşeurilor (⁵⁶).

(⁵⁵) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02008L0098-20180705

(⁵⁶) Decizia 2000/532/CE a Comisiei din 3 mai 2000 de înlocuire a Deciziei 94/3/CE de stabilire a unei liste de deşeuri, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?uri=CELEX:02000D0532-20150601

Includerea unor liste lungi de tipuri individuale de deşeuri ar putea fi contraproductivă şi inadecvată pentru comunicare, deoarece ar crea confuzii. Prin urmare, o opţiune adecvată este gruparea informaţiilor în conformitate cu Catalogul european al deşeurilor (⁵⁷). În cazul organizaţiilor cu multe tipuri diferite de deşeuri, s-a dovedit util, în conformitate cu principiul Pareto, să se enumere separat fracţiunile de deşeuri cu cele mai mari cote de volum, iar celelalte să fie reunite într-o singură cifră. Diferitele tipuri de deşeuri, cum ar fi cele de metal, plastic, hârtie, nămol, cenuşă etc., pot fi prezentate apoi în funcţie de greutate sau de volum. Acest lucru ar trebui realizat în special în cazul în care duce la obţinerea anumitor simplificări administrative.

(⁵⁷) Idem.

De asemenea, ar putea fi utile informaţii suplimentare cu privire la cantităţile de deşeuri recuperate, reciclate, utilizate pentru producerea de energie sau trimise la depozitele de deşeuri.

V Utilizarea terenurilor în raport cu biodiversitatea

Biodiversitatea (⁵⁸) este un domeniu complex în cadrul domeniilor-cheie vizate de indicatorii principali (⁵⁹). La pierderea biodiversităţii contribuie şi anumite domenii (schimbările climatice, emisiile/poluarea) deja acoperite de alţi indicatori (de exemplu, consumul de energie şi de apă, emisiile sau deşeurile).

(⁵⁸) Pentru informaţii mai detaliate, a se vedea EMAS and Biodiversity, How to address biodiversity protection through environmental management systems (EMAS şi biodiversitatea. Modalităţi de abordare a protecţiei biodiversităţii prin intermediul sistemelor de management de mediu), https://ec.europa.eu/environment/emas/pdf/other/EMAS_Biodiversity_Guidelines_2016.pdf.

(⁵⁹) Indicatorii de biodiversitate au fost extinşi în revizuirile din 2017 şi 2019 ale Regulamentului EMAS. A se vedea explicaţia modificărilor: P>

O "zonă impermeabilă" este o zonă în care solul iniţial a fost acoperit (de exemplu cu drumuri, clădiri sau parcări), ceea ce îl face să fie impermeabil. Impermeabilitatea poate avea un impact asupra mediului.

O zonă verde sau "zonă de protejare a naturii" este o zonă dedicată în principal conservării sau restaurării naturii. La amplasamentul organizaţiei pot exista zone verzi/aproape naturale, de exemplu acoperişuri, faţade, sisteme de drenare a apei sau alte elemente concepute, adaptate sau gestionate pentru a promova biodiversitatea. Zonele aproape naturale se pot situa şi în afara amplasamentului organizaţiei dacă sunt deţinute sau gestionate de organizaţie şi dacă servesc în principal scopului de promovare a biodiversităţii.

Figura 20:

Exemplu de alocare a suprafeţelor pentru indicatorul principal "Utilizarea terenurilor în raport cu biodiversitatea".

Nu toţi indicatorii de biodiversitate sunt relevanţi pentru toate organizaţiile şi nu toţi pot fi aplicaţi atunci când se abordează pentru prima dată aceste aspecte în cadrul sistemului de management de mediu. Evaluarea de mediu ar trebui să ofere orientări adecvate cu privire la factorii care sunt relevanţi. Organizaţia ar trebui să ia în considerare nu numai impactul local, ci şi impactul direct şi indirect asupra biodiversităţii generat, de exemplu, de extracţia materiilor prime, achiziţii publice, lanţul de aprovizionare, producţie şi produse, transport şi logistică, precum şi de activităţile de marketing şi comunicaţii. În acest domeniu nu există un indicator care să fie la fel de relevant pentru toate organizaţiile.

Valoarea de referinţă anuală pentru activitatea organizaţiei se exprimă prin numărul B şi se determină pe baza următoarelor criterii.

Valoarea de referinţă trebuie:

V să fie uşor de înţeles;

V să reflecte cel mai bine activitatea globală a organizaţiei din fiecare an;

V să ofere o descriere adecvată a performanţei de mediu a organizaţiei, ţinând seama de natura specifică a organizaţiei şi de activităţile acesteia;

V să fie o valoare de referinţă comună pentru sectorul în care îşi desfăşoară activitatea organizaţia, de exemplu:

- producţia anuală totală sau valoarea adăugată brută totală în industriile prelucrătoare;

- numărul total de angajaţi în industriile neprelucrătoare (servicii, administraţie);

- numărul total de cazări peste noapte (în sectorul cazărilor);

- numărul total de locuitori ai unei zone (în cazul unei administraţii publice);

- tonele de deşeuri prelucrate (în cazul organizaţiilor care îşi desfăşoară activitatea în domeniul gestionării deşeurilor);

- energia totală produsă (în cazul organizaţiilor care îşi desfăşoară activitatea în domeniul producţiei de energie);

V să asigure comparabilitatea în timp a datelor prezentate în declaraţia de mediu. Odată stabilită, această valoare de referinţă trebuie utilizată şi în declaraţiile de mediu ulterioare.

Valoarea de referinţă B poate fi determinată chiar de către organizaţie, sub rezerva respectării criteriilor de mai sus. În acest scop sunt necesare o descriere precisă a performanţei de mediu şi menţinerea comparabilităţii pe o perioadă de cel puţin trei ani.

Valoarea de referinţă B nu trebuie să fie neapărat aceeaşi pentru fiecare indicator principal. De exemplu, energia termică este adesea cel mai bine reprezentată în raport cu suprafaţa. În cazul altor indicatori, este mai potrivit raportul cu produsele sau cu numărul de angajaţi.

Toţi indicatorii principali pot fi prezentaţi, de asemenea, utilizând alte valori de referinţă standard din industrie. Utilizarea unor valori de referinţă individualizate asigură o prezentare mai bună a performanţei de mediu, care ţine seama de natura specifică a organizaţiei şi de activităţile acesteia.

O modificare a valorii de referinţă ar trebui explicată în declaraţia de mediu. În cazul unei modificări, organizaţia trebuie să se asigure că datele sunt comparabile pe o perioadă de cel puţin trei ani, prin recalcularea datelor pentru anii anteriori utilizând valoarea de referinţă nou stabilită.

Tabelul 7:

Exemple de utilizare a indicatorilor principali în administraţia publică sau în organizaţii similare

Indicator principal	Consum anual/producţie anuală (A)	Valoarea de referinţă anuală a organizaţiei (B)	Raportul A/B
Energie	Consumul anual de energie în MWh sau GJ	Suprafaţa în m² Numărul de angajaţi	MWh/m²şi/sau kWh/m²
Materiale	Consumul anual de hârtie, în tone	Numărul de angajaţi	Tone/persoană şi/sau număr de foi de hârtie/persoană/zi
Apă	Consumul anual de apă (m³)	Numărul de angajaţi	m³/persoană şi/sau l/persoană
Deşeuri	Volumul anual de deşeuri în tone Volumul anual de deşeuri periculoase în kilograme	Numărul de angajaţi	Tone de deşeuri/persoană şi/sau kg/persoană kg de deşeuri periculoase/persoană
Utilizarea terenurilor în raport cu biodiversitatea	Consumul de teren, în m²de suprafaţă construită (inclusiv zonele impermeabile)	Numărul de angajaţi	m²de suprafaţă construită/persoană şi/sau m²de zonă impermeabilă/persoană
Emisii de GES	Emisii de GES anuale, în tone de CO2e (CO2e = CO2 echivalent)	Numărul de angajaţi (exprimat ca deplasări în interes de serviciu, locuri de muncă, rute către locul de muncă) Suprafaţa în m²	Tone de CO2e/persoană şi/sau kg CO2e/persoană Sau m²

Tabelul 8:

Exemplu de utilizare a indicatorilor principali de performanţă în sectorul producţiei

Indicator principal

Consum anual/producţie anuală (A)

Valoarea de referinţă anuală a organizaţiei (B)

Raportul A/B

Energie

Consumul anual de energie în MWh sau GJ

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*) sau

Producţia fizică anuală totală (tone)

MWh/milion de euro

MWh/tonă de produs

Materiale

Debitul masic anual al diferitelor

materiale utilizate, în tone

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*) sau

Producţia fizică anuală totală

(tone)

Pentru fiecare dintre diferitele materiale utilizate:

Material în tone/milion de euro sau

Material în tone/tonă de produs

Apă

Consumul anual în m³

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*) sau

Producţia fizică anuală totală

(tone)

m³/milion de euro

m³/tonă de produs

Deşeuri

Volumul anual de deşeuri în tone

Volumul anual de deşeuri periculoase în kilograme

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*) sau

Producţia fizică anuală totală

(tone)

Tone de deşeuri/milion de euro

Tone de deşeuri/tonă de produs

Tone de deşeuri periculoase/milion de euro

Tone de deşeuri periculoase/tonă

de produs

Utilizarea terenurilor în raport cu biodiversitatea

Consumul de teren, în m²de suprafaţă construită (inclusiv zonele impermeabile)

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*)

Producţia fizică anuală totală

(tone)

m²de suprafaţă construită şi/sau

m²de zonă impermeabilă/milion de euro

m²de suprafaţă construită şi/sau

m²de zonă impermeabilă/tonă de produs

Emisii de GES

Emisiile anuale de GES în

tone de CO2 echivalent

Valoarea adăugată brută anuală totală

(milioane de euro) (*)

Producţia fizică anuală totală

(tone)

Tone de CO2 echivalent/milion de euro

Tone de CO2 echivalent/tonă de produs

6.1.3. Alţi indicatori de performanţă de mediu relevanţi

Directiva privind raportarea de către întreprinderi de informaţii privind durabilitatea [CSRD - Directiva (UE) 2022/2464] modernizează şi consolidează normele privind raportarea informaţiilor sociale şi de mediu de către întreprinderile mari şi de către întreprinderile mici şi mijlocii cotate la bursă. Întreprinderile cărora li se aplică CSRD vor trebui să raporteze în conformitate cu standardele europene de raportare privind durabilitatea (ESRS), să includă aceste informaţii în rapoartele lor de management şi să le supună unui audit extern. ESRS prevăd cerinţe de raportare de mediu în ceea ce priveşte schimbările climatice (ESRS E1), poluarea (ESRS E2), resursele de apă şi cele marine (ESRS E3), biodiversitatea şi ecosistemele (ESRS E4) şi, respectiv, utilizarea resurselor şi economia circulară (ESRS E5). Ori de câte ori unul dintre subiectele care fac obiectul acestor standarde este relevant pentru o întreprindere, aceasta trebuie să prezinte structurile de guvernanţă, strategiile, politicile, obiectivele şi acţiunile aferente, precum şi o selecţie de indicatori de performanţă. Aceste domenii de raportare sunt similare cu elementele şi logica EMAS. Astfel, EMAS ajută întreprinderile să genereze informaţiile de mediu necesare pentru respectarea ESRS.

Este posibil ca organizaţiile să dorească să utilizeze indicatori diferiţi pentru a reprezenta totalul intrărilor/ieşirilor anuale din diferite domenii. De exemplu, o organizaţie de servicii poate utiliza "numărul de angajaţi" ca valoare de referinţă (B) pentru domeniul subordonat administrativ şi o altă valoare, de exemplu "numărul de clienţi", pentru serviciul furnizat.

Este important să se înţeleagă raţiunea care a stat la baza stabilirii indicatorilor şi a elementelor de flexibilitate prevăzute în Regulamentul EMAS (anexa IV la Regulamentul EMAS).

În cazul în care o organizaţie doreşte să utilizeze un alt indicator în locul unui indicator principal menţionat în anexa IV pentru a reflecta mai bine performanţa sa de mediu, indicatorul respectiv trebuie să includă de asemenea o specificaţie A pentru intrări/ieşiri şi o specificaţie B pentru valoarea de referinţă. Utilizarea acestei dispoziţii flexibile ar trebui să fie întotdeauna justificată printr-o trimitere la evaluarea de mediu a organizaţiei, indicând modul în care opţiunea aleasă contribuie la o mai bună reflectare a performanţei de mediu relevante (⁶⁰).

(⁶⁰) Directiva (UE) 2022/2464 a Parlamentului European şi a Consiliului din 14 decembrie 2022 de modificare a Regulamentului (UE) nr. 537/2014, a Directivei 2004/109/CE, a Directivei 2006/43/CE şi a Directivei 2013/34/UE în ceea ce priveşte raportarea privind durabilitatea de către întreprinderi (Text cu relevanţă pentru SEE) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/?toc=OJ%3AL%3A2022%3A322%3ATOC&uri=uriserv%3AOJ.L_.2022.322.01.0015.01.RON.

6.1.4. Responsabilizarea pe plan local - secţiunea D din anexa IV la Regulamentul EMAS

Responsabilizarea pe plan local joacă un rol important în sistemul EMAS. Din acest motiv, pentru fiecare amplasament ar trebui furnizate toate informaţiile privind impactul semnificativ asupra mediului.

În toate cazurile, pentru fiecare amplasament în parte trebuie furnizate informaţii privind evoluţia indicatorilor principali. În cazul în care se foloseşte procedura descrisă în secţiunea 7.2 din prezentul ghid al utilizatorului pentru a evalua organizaţiile cu amplasamente multiple, informaţiile respective pot fi furnizate la nivel corporativ, cu condiţia ca valorile să reflecte cu acurateţe evoluţiile la nivel de amplasament.

În plus, ar trebui să se ţină seama de faptul că îmbunătăţirile continue pot fi realizate numai în amplasamentele permanente şi rareori în cele temporare. Dacă acest aspect joacă un rol, el ar trebui menţionat în evaluarea de mediu. Ar trebui luată în considerare posibilitatea de a introduce măsuri alternative, de exemplu alţi indicatori non-tehnici (calitativi).

6.1.5. Actualizarea declaraţiei de mediu - articolul 8 din Regulamentul EMAS

În cazul în care o organizaţie înregistrată intenţionează să introducă modificări substanţiale, organizaţia respectivă trebuie să efectueze o analiză de mediu a acestor modificări, inclusiv a aspectelor de mediu şi a impactului asupra mediului.

În urma analizei de mediu a modificărilor, organizaţia trebuie să îşi actualizeze analiza de mediu iniţială, să îşi modifice politica de mediu, programul de mediu şi sistemul de management de mediu, precum şi să actualizeze şi să revizuiască integral declaraţia de mediu în consecinţă (⁶¹).

(⁶¹) Articolul 8 din Regulamentul EMAS, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32009R1221.

O organizaţie trebuie să pregătească o declaraţie de mediu şi să o valideze din trei în trei ani, în conformitate cu cerinţele din anexa IV. Organizaţiile mici pot solicita organismului competent o derogare, în conformitate cu articolul 7 din Regulamentul EMAS, pentru a face actualizarea o dată la doi ani şi a o supune validării de către verificatorul de mediu numai o dată la patru ani. Cererea de derogare va fi aprobată de organismul competent dacă sunt îndeplinite condiţiile prevăzute la articolul 7 alineatul (1).

6.1.6. Accesul publicului - secţiunea E din anexa IV la Regulamentul EMAS

Organizaţia trebuie să se asigure că orice parte interesată are acces uşor şi liber la declaraţia de mediu. În acest scop, declaraţia de mediu ar trebui, de preferinţă, să fie pusă la dispoziţia publicului pe site-ul organizaţiei, în limba oficială sau limbile oficiale ale statului membru sau ale ţării terţe în care se află amplasamentul sau organizaţia.

În cazul unei declaraţii de mediu comune pentru o organizaţie întreagă cu mai multe amplasamente înregistrate, organizaţia trebuie să se asigure că declaraţia de mediu conţine şi informaţii relevante pentru amplasamentele individuale.

Atunci când se publică o declaraţie de mediu globală valabilă pentru mai multe amplasamente şi ţări, aceasta trebuie publicată fie într-o limbă oficială a statului membru în care este înregistrată organizaţia, fie într-o limbă convenită cu organismul competent responsabil de înregistrare.

În cazul în care declaraţia de mediu urmează să fie disponibilă şi în alte limbi, conţinutul documentului tradus trebuie să fie în concordanţă cu conţinutul declaraţiei de mediu originale validate de verificatorul de mediu şi trebuie să indice în mod clar că este vorba despre o traducere a documentului validat.

Etapa 7: Verificarea externă - articolele 18 şi 19 din Regulamentul EMAS

"Verificare" înseamnă procesul de evaluare a conformităţii realizat de un verificator de mediu pentru a stabili dacă analiza de mediu a unei organizaţii, politica sa de mediu, sistemul său de management de mediu şi auditul său intern de mediu şi punerea sa în aplicare îndeplinesc cerinţele Regulamentului EMAS.

"Validare" înseamnă confirmarea de către verificatorul de mediu care a efectuat verificarea a faptului că informaţiile şi datele cuprinse în declaraţia de mediu şi în declaraţia de mediu actualizată ale unei organizaţii sunt de încredere, credibile şi corecte şi că îndeplinesc cerinţele Regulamentului EMAS.

7.1. Verificarea de către terţi

"Verificator de mediu" înseamnă un organism de evaluare a conformităţii, astfel cum este definit în Regulamentul (CE) nr. 765/2008, sau orice asociaţie sau grup de astfel de organisme care a obţinut acreditare în conformitate cu Regulamentul EMAS; sau orice persoană fizică sau juridică sau orice asociaţie sau grup de astfel de persoane care a obţinut autorizaţie de efectuare a verificărilor şi a validărilor, în conformitate cu Regulamentul EMAS.

7.1.1. Cine este autorizat să verifice şi să valideze sistemul EMAS?

Verificarea poate fi realizată numai de către verificatori de mediu acreditaţi sau autorizaţi.

Pentru informaţii cu privire la verificatorii de mediu acreditaţi, organizaţia poate contacta organismul competent EMAS din statul membru de care aparţine sau organismul de acreditare sau de autorizare EMAS responsabil pentru acreditarea verificatorilor EMAS.

Domeniul de competenţă al unui verificator de mediu acreditat sau autorizat este stabilit în conformitate cu codurile NACE, care arată clasificarea activităţilor economice (⁶²). În cazul în care organizaţia desfăşoară mai multe activităţi care pot fi încadrate la mai multe coduri NACE, trebuie verificată fiecare activitate NACE. De asemenea, acordul trebuie să asigure accesul verificatorului de mediu la toate documentele şi la toate zonele operaţionale (⁶³).

(⁶²) Astfel cum se prevede în Regulamentul (CE) nr. 1893/2006 al Parlamentului European şi al Consiliului. Codurile NACE sunt atribuite întreprinderilor de către autorităţile responsabile.

(⁶³) În unele situaţii specifice şi documentate, ar putea fi planificate unele limitări ale zonelor operaţionale, cu condiţia ca acestea să nu aibă un impact semnificativ asupra auditului de verificare şi să nu cuprindă o proporţie semnificativă din suprafaţa totală. Verificatorul trebuie să se asigure că organismul de acreditare şi de autorizare şi organismul competent sunt informate cu privire la limitările respective şi consideră că auditul poate fi efectuat ad-hoc în astfel de condiţii.

Odată ce este acreditat sau autorizat într-un stat membru, verificatorul îşi poate desfăşura activitatea în toate statele UE. Nu toate statele membre au verificatori de mediu acreditaţi pentru fiecare sector. În acest caz, trebuie găsit un verificator acreditat dintr-un alt stat membru. Organizaţia este liberă să aleagă verificatorul de mediu acreditat/autorizat cu care doreşte să semneze un contract.

În conformitate cu articolul 3 alineatul (3), organizaţiile sau amplasamentele situate în afara UE trebuie să se asigure că verificatorul de mediu care urmează să efectueze verificarea şi să valideze sistemul de management de mediu al organizaţiei este acreditat sau autorizat în statul membru în care organizaţia îşi depune cererea de înregistrare.

Verificarea se pregăteşte în colaborare cu reprezentantul de mediu al conducerii organizaţiei, care organizează şi coordonează datele de evaluare necesare. Programul de audit se întocmeşte în cooperare cu verificatorul de mediu.

Verificatorul de mediu stabileşte ce doreşte să vadă şi cu cine doreşte să discute. În acest scop, managerul de mediu stabileşte un calendar şi invită personalul necesar. Cu toate acestea, verificatorul de mediu poate implica fiecare angajat în discuţiile din timpul vizitei. Prin urmare, este important ca toţi angajaţii să fie informaţi cu privire la vizita de verificare.

Este util ca organizaţia să verifice dacă verificatorul de mediu, în cazul în care este certificat sau acreditat într-un alt stat membru, a furnizat informaţiile menţionate la articolul 24 (raportul de supraveghere) organismului de acreditare sau de autorizare din statul membru în care organizaţia îşi are sediul central sau centrul administrativ. Acest lucru ar trebui realizat cu cel puţin 4 săptămâni înainte de verificare, pentru a face posibilă supravegherea de către organismul de acreditare sau de autorizare din statul membru în care verificatorul intenţionează să îşi înceapă activitatea. În lipsa acestei supravegheri, organismul competent poate refuza înregistrarea organizaţiei.

Ca bună practică, membrii personalului de conducere sunt în general prezenţi în timpul vizitei, cel puţin pentru a se ocupa de chestiunile legate de politica de mediu, de asigurarea resurselor şi de evaluarea efectuată de conducere.

Următoarele documente ar trebui trimise verificatorului de mediu înaintea vizitei, pentru a-i oferi o imagine de ansamblu asupra condiţiilor actuale. În cazul validării în vederea menţinerii înregistrării, trebuie prezentate numai următoarele documente actualizate:

V informaţii de bază despre organizaţie (forma juridică, dimensiunea, localizarea, domeniul de activitate, structura şi organigrama);

V proiectul declaraţiei de mediu şi al programului de mediu;

V descrierea sistemului de management de mediu aplicat în cadrul organizaţiei;

V raportul privind evaluarea de mediu;

V rapoartele auditurilor de mediu efectuate, împreună cu toate măsurile corective luate ulterior;

V informaţii privind eventuala aplicare a metodei de eşantionare în conformitate cu capitolul 7.2.

De asemenea, este necesar ca analiza efectuată de conducere să fie prezentată conducerii organizaţiei înainte de verificare, în vederea evaluării (a se vedea capitolul 5.2. Analiza efectuată de conducere).

7.1.2. Verificarea de către verificatorul de mediu - articolul 18 din Regulamentul EMAS

Ar putea fi deosebit de util ca organizaţiile să cunoască sarcinile specifice ale verificatorului de mediu, deoarece sarcinile acestuia determină abordarea sa în ceea ce priveşte auditarea organizaţiei.

Sarcinile verificatorilor de mediu sunt următoarele:

V Să verifice dacă organizaţia respectă toate cerinţele Regulamentului EMAS în ceea ce priveşte analiza de mediu iniţială, sistemul de management de mediu, auditul de mediu şi rezultatele acestuia, precum şi declaraţia de mediu.

V Să verifice dacă organizaţia respectă dispoziţiile juridice relevante în materie de mediu aplicabile la nivel naţional, regional, local şi la nivelul UE.

V Să verifice îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu a organizaţiei.

V Să verifice fiabilitatea, credibilitatea şi acurateţea datelor incluse şi utilizate în declaraţia de mediu şi toate informaţiile în materie de mediu care trebuie validate.

V Să viziteze organizaţia sau amplasamentul. Procedura pentru organizaţiile care au un singur amplasament este diferită de procedura pentru organizaţiile cu amplasamente multiple şi este important să se sublinieze diferenţele dintre cele două abordări. Regulamentul EMAS [articolul 25 alineatul (4)] prevede că fiecare organizaţie trebuie să fie vizitată ori de câte ori trebuie să aibă loc o activitate de verificare/validare.

V Dacă în cursul procesului de verificare sunt detectate cazuri de neconformitate sau de nerespectare a normelor într-o organizaţie cu amplasamente multiple în cazul căreia a fost aplicată metoda eşantionării, verificatorul:

- examinează în ce măsură această neconformitate sau nerespectare a normelor este specifică amplasamentului în cauză sau dacă este posibil să fie afectate şi alte amplasamente;

- solicită organizaţiei să identifice toate amplasamentele care ar fi putut să fie afectate, să ia măsurile corective necesare în amplasamentele respective şi să adapteze sistemul de management în cazul în care are motive să considere că neconformitatea sau nerespectarea normelor ar putea indica o deficienţă a sistemului general de management care poate afecta şi alte amplasamente. În cazurile de neconformitate sau de nerespectare a normelor care nu pot fi corectate prin luarea de măsuri corective în timp util, verificatorul ar trebui să raporteze organismului competent că organizaţia ar trebui suspendată sau radiată din registrul EMAS;

- solicită dovezi ale acestor acţiuni şi verifică eficacitatea acestora prin extinderea eşantionului la alte amplasamente odată ce au fost luate măsurile corective necesare şi

- validează declaraţia de mediu şi semnează declaraţia privind activităţile de verificare şi de validare, în conformitate cu anexa VII la regulament, numai în cazul în care dovezile prezentate îi permit verificatorului să constate că toate amplasamentele respectă cerinţele prevăzute de Regulamentul EMAS şi toate cerinţele juridice legate de mediu.

În concluzie, atunci când efectuează prima verificare, verificatorul trebuie să verifice dacă organizaţia îndeplineşte următoarele cerinţe:

V are un sistem de management de mediu complet operaţional;

V are un program de audit complet planificat;

V a finalizat o analiză efectuată de conducere;

V în cazul în care organizaţia doreşte să utilizeze o metodă de eşantionare pentru verificarea amplasamentelor sale, sunt respectate dispoziţiile capitolului 7.2 din prezentul ghid de utilizare şi

V a fost întocmită declaraţia de mediu EMAS şi au fost luate în considerare documentele de referinţă sectoriale, în cazul în care sunt disponibile.

7.1.3. Frecvenţa verificărilor - articolele 6, 7 şi 19 din Regulamentul EMAS

Ca regulă generală, verificatorul de mediu trebuie să elaboreze, în consultare cu organizaţia, un program care să asigure verificarea tuturor elementelor necesare pentru înregistrare şi reînnoirea înregistrării menţionate la articolele 4, 5 şi 6 din Regulamentul EMAS.

Toate organizaţiile înregistrate, inclusiv toate amplasamentele şi toate elementele sistemelor de management ale acestor organizaţii, sunt examinate o dată la 3 ani. În perioada dintre aceste verificări trienale, organizaţia trebuie să efectueze în continuare audituri interne, să îşi actualizeze declaraţia de mediu şi formularul prevăzut în anexa VI, să le transmită organismului competent şi să plătească orice taxă de menţinere a înregistrării, după caz (⁶⁴).

(⁶⁴) Articolul 6 din Regulamentul EMAS, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=CELEX:32009R1221.

Pentru organizaţiile mici, articolul 7 din Regulamentul EMAS prevede derogări de la frecvenţa verificărilor în vederea reînnoirii, permiţându-le să le efectueze din patru în patru ani, cu o verificare intermediară o dată la doi ani.

În cazul în care o organizaţie mică doreşte să prelungească intervalele de evaluare şi validare la patru şi, respectiv, doi ani în conformitate cu articolul 7, aceasta trebuie să confirme că sunt îndeplinite următoarele condiţii:

V nu există riscuri semnificative de mediu;

V nu sunt planificate modificări substanţiale în sensul articolului 8;

V nu există probleme semnificative de mediu la nivel local la care contribuie.

Organismul competent poate respinge cererea de derogare în cazul în care consideră că nu au fost îndeplinite condiţiile. Totuşi, această respingere trebuie să fie justificată corespunzător.

Durata verificării externe depinde de tipul de verificare (a se vedea tabelul 8 de mai jos), precum şi de dimensiunea organizaţiei şi de relevanţa sa pentru mediu. Atunci când stabileşte frecvenţa verificărilor, verificatorul de mediu trebuie să ţină seama de normele de acreditare.

Regulamentul EMAS face distincţie între verificările efectuate în cursul:

V primei înregistrări în conformitate cu articolele 4 şi 5 din Regulamentul EMAS;

V reînnoirii înregistrării (o dată la trei sau patru ani de la prima înregistrare), în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul EMAS şi

V perioadei intermediare dintre prima înregistrare şi reînnoire, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul EMAS.

Pe lângă cele trei tipuri de verificări descrise mai sus, în cazul efectuării modificărilor substanţiale menţionate la articolul 8 alineatul (3) poate fi necesar să se verifice şi să se valideze toate documentele noi sau modificate referitoare la modificările analizei de mediu iniţiale, ale politicii de mediu, ale programului de mediu sau ale sistemului de management de mediu, precum şi orice revizuire sau actualizare conexă a declaraţiei de mediu în ansamblu.

Modificări substanţiale

O organizaţie care aduce modificări modului de funcţionare, structurii, administraţiei, proceselor, activităţilor, produselor sau serviciilor sale trebuie să ţină seama de impactul acestor modificări asupra mediului, deoarece aceste modificări pot afecta valabilitatea înregistrării în EMAS. Modificările minore pot fi acceptate, dar modificările substanţiale vor necesita actualizarea analizei de mediu, a politicii de mediu, a programului de mediu, a sistemului de management de mediu şi a declaraţiei de mediu. Toate documentele actualizate trebuie verificate şi validate în termen de şase luni. După validare, organizaţia trebuie să transmită modificările organismului competent, utilizând anexa VI la regulament.

De exemplu, extinderea capacităţii de producţie a unei organizaţii ar putea fi considerată modificare semnificativă. Dacă este însă asociată cu noi aspecte de mediu şi impacturi şi dacă relevanţa şi importanţa aspectelor de mediu şi a impacturilor se schimbă, atunci se consideră în mod normal că este vorba de o modificare semnificativă.

Aceste modificări trebuie verificate şi validate în termen de 6 luni de când sunt introduse.

Domeniul de aplicare al evaluării poate să difere de la o verificare la alta, atât din punctul de vedere al amplasamentelor, cât şi al elementelor sistemului de management. Cerinţele minime pentru domeniul de aplicare al verificării sunt prezentate în tabelul de mai jos, în conformitate cu articolul 18 alineatele (5), (6) şi (7).

Tabelul 9:

Frecvenţa verificărilor necesare în temeiul Regulamentului EMAS

Verificare cu ocazia primei înregistrări, în conformitate cu articolele 4 şi 5 din Regulamentul EMAS	Perioada intermediară dintre prima înregistrare şi reînnoire, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul EMAS	Reînnoirea înregistrării (din trei în trei ani după prima înregistrare sau din patru în patru ani în cazul IMM-urilor care au solicitat acest lucru), în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) din Regulamentul EMAS
un sistem de management de mediu pe deplin operaţional, în conformitate cu anexa II la Regulamentul EMAS		un sistem de management de mediu pe deplin operaţional, în conformitate cu anexa II la Regulamentul EMAS
- există un program de audit complet planificat - au fost realizate o parte din auditurile planificate, în conformitate cu anexa III, astfel încât au fost acoperite cel puţin cele mai semnificative impacturi asupra mediului	audituri interne efectuate în conformitate cu anexa III, care vizează: - performanţa de mediu a organizaţiei şi - respectarea cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu	există un program de audit de mediu complet operaţional, din care s-a realizat cel puţin un ciclu în conformitate cu anexa III
conducerea a efectuat analiza menţionată în partea A din anexa II		conducerea a efectuat analiza menţionată în partea A din anexa II
	respectarea permanentă a cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu şi îmbunătăţirea continuă a performanţei sale de mediu
declaraţie de mediu întocmită în conformitate cu anexa IV şi cu luarea în considerare a documentelor de referinţă sectoriale, dacă sunt disponibile	declaraţie de mediu actualizată în conformitate cu anexa IV şi cu luarea în considerare a documentelor de referinţă sectoriale, dacă sunt disponibile	declaraţie de mediu în conformitate cu anexa IV, cu luarea în considerare a documentelor de referinţă sectoriale dacă sunt disponibile

Trebuie precizat că, după fiecare verificare, verificatorul de mediu este obligat să emită declaraţia semnată menţionată la articolul 25 alineatul (9) şi în anexa VII. Prin semnarea acestei declaraţii, verificatorul de mediu "confirmă că nu există dovezi privind nerespectarea cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu".

În anumite condiţii, se poate utiliza o procedură de eşantionare pentru verificarea anumitor organizaţii cu multe amplasamente. În acest caz, în cadrul ciclului de trei sau patru ani, verificatorii trebuie să viziteze doar o selecţie de amplasamente reprezentative pentru activităţile organizaţiei, care pot furniza o evaluare fiabilă şi demnă de încredere a performanţei generale de mediu a organizaţiei şi a îndeplinirii cerinţelor prevăzute de Regulamentul EMAS.

7.2. Metoda de eşantionare

7.2.1. Cerinţe privind aplicarea unei proceduri de eşantionare pentru evaluarea organizaţiilor cu multe amplasamente

Utilizarea unei proceduri de eşantionare nu împiedică organizaţiile să recurgă la înregistrarea colectivă, astfel cum este definită la articolul 2 punctul 29 din Regulamentul EMAS, pentru amplasamentele respective.

În cazul organizaţiilor cu multe amplasamente poate fi potrivită o abordare bazată pe eşantionare, care să dea posibilitatea ajustării efortului de verificare fără a compromite încrederea în asigurarea respectării legislaţiei şi în instituirea deplină a sistemului de management, astfel încât performanţa de mediu să poată fi îmbunătăţită în continuare la fiecare amplasament cuprins în înregistrarea EMAS. Din punctul de vedere al înregistrării, acest lucru ar presupune înregistrarea de amplasamente multiple.

Pentru evaluarea organizaţiilor cu amplasamente multiple, verificatorul de mediu poate accepta, la cererea organizaţiei, să utilizeze o metodă de eşantionare în conformitate cu criteriile stabilite în prezentul capitol.

7.2.2. Criterii de eligibilitate pentru aplicarea metodei de eşantionare

În cazul unei organizaţii cu amplasamente multiple, se poate utiliza o metodă de eşantionare numai pentru grupuri de amplasamente similare.

Similaritatea amplasamentelor se determină în conformitate cu următoarele criterii, care trebuie îndeplinite cumulativ: localizarea pe teritoriul aceluiaşi stat membru (⁶⁵); acelaşi tip de activităţi; aceleaşi proceduri; acelaşi statut juridic; cerinţe legale similare; aspecte de mediu şi impacturi asupra mediului similare; impacturi asupra mediului de importanţă similară şi proceduri similare de management de mediu şi de control.

(⁶⁵) Singura excepţie care ar putea fi luată în considerare pentru criteriul de "localizarea pe teritoriul aceluiaşi stat membru" se aplică în cazul sediului ministerelor de afaceri externe sau al organizaţiilor internaţionale care se găsesc în afara statului membru de origine, dar care sunt gestionate şi controlate integral de către sediul central, cum ar fi birourile diplomatice sau reprezentanţele.

Grupurile de amplasamente similare sunt definite la cererea organizaţiei şi de comun acord atât cu verificatorul de mediu, cât şi cu autoritatea competentă, în conformitate cu procedura descrisă mai jos. Aceste grupuri trebuie să se reflecte în auditurile interne de mediu şi în analiza efectuată de conducere, iar toate amplasamentele din cadrul grupurilor trebuie menţionate în declaraţia de mediu şi în registru.

Toate amplasamentele care fac obiectul înregistrării EMAS se află sub controlul direct al organizaţiei, sub autoritatea şi supravegherea acesteia.

Sistemul de management de mediu este controlat şi gestionat la nivel central şi face obiectul analizei efectuate de conducere. Toate amplasamentele care urmează să fie înregistrate în EMAS fac obiectul auditului de mediu al organizaţiei. Domeniul de aplicare al programului său intern de audit de mediu include toate amplasamentele.

De asemenea, organizaţia trebuie să îşi demonstreze autoritatea şi capacitatea de a iniţia schimbări organizaţionale la toate amplasamentele cuprinse în înregistrarea EMAS în vederea realizării obiectivelor sale de mediu. Totodată, organizaţia trebuie să îşi demonstreze capacitatea de a colecta şi analiza date de la toate amplasamentele, inclusiv de la sediul central.

7.2.3. Cerinţe pentru organizaţia solicitantă

Organizaţia transmite verificatorului de mediu o descriere clară şi lipsită de ambiguitate a contextului său şi un rezumat al activităţilor, produselor şi serviciilor sale, indicând de asemenea relaţia sa cu orice organizaţie-mamă sau afiliată sau cu orice filială, după caz. Descrierea ar trebui să cuprindă:

V grupurile de amplasamente, inclusiv procedura de grupare;

V orice amplasament care ar putea fi exclus din la procedura de eşantionare şi motivele acestei restricţii;

V o descriere a tuturor aspectelor de mediu semnificative, directe şi indirecte, care determină impactul semnificativ al organizaţiei asupra mediului. Ar trebui inclusă aici o explicaţie a legăturii dintre natura impacturilor şi aspectele semnificative directe şi indirecte şi ar trebui identificate aspectele de mediu semnificative asociate amplasamentelor în care ar urma să se aplice procedura de eşantionare;

V riscurile potenţiale asociate acestor aspecte de mediu;

V politica de mediu a organizaţiei şi o scurtă descriere a sistemului de management de mediu al acesteia, inclusiv a obiectivelor şi ţintelor sale legate de aspectele de mediu semnificative şi impacturile semnificative asupra mediului. În cazul în care nu dispune încă de un sistem de management de mediu, organizaţia ar trebui să descrie sistemul planificat şi obiectivele sale principale;

V trimiteri la principalele reglementări de mediu aplicabile;

V lista amplasamentelor care vor face obiectul unei proceduri de eşantionare.

Se recomandă ca organizaţia să informeze din timp organismele competente şi organismele de acreditare şi de autorizare cu privire la înregistrarea planificată a unor amplasamente multiple, pentru a se asigura că nu există obstacole în calea proiectului de înregistrare a amplasamentelor multiple.

7.2.4. Criterii de excludere a amplasamentelor din procedura de eşantionare

Metoda de eşantionare nu poate fi aplicată în cazul:

V amplasamentelor sau organizaţiilor cărora li s-au acordat stimulente materiale şi simplificări administrative, sub rezerva cerinţei ca acestea să fie evaluate în mod diferit;

V amplasamentelor pentru care legislaţia naţională exclude în mod explicit metodele de eşantionare;

V amplasamentelor situate în ţări din afara UE;

V amplasamentelor care, ca o caracteristică a aspectelor lor de mediu semnificative, prezintă un risc de accident de mediu care ar putea cauza o problemă de mediu la nivel local;

V amplasamentelor vizate de legislaţia privind substanţele care prezintă motive de îngrijorare deosebită (⁶⁶);

(⁶⁶) Astfel cum sunt definite în Propunerea de regulament de instituire a unui cadru pentru stabilirea cerinţelor în materie de proiectare ecologică pentru produsele sustenabile, https://environment.ec.europa.eu/system/files/2022-03/COM_2022_142_1_EN_ACT_part1_v6.pdf.

V amplasamentelor vizate de legislaţia privind gestionarea deşeurilor periculoase, cu excepţia producătorilor de deşeuri periculoase în cantităţi mici care fac obiectul unor derogări naţionale şi/sau regionale;

V amplasamentelor care fac obiectul Directivei 2010/75/UE a Parlamentului European şi a Consiliului (⁶⁷) (Directiva privind emisiile industriale);

(⁶⁷) Directiva 2010/75/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 noiembrie 2010 privind emisiile industriale (prevenirea şi controlul integrat al poluării) (JO L 334, 17.12.2010, p. 17).

V amplasamentelor vizate de Directiva 2012/18/UE a Parlamentului European şi a Consiliului (⁶⁸) (Directiva Seveso).

(⁶⁸) Directiva 2012/18/UE a Parlamentului European şi a Consiliului din 4 iulie 2012 privind controlul pericolelor de accidente majore care implică substanţe periculoase, de modificare şi ulterior de abrogare a Directivei 96/82/CE a Consiliului (JO L 197, 24.7.2012, p. 1).

7.2.5. Orientări pentru utilizarea unei proceduri de eşantionare pentru evaluarea organizaţiilor cu amplasamente multiple

Organizaţia trebuie să stabilească în mod clar domeniul de aplicare propus pentru metoda de eşantionare (numărul de amplasamente, o listă a tuturor amplasamentelor vizate, cu o scurtă descriere a activităţilor acestora, indicarea amplasamentelor excluse din procedura de eşantionare etc.) în conformitate cu cerinţele enumerate mai sus.

Amplasamentele propuse de organizaţie pentru a fi incluse în procesul de eşantionare trebuie clasificate în unul sau mai multe grupuri de amplasamente similare. Gradul de similitudine al unui grup de amplasamente trebuie să garanteze că evaluarea unui eşantion de amplasamente este foarte reprezentativă pentru întregul grup. Toate amplasamentele care nu sunt incluse într-un grup din cauza diferenţelor se exclud din procedura de eşantionare şi trebuie evaluate individual.

7.2.6. Procedura de aplicare a metodei de eşantionare în cazul organizaţiilor cu amplasamente multiple

Deşi organizaţia poate propune eşantionarea, este responsabilitatea verificatorului să stabilească dacă aceasta este potrivită sau nu. Astfel, atunci când pregăteşte acordul cu organizaţia, verificatorul trebuie să stabilească dacă organizaţia este sau nu eligibilă pentru eşantionare, dacă sunt îndeplinite cerinţele pentru cererea sa şi dacă ar trebui să existe excluderi de la eşantionare.

Înregistrările verificatorului trebuie să arate cum s-a ajuns la concluziile respective şi să fie puse la dispoziţia organismelor de acreditare şi de autorizare pentru a fi examinate în timpul supravegherii. Înregistrările ar trebui să cuprindă acordul verificatorului cu privire la domeniul de aplicare propus, definiţiile naturii fiecărui grup de amplasamente şi un (proiect de) plan de verificare care trebuie să conţină o descriere a metodologiei şi a criteriilor utilizate pentru a defini grupurile de amplasamente, metoda care va fi utilizată pentru selectarea amplasamentelor (atât pentru părţile aleatorii, cât şi pentru cele nealeatorii) şi calendarul verificării. Acest plan de verificare trebuie să indice, de asemenea, principalele activităţi şi procese ale fiecărui grup de amplasamente, aspectele de mediu semnificative legate de fiecare grup de amplasamente şi o estimare a nivelului de risc de accidente de mediu specifice aspectelor respective.

Verificatorul de mediu trebuie, de asemenea, să evalueze transparenţa modului de grupare a amplasamentelor similare, conform obligaţiilor, precum şi impactul grupării acestora asupra conţinutului declaraţiei de mediu şi asupra performanţei de mediu globale a organizaţiei. Rezultatele acestei evaluări trebuie să fie consemnate în raportul verificatorului.

După ce îşi exprimă acordul faţă de domeniul de aplicare propus (inclusiv faţă de o abordare bazată pe eşantionare), verificatorul de mediu identifică caracteristicile fiecărui grup de amplasamente şi pregăteşte un plan de verificare în care descrie procesul şi criteriile de identificare a acestora, procesul de selectare a amplasamentelor (pentru părţile aleatorii şi nealeatorii) şi calendarul verificării. Planul de verificare include, de asemenea, principalele activităţi şi proceduri ale fiecărui grup de amplasamente, aspectele de mediu semnificative asociate fiecărui grup şi o evaluare a riscului de accidente de mediu legate de aspectele respective.

Verificatorul de mediu trebuie să evalueze nivelul de risc asociat naturii activităţilor şi proceselor desfăşurate la fiecare amplasament inclus în domeniul de aplicare al eşantionării. De asemenea, el poate decide să limiteze procedura de eşantionare în cazul în care, din cauza anumitor fapte, selectarea unui eşantion de amplasamente nu este în măsură să ofere o asigurare suficientă în ceea ce priveşte eficacitatea sistemului de management. Aceste limitări trebuie să fie definite de verificatorul de mediu în funcţie de:

V condiţiile de mediu sau alte aspecte relevante legate de contextul organizaţional;

V diferenţele de punere în aplicare a sistemului de management la amplasament, ţinând seama de caracteristicile specifice ale amplasamentelor individuale;

V respectarea normelor de către organizaţie (de exemplu, înregistrările agenţiei de aplicare a legii, numărul de plângeri, evaluarea măsurilor corective).

Verificatorul ar trebui apoi să documenteze motivele specifice care limitează eligibilitatea organizaţiei pentru utilizarea unei metode de eşantionare.

Atunci când se utilizează o metodă de eşantionare, aceasta trebuie inclusă în notificare, astfel cum se prevede la articolele 23 şi 24. Cu cel puţin patru săptămâni înainte de verificare, verificatorul de mediu notifică organismului de acreditare şi de autorizare şi organismului competent o listă a tuturor amplasamentelor unei organizaţii care sunt programate să facă obiectul procedurii de eşantionare, precum şi a tuturor amplasamentelor care sunt verificate separat.

Organismele competente trebuie să dispună de proceduri prin care să restricţioneze eşantionarea amplasamentelor dacă aceasta nu este potrivită pentru dobândirea unei încrederi suficiente în eficacitatea sistemului de management auditat.

Organismul de acreditare şi de autorizare şi organismul competent pentru înregistrarea de amplasamente multiple pot utiliza probele materiale primite, de exemplu ca urmare a unui raport scris din partea autorităţii sau a autorităţilor competente de asigurare a respectării legii, în conformitate cu articolul 13 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul EMAS, inclusiv pentru a se asigura că nu există dovezi ale vreunei încălcări a cerinţelor legale aplicabile în materie de mediu.

În registrul EMAS, organismele competente pot indica, la nivelul organizaţiei, care dintre amplasamente fac obiectul unei proceduri de eşantionare pentru amplasamente multiple.

Organismele competente pot raporta, în cadrul reuniunilor anuale, cu privire la utilizarea metodei de eşantionare în ţările lor respective şi pot include acest aspect în exerciţiile lor uzuale de evaluare colegială.

7.2.7. Selectarea şi calcularea eşantionului

Eşantioanele trebuie selectate astfel încât să se asigure că verificatorul are o imagine reprezentativă şi completă asupra rezultatelor obţinute de organizaţie în ceea ce priveşte mediul şi că poate verifica fiabilitatea datelor şi responsabilitatea locală.

Ar trebui urmate bunele practici de selectare a tehnicilor de eşantionare, iar verificatorii ar trebui să ia în considerare următorii factori atunci când aleg amplasamentele care vor fi incluse în programul de verificare:

V politica şi programul de mediu;

V complexitatea sistemului de management de mediu, importanţa aspectelor de mediu directe

V şi indirecte şi a impacturilor aferente şi potenţiala interacţiune cu mediile sensibile;

V opiniile părţilor interesate (plângeri, interesul public cu privire la un amplasament);

V repartizarea personalului organizaţiei între amplasamente;

V istoricul problemelor de mediu, cel puţin în ultimii trei ani;

V rezultatele verificărilor şi auditurilor interne anterioare.

Un amplasament trebuie să facă obiectul unei verificări individuale în cazul în care:

V dimensiunea, amploarea şi natura activităţilor/operaţiunilor desfăşurate la amplasament au fost recunoscute ca fiind diferite de cele desfăşurate la alte amplasamente ale aceleiaşi organizaţii;

V auditurile interne şi analiza efectuată de conducere au arătat necesitatea unor măsuri corective care nu au fost întreprinse;

V de la ultima verificare au avut loc modificări substanţiale ale sistemului de management de mediu sau ale operaţiunilor efectuate la amplasament.

De exemplu, sediul central nu ar trebui să facă parte din eşantion, ci ar trebui verificat separat pe parcursul fiecărui ciclu.

Procedura de eşantionare pentru selectarea amplasamentelor care urmează să fie evaluate la faţa locului în cadrul fiecărui grup de amplasamente trebuie să îndeplinească cerinţele descrise mai jos.

V Se prelevă un eşantion reprezentativ din fiecare grup de amplasamente comparabile.

V Eşantionul se alcătuieşte parţial în urma unei selecţii, în conformitate cu factorii explicaţi mai jos, şi parţial în mod neselectiv (aleatoriu), rezultând un eşantion reprezentativ de amplasamente diferite.

V În cadrul fiecărui grup, cel puţin 50 % (prin rotunjire la cel mai apropiat număr întreg) din amplasamentele care alcătuiesc eşantionul trebuie să fie alese aleatoriu (neselectiv). Verificatorul de mediu trebuie să documenteze procedura folosită la această selecţie aleatorie.

V Procedura de selecţie utilizată pentru restul eşantionului trebuie să respecte dispoziţiile de mai jos.

Trebuie să se asigure că, la fiecare nouă verificare, amplasamentele eşantionate dintr-un grup sunt diferite de cele eşantionate în cadrul aceluiaşi grup în cursul verificărilor anterioare. Sediul social trebuie inclus în programul de verificare la momentul primei verificări şi în cadrul fiecărui ciclu ulterior. Verificarea poate lua în considerare rezultatele auditului intern de identificare a riscurilor, care, ca regulă generală, ar trebui efectuat la toate amplasamentele organizaţiei.

Numărul minim de amplasamente care ar trebui incluse în eşantionul prelevat din fiecare grup de amplasamente se stabileşte conform formulei următoare:

Exemplu de calcul al eşantionului pentru o organizaţie cu amplasamente multiple

Pentru o societate cu 504 puncte de lucru în sectorul comerţului cu amănuntul de articole de îmbrăcăminte:

- 503 puncte de vânzare;

- 1 sediu central.

1. Formarea grupurilor de amplasamente pentru aplicarea metodei de eşantionare:

- Grupul 1: 100 de puncte de vânzare > 150 m²

- Grupul 2: 400 de puncte de vânzare < 150 m²

- Puncte de lucru individuale:

- 3 puncte de vânzare de dimensiuni diferite şi cu produse diferite

- 1 sediu central

2. Evaluare înainte de înregistrarea iniţială şi înainte de reînnoirea înregistrării:

- Toate amplasamentele individuale (3 puncte de vânzare, 1 sediu central)

- Grupul 1: cel puţin V100 de puncte de vânzare = 10 puncte de vânzare

- Grupul 2: cel puţin V400 de puncte de vânzare = 20 puncte de vânzare

Pentru înregistrarea EMAS iniţială şi reînnoirea acesteia, numărul este rădăcina pătrată a numărului de amplasamente incluse în fiecare grup, rotunjită la cel mai apropiat număr întreg (de exemplu, pentru un grup de 100 de amplasamente: V100 = 10).

Verificatorul de mediu trebuie să ţină evidenţe detaliate ale fiecărei aplicări a unei proceduri de eşantionare pentru organizaţiile cu amplasamente multiple, în care să argumenteze procedura şi parametrii/criteriile utilizate şi să demonstreze că procedura de eşantionare a fost aplicată în conformitate cu prezentul document.

7.2.8. Procedura de urmat în caz de abateri

Organizaţiile trebuie să ia în considerare riscul de a pierde înregistrarea comună pentru toate amplasamentele în cazul încălcării unor cerinţe de reglementare la un singur amplasament. Având în vedere acest risc, organizaţiile pot realiza şi înregistrări separate pentru amplasamentele specifice respective.

În cazul în care sunt identificate cazuri de neconformitate sau de nerespectare a normelor în cursul evaluării unei organizaţii cu amplasamente multiple pentru care s-a utilizat o metodă de eşantionare, verificatorul trebuie să procedeze după cum urmează:

V Se va investiga în ce măsură neconformitatea sau nerespectarea normelor este specifică amplasamentului şi dacă ar putea fi afectate şi alte amplasamente.

V Organizaţia trebuie să identifice toate amplasamentele care ar putea fi afectate, să ia măsurile corective necesare la amplasamentele respective şi să ajusteze sistemul de management în cazul în care se suspectează că neconformitatea sau nerespectarea normelor poate indica o deficienţă a sistemului de management în general care poate afecta şi alte amplasamente. În cazul unei neconformităţi sau nerespectări a normelor care nu poate fi remediată prin măsuri corective prompte, verificatorul ar trebui să nu valideze declaraţia de mediu a organizaţiei. În cazul reînnoirii, acesta trebuie să notifice organismului competent faptul că declaraţia de mediu nu a fost validată. Organismul competent poate decide ca înregistrarea organizaţiei sau a amplasamentului să fie suspendată sau radiată din registrul EMAS. Nu este posibil doar să se suspende sau să se elimine din registrul EMAS amplasamentul la care s-a constatat neconformitatea iniţială.

V Vor fi necesare dovezi ale măsurilor luate, iar eficacitatea lor va fi controlată de verificatorul de mediu, care va extinde eşantionul pentru a include amplasamente suplimentare după instituirea măsurilor de remediere.

V Declaraţia de mediu este validată, iar declaraţia privind activităţile de verificare şi validare în conformitate cu anexa VII la regulament este semnată numai atunci când se primesc dovezi satisfăcătoare că toate amplasamentele respectă cerinţele Regulamentului EMAS şi toate cerinţele legale în materie de mediu.

7.2.9. Documentaţia care trebuie inclusă în declaraţia de mediu pentru a justifica mărimea eşantionului şi procedura de eşantionare

Organizaţiile înregistrate în EMAS pentru care verificatorul de mediu a aplicat un program de eşantionare/verificare în conformitate cu prezenta secţiune din Ghidul utilizatorului ar trebui să documenteze acest program de eşantionare în declaraţia lor de mediu. Declaraţia de mediu ar trebui să justifice (pe scurt) procedura de grupare a amplasamentelor şi dimensiunea eşantionului. Declaraţia de mediu cuprinde o listă cu toate amplasamentele şi face o distincţie clară între amplasamentele care au fost vizitate şi cele care nu au fost vizitate.

7.3. Raportul verificatorului de mediu

După verificarea la faţa locului, verificatorul de mediu trebuie să întocmească un raport scris cu privire la rezultate, în conformitate cu articolul 25 alineatele (6) şi (7) din Regulamentul EMAS, cu următorul conţinut:

V Toate faptele relevante pentru activitatea verificatorului de mediu.

V O descriere a conformării cu toate cerinţele EMAS, cu indicarea dovezilor, a constatărilor şi a concluziilor; raportul ar trebui să menţioneze în special dovezile utilizate pentru evaluarea asigurării respectării legislaţiei (rapoarte privind măsurătorile, analize sau elemente similare). De asemenea, raportul trebuie să indice baza pentru evaluarea cerinţelor de la articolul 7 privind derogarea.

V O comparaţie a performanţei şi a ţintelor de mediu cu declaraţiile de mediu anterioare, precum şi o evaluare a performanţei de mediu a organizaţiei şi a îmbunătăţirii continue a performanţei de mediu; în cadrul evaluării performanţei de mediu, raportul ar trebui să identifice oportunităţile de îmbunătăţire specifice.

V Dacă este cazul, deficienţele tehnice întâlnite în cursul analizei de mediu sau al auditării sistemului de management de mediu şi a altor procese relevante.

V În cazul nerespectării dispoziţiilor, informaţii suplimentare privind constatările şi concluziile conexe, precum şi faptele pe care se bazează constatările şi concluziile respective.

V Obiecţiile faţă de proiectul de declaraţie de mediu sau faţă de declaraţia de mediu actualizată, precum şi detalii privind modificările sau completările care ar trebui aduse declaraţiei de mediu sau declaraţiei de mediu actualizate.

Raportul ar trebui elaborat printr-un dialog cu organizaţia, astfel încât să se poată răspunde rapid la orice întrebare deschisă. În acest fel, obstacolele în calea validării pot fi deja abordate în cadrul reuniunii finale şi înregistrate în scris sub formă de abateri.

În cazul în care verificatorul consideră că cerinţele individuale nu sunt îndeplinite suficient, reprezentantul de mediu al conducerii organizaţiei poate efectua modificările necesare. În cazuri individuale, abaterea poate fi atât de gravă încât verificatorul de mediu să trebuiască să verifice din nou corecţia la amplasament. Totuşi, de regulă este suficientă prezentarea de dovezi verificabile, care trebuie transmise verificatorului de mediu înainte ca acesta să confirme validarea.

Raportul trebuie prezentat reprezentantului managementului de mediu, precum şi conducerii organizaţiei dacă este posibil.

7.4. Validarea declaraţiei de mediu - articolele 6, 7 şi 19 din Regulamentul EMAS

În cazul în care stabileşte că au fost îndeplinite toate cerinţele Regulamentului EMAS, verificatorul de mediu validează declaraţia de mediu prin semnătura sa şi confirmă organizaţiei activităţile sale de verificare şi validare.

Prin validarea declaraţiei de mediu, verificatorul de mediu confirmă că:

V declaraţia de mediu îndeplineşte toate cerinţele EMAS;

V informaţiile şi datele sunt fiabile şi corecte şi respectă reglementările EMAS şi

V nu există nicio dovadă de nerespectare a reglementărilor de mediu aplicabile.

Această confirmare este înregistrată sub forma unei note de verificare în declaraţia de mediu. Ca alternativă, se poate introduce în declaraţia de mediu o declaraţie conformă cu anexa VII (Declaraţia verificatorului de mediu cu privire la activităţile de verificare şi de validare), semnată în conformitate cu articolul 25 alineatul (9).

O dată la fiecare trei ani (cu excepţia întreprinderilor mici, pentru care intervalul este de patru ani), declaraţia de mediu trebuie să fie complet reînnoită, împreună cu înregistrarea EMAS care trebuie validată de verificatorul de mediu, şi să fie transmisă organismului competent. În anii intermediari, declaraţia de mediu trebuie să fie actualizată de societate, validată de verificator şi transmisă organismului competent.

În cazul în care o organizaţie mică utilizează ciclul de patru ani pentru validare, aceasta pregăteşte în continuare o declaraţie de mediu actualizată în anii intermediari, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) şi cu articolul 7 din Regulamentul EMAS. Totuşi, declaraţia nu este revizuită de verificator şi se transmite organismului competent fără a fi validată.

În conformitate cu articolul 19 alineatul (2), toate informaţiile actualizate din declaraţia de mediu sau din declaraţia de mediu actualizată trebuie să fie validate de verificatorul de mediu la intervale de cel mult 12 luni.

O bună practică este ca verificatorul de mediu să primească un proiect al declaraţiei de mediu înainte de vizita sa.

Etapa 8: Înregistrarea în registrul EMAS - articolele 4, 5 şi 6 din Regulamentul EMAS

Regulamentul EMAS conţine anumite norme generale privind înregistrarea, pe care statele membre le pot adapta la reglementările naţionale în materie de mediu. Odată ce sistemul de management de mediu a fost pus în aplicare şi verificat, iar declaraţia de mediu EMAS a fost validată, organizaţia solicită organismului competent să opereze înregistrarea în EMAS.

8.1. Procesul de înregistrare - articolele 4, 5 şi 6 din Regulamentul EMAS

Organizaţiile ar trebui să ia legătura cu verificatorii de mediu corespunzători în timpul etapei de planificare. Scopul este de a aloca suficient timp pentru a planifica numirile necesare sau pentru a conveni cu verificatorul asupra domeniului de aplicare al verificării, de exemplu în ceea ce priveşte verificarea unor amplasamente similare în cadrul aşa-numitei proceduri de eşantionare. În temeiul articolului 4 alineatul (4) din Regulamentul EMAS, organizaţiile au posibilitatea de a solicita informaţii verificatorului de mediu.

EMAS utilizează clasificarea UE a activităţilor economice atât pentru încadrarea unei organizaţii într-un sector economic, cât şi pentru acreditarea verificatorilor de mediu. Aceasta este organizată în conformitate cu codurile NACE (Nomenclatorul activităţilor economice). Prin urmare, domeniul acreditării verificatorilor de mediu trebuie să corespundă sectorului economic al organizaţiei. În cazul în care există neclarităţi cu privire la încadrarea corespunzătoare a organizaţiei la codul NACE corect, organismul competent sau organismele de acreditare sunt disponibile pentru a ajuta organizaţiile să aleagă codul NACE corect.

Organismul competent responsabil

Organizaţia transmite cererea de înregistrare în registrul EMAS către organismul competent cu responsabilitate locală (⁶⁹).

(⁶⁹) https://ec.europa.eu/environment/emas/emas_contacts/competent_bodies_en.htm.

Tabelul 10:

Organismele responsabile cu diversele înregistrări

Situaţie	Unde are loc înregistrarea?
Organizaţie cu un amplasament în UE	La organismul competent desemnat în mod oficial de statul membru în care îşi are sediul organizaţia
Organizaţie cu amplasamente multiple într-un singur stat membru	La organismul competent desemnat de statul membru
Înregistrare a unor organizaţii cu amplasamente multiple în mai multe state membre ale UE (înregistrare colectivă la nivelul UE)	În cazul înregistrării colective la nivelul UE, localizarea sediului central sau a centrului administrativ al organizaţiei (în această ordine a preferinţelor) este decisivă pentru determinarea organismului competent principal.
Înregistrare a unor organizaţii cu amplasamente unice sau multiple în ţări terţe (înregistrare a organizaţiilor din ţări terţe)	În cazul în care un stat membru decide să prevadă înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe, în conformitate cu articolul 3 alineatul (3) din Regulamentul EMAS, înregistrarea în acel stat membru va depinde practic de disponibilitatea verificatorilor acreditaţi. Potenţialul verificator ar trebui să fie acreditat, în statul membru specific care prevede înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe, pentru ţara terţă în cauză şi pentru sectorul/sectoarele economic(e) implicate [determinat(e) pe baza codurilor NACE].
Înregistrare a unei organizaţii cu amplasamente multiple în statele membre şi în ţări terţe (înregistrare globală)	Determinarea statului membru în care va fi situat organismul competent responsabil de această procedură se face pe baza condiţiilor de mai jos, în următoarea ordine a preferinţelor: (1) atunci când sediul central al organizaţiei este situat într-un stat membru care prevede înscrierea organizaţiilor din ţări terţe, cererea se depune la organismul competent din acel stat membru; (2) În cazul în care sediul central al organizaţiei nu este situat într-un stat membru care prevede înscrierea organizaţiilor din ţări terţe, dar organizaţia are un centru administrativ într-un astfel de stat, cererea se depune la organismul competent din acel stat membru; (3) dacă organizaţia care solicită înregistrarea globală nu are nici sediul central şi nici un centru administrativ în vreun stat membru care prevede înscrierea organizaţiilor din ţări terţe, organizaţia trebuie să înfiinţeze un centru administrativ ad-hoc într-un stat membru care prevede înscrierea organizaţiilor din ţări terţe şi să depună cererea la organismul competent din acel stat membru. Notă: În cazul în care cererea vizează mai multe state membre, trebuie respectată procedura de coordonare între organismele competente, astfel cum este stabilită în secţiunea 3.2 din Ghidul pentru înregistrarea colectivă la nivelul UE, înregistrarea organizaţiilor din ţări terţe şi înregistrarea globală în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1221/2009. Organismul competent respectiv va acţiona apoi în calitate de organism competent principal.
Notă: În ceea ce priveşte înregistrarea, structurile relevante pot varia de la un stat membru la altul. De obicei, în fiecare stat membru există un singur un organism competent; totuşi, în unele state membre sunt instituite organisme competente diferite la nivel regional.

8.1.1. Documente necesare pentru înregistrarea în EMAS

În registru trebuie depuse următoarele documente:

V declaraţia de mediu EMAS validată (în versiune electronică sau imprimată);

V declaraţia semnată de verificatorul de mediu pentru certificarea faptului că s-au efectuat verificarea şi validarea prevăzute în Regulamentul EMAS (anexa VII la regulament);

V formularul de cerere completat în limba oficială a statului membru în care organizaţia doreşte să se înregistreze (anexa VI la regulament), precum şi informaţiile solicitate la punctul 2 din anexa VI;

V dovada achitării taxelor datorate, după caz.

8.1.2. Înregistrarea

Organismul competent verifică dacă documentele prezentate sunt complete şi corecte şi stabileşte, pe baza dovezilor disponibile, dacă organizaţia îndeplineşte toate cerinţele Regulamentului EMAS.

Condiţii care trebuie îndeplinite înaintea/în cursul procesului de înregistrare EMAS:

1) Verificarea şi validarea să fi fost efectuate în conformitate cu regulamentul.

2) Formularul de cerere să fie completat în întregime şi să includă toate documentele justificative.

3) Organismul competent să fi obţinut probele materiale care indică faptul că nu există dovezi ale încălcării cerinţelor legale în materie de mediu. O probă materială adecvată în acest sens ar fi un raport scris din partea autorităţii de asigurare a respectării legii care să ateste că nu s-a constatat nicio astfel de încălcare.

4) Să nu existe plângeri relevante din partea părţilor interesate sau plângerile să fi fost soluţionate în mod satisfăcător.

5) Organismul competent să fie convins, pe baza probelor primite, de faptul că organizaţia îndeplineşte în totalitate cerinţele prevăzute de regulament.

6) Dacă este cazul, organismul competent să fi încasat taxa necesară.

Astfel, managementul de mediu al organizaţiei este adus la cunoştinţa autorităţilor şi îi permite acesteia să beneficieze, de exemplu, de eventualele privilegii EMAS existente în statul membru respectiv. În cazul în care autorităţile de asigurare a respectării legii nu transmit un răspuns negativ într-o anumită perioadă de timp şi dacă nu există plângeri din partea părţilor interesate sau plângerile au fost soluţionate în mod satisfăcător, organizaţiei i se atribuie un număr de înregistrare şi începe procesul de înregistrare.

Odată ce este înscrisă în registrul EMAS naţional şi european (⁷⁰), organizaţia poate utiliza sigla EMAS cu numărul de înregistrare corespunzător în scopuri de marketing (de exemplu, pe site-ul său, pe antet sau în declaraţia de mediu), dar nu şi pe produse sau pe ambalajul acestora, pentru a nu fi confundată cu eticheta ecologică a produselor. Organizaţiile EMAS pot publica declaraţia de mediu pe site-ul propriu în termen de o lună de la înregistrarea sau de la reînnoirea înregistrării (⁷¹) şi să comunice prompt organismului competent linkul către acesta. Se asigură astfel accesul la declaraţia de mediu actuală prin intermediul registrului EMAS.

(⁷⁰) Registrul EMAS, https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas/about-emas/statistics-and-graphs-0_en#paragraph_1123

(⁷¹) Articolul 6 alineatul (3) din Regulamentul EMAS.

Organismele competente ale diferitelor state membre furnizează informaţii cu privire la înregistrările naţionale, la cerere sau prin intermediul site-urilor acestora.

8.1.3. Durata procesului de înregistrare

Se consideră o bună practică dacă organismul competent ia decizia finală privind înregistrarea în EMAS a unei organizaţii în termen de trei luni de la depunerea unei cereri corecte în acest sens. Depăşirea acestei perioade pentru luarea deciziei finale privind înregistrarea poate fi justificată numai în cazuri excepţionale, de exemplu în cazul unor înregistrări colective complexe în care sunt implicate mai multe organisme competente din UE.

8.1.4. Suspendarea sau ştergerea unei înregistrări EMAS

Acest lucru se întâmplă în cazul în care:

V un organism competent are motive să creadă că o organizaţie nu respectă regulamentul;

V un organism competent primeşte un raport scris de supraveghere din partea organismului de acreditare sau de autorizare care demonstrează că verificatorul de mediu nu şi-a îndeplinit obligaţiile în conformitate cu dispoziţiile regulamentului;

V o organizaţie nu prezintă unul dintre următoarele documente organismului competent în termen de două luni de la momentul în care i s-au solicitat: declaraţia de mediu validată; declaraţia de mediu actualizată sau o declaraţie privind activităţile de verificare şi validare semnată de verificator (anexa VII); formularul de cerere (anexa VI);

V un organism competent este informat cu privire la o încălcare a cerinţelor legale în materie de mediu printr-un raport scris din partea autorităţii de asigurare a respectării legii.

Organismul competent poate anula suspendarea numai dacă primeşte suficiente informaţii cu privire la conformarea respectarea regulamentului de către organizaţie.

Durata suspendării nu este specificată în Regulamentul EMAS şi, prin urmare, trebuie specificată de organismul competent în cauză sau de statul membru. Totuşi, durata suspendării nu ar trebui să depăşească 12 luni.

Figura 21:

Principalii actori ai sistemului EMAS şi sistemul de guvernanţă

8.1.5 Îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu cu ajutorul EMAS

EMAS este un proces continuu care nu se încheie cu înregistrarea în registrul EMAS sau cu reînnoirea înregistrării.

Ciclul de management continuă fără întreruperi. Organizaţiile nu se opresc din: dezvoltarea programului de mediu; identificarea domeniilor care ar putea fi îmbunătăţite; efectuarea de noi audituri de mediu pe măsură ce apar modificări; instruirea permanentă a angajaţilor; finalizarea auditurilor operaţionale interne şi actualizarea declaraţiei de mediu. Pe scurt, nicio activitate curentă nu se întrerupe, totul este documentat în permanenţă şi se obţine îmbunătăţirea continuă a performanţei de mediu.

Din acest motiv, este important ca organizaţiile să îşi stabilească obiectivele şi ţintele de mediu iniţiale adoptând în acelaşi timp o viziune pe termen lung care să poată fi îmbunătăţită în cadrul ciclurilor de validare.

La un moment dat, se poate atinge un nivel al impactului asupra mediului în care măsuri care necesită eforturi considerabile să nu determine decât îmbunătăţiri minore. Managementul de mediu nu se încheie însă la acel moment. Obiectivul managementului de mediu este întotdeauna de a acţiona din perspectiva durabilităţii şi a utilizării eficiente a resurselor. În cazul în care un aspect de mediu principal şi-a epuizat în mare măsură potenţialul de îmbunătăţire, acest lucru poate reprezenta ocazia de a pătrunde pe un nou teritoriu, de exemplu unul în care să se identifice şi să se gestioneze aspectele de mediu indirecte, cum ar fi emisiile din categoria 3 prevăzute în Protocolul privind gazele cu efect de seră, sau uniformizarea durabilităţii în lanţul de aprovizionare. Observarea contextului poate constitui o sursă de inspiraţie şi un impuls în acest sens, la fel ca dialogul activ cu alte părţi interesate.

Experienţa şi inovaţiile pot fi transmise mai departe, astfel încât şi alţii să poată iniţia îmbunătăţiri în materie de mediu. În mod similar, pot fi dobândite multe cunoştinţe de la alte organizaţii, cunoştinţe care pot fi transferate către propria organizaţie. Organizaţiile ar trebui să profite de aceste oportunităţi. În unele state membre există deja instituţii sau puncte de contact corespunzătoare la care se poate apela. Merită menţionate aici ministerele de mediu relevante şi organismele competente ale statelor membre, precum şi cluburile EMAS naţionale şi regionale.

8.2 Utilizarea siglei EMAS - articolul 10 din Regulamentul EMAS

Sigla EMAS este deosebit de potrivită pentru a informa lumea exterioară că o anumită organizaţie este conştientă de problemele de mediu. Pentru a spori gradul de sensibilizare a publicului cu privire la EMAS, organizaţiile din sistem sunt încurajate să utilizeze sigla pe scară largă. Numai sigla oficială este valabilă. Aceasta trebuie să indice întotdeauna numărul de înregistrare al organizaţiei, cu excepţia cazului în care este utilizată pentru activităţi de promovare şi popularizare a sistemului EMAS. Dacă este posibil, sigla ar trebui să figureze şi pe declaraţia de mediu.

Figura 22:

Sigla EMAS

8.2.1. Cine poate să utilizeze sigla?

Sigla EMAS cu numărul de înregistrare poate fi utilizată numai de organizaţiile EMAS înregistrate şi numai în perioada de valabilitate a înregistrării. Pentru a evoca în mod credibil caracteristicile reprezentate de această siglă, organizaţiile înregistrate în EMAS trebuie să respecte anumite condiţii, şi anume:

V Trebuie să existe o relaţie clară între siglă şi organizaţie. Numărul de înregistrare trebuie să identifice în mod clar organizaţia EMAS. Prin urmare, sigla EMAS trebuie utilizată întotdeauna împreună cu numărul de înregistrare.

V Sigla EMAS poate fi afişată împreună cu informaţiile de mediu publicate dacă acestea au fost verificate.

Dacă informaţiile fac referire la cea mai recentă declaraţie de mediu (actualizată) a organizaţiei şi dacă au fost validate de verificatorul de mediu, se poate afişa sigla EMAS [a se vedea articolul 10 alineatul (5)]. Extrasele din declaraţia de mediu sau din declaraţiile de mediu privind produsele reprezintă exemple în acest sens.

O excepţie o constituie utilizarea de către "părţile interesate" în scopuri de marketing şi de promovare legate de EMAS [a se vedea articolul 35 alineatul (2)]. Aceste "părţi interesate" sunt organismele competente şi organismele de acreditare şi de autorizare. Totuşi, această utilizare include şi publicarea siglei în reportaje mass-media (în presa scrisă, pe internet etc.), în materiale didactice (cărţi de referinţă şi manuale), precum şi alte moduri de utilizare care servesc relaţiilor publice ale sistemului EMAS. În astfel de cazuri, trebuie să fie clar că publicitatea şi informaţiile se referă la EMAS. Nu trebuie să se creeze impresia că "autorul mesajelor publicitare" este el însuşi înregistrat în EMAS, dacă nu este cazul.

Înregistrarea în EMAS a organizaţiilor este valabilă numai pentru amplasamentul sau amplasamentele incluse în verificarea de către verificatorul de mediu şi menţionate pe certificatul de înregistrare. Alte amplasamente asociate care nu sunt înregistrate nu trebuie să utilizeze sigla.

8.2.2 Cine acordă sigla?

Atribuirea numărului de înregistrare şi a siglei EMAS este responsabilitatea organismelor competente. Împreună cu certificatele de înregistrare EMAS, organismele competente pot să acorde sigla şi numărul de înregistrare inclusiv sub formă de fişier grafic. Sigla EMAS trebuie creată prin intermediul generatorului de sigle Comisiei Europene (⁷²). Organizaţiile EMAS cu mai multe amplasamente sau unităţi organizaţionale înregistrate îşi pot face publicitate cu o siglă comună.

(⁷²) https://ec.europa.eu/environment/emas/join_emas/logo_generator_en.htm.

Organizaţiile recurg din ce în ce mai mult la opţiunea înregistrării colective sau a înregistrării de amplasamente multiple. În acest caz, înregistrarea are loc într-un loc central, de obicei la sediul central al organizaţiei. Toate amplasamentele individuale evaluate sunt gestionate sub un număr de înregistrare comun. În cazul înregistrării colective, această opţiune este disponibilă şi dincolo de frontierele naţionale.

Exemple de utilizare corectă a siglei

1. Sigla EMAS este imprimată pe scrisorile organizaţiei înregistrate, pe plicuri, pe cărţile de vizită, pe uniforme, pe calculatoare, pe genţi sau pe steagul EMAS şi primeşte alte utilizări similare în scopuri promoţionale la nivel corporativ.

2. Sigla apare pe antetul unui document transmis autorităţilor care conţine date validate privind performanţele organizaţiei.

3. Sigla apare pe un dosar care conţine un raport privind o organizaţie parţial înregistrată.

4. Sigla apare în revista disponibilă la bordul avioanelor unei companii aeriene înregistrate, însoţită de o serie de informaţii validate.

5. Sigla apare pe un avion, pe un tren, pe un autobuz, pe un autovehicul sau un camion de serviciu sau pe un metrou al unei societăţi înregistrate în sistemul EMAS.

6. Sigla este amplasată pe camionul unei societăţi de distribuţie înregistrate, împreună cu denumirea întreprinderii, pe lângă o declaraţie validată în care se menţionează: "În perioada 2009-2012, am redus cu 20 % consumul mediu de motorină al flotei noastre de camioane, ajungând la x litri pe 100 km".

7. Sigla este imprimată pe catalogul unei agenţii de voiaj înregistrate, care conţine informaţii validate cu privire la măsuri în favoarea turismului durabil puse în aplicare de către organizaţie.

8. Sigla figurează pe un document intern destinat angajaţilor, care conţine exclusiv informaţii validate cu privire la funcţionarea sistemului de management de mediu.

9. Sigla apare pe un buletin informativ sau pe coperta unei broşuri pentru clienţi şi furnizori al cărei conţinut este preluat din declaraţia de mediu validată.

10. Sigla apare în raportul de mediu anual al unei societăţi holding care deţine amplasamente înregistrate şi neînregistrate, apărând la începutul capitolului privind declaraţia de mediu validată în care sunt identificabile în mod clar amplasamentele înregistrate în EMAS ale organizaţiei.

11. Sigla apare drept fond grafic pentru o compilaţie de date de mediu validate într-un raport economic.

12. O broşură generală a unei organizaţii guvernamentale care explică modul în care organizaţiile înregistrate în cadrul EMAS pot recicla sau prelucra cel mai bine diferite tipuri de deşeuri.

13. Sigla însoţeşte informaţii validate în materie de mediu pe site-ul internet al unei organizaţii.

14. Sigla apare pe standurile expoziţionale ale unei organizaţii înregistrate, la care se promovează însăşi organizaţia înregistrată.

15. Sigla apare pe standurile expoziţionale ale unei organizaţii înregistrate, dar promovând EMAS ca sistem de management de mediu în general.

16. Siglă fără număr de înregistrare utilizată în scopuri promoţionale de către o organizaţie neînregistrată.

17. Siglă imprimată pe biletele unei organizaţii municipale de transport înregistrate în EMAS

18. Sigla apare într-un film (de scurt metraj) al unei organizaţii înregistrate în EMAS.

19. Siglă fără număr de înregistrare afişată într-un film (de scurt metraj).

20. Siglă pe site-ul unei organizaţii înregistrate în EMAS.

21. Siglă fără număr de înregistrare pe un site web.

22. Siglă în postările de pe platformele de comunicare socială.

23. Siglă fără număr de înregistrare în contribuţiile de pe platformele de comunicare socială.

8.2.3. Limitele utilizării siglei

Sigla nu poate fi utilizată [articolul 10 alineatul (4) din Regulamentul EMAS]:

V pe produse sau pe ambalajul acestora, nici măcar pe ambalajele exterioare şi de transport;

V împreună cu comparaţii cu alte activităţi şi servicii;

V într-un mod care poate fi confundat cu etichetele ecologice ale produselor.

Sigla EMAS este un premiu pentru performanţa de mediu organizaţională şi operaţională, nu pentru produse ecologice. Prin urmare, trebuie evitat riscul de confuzie cu etichetele ecologice ale produselor. În mod similar, pe eticheta ecologică a unui produs, cum ar fi eticheta ecologică a UE, nu pot fi înscrise menţiuni cu privire la protecţia mediului în cadrul activităţilor întreprinderii. Angajamentul EMAS poate fi indicat pe produse numai sub formă de text. Responsabilitatea utilizării corecte a siglei revine organizaţiei. Cerinţele Regulamentului EMAS sunt direct obligatorii pentru utilizatorul individual al siglei. Trebuie descurajată utilizarea abuzivă care aduce prejudicii sistemului EMAS şi, prin urmare, credibilităţii şi calităţii acestuia. Utilizarea ilegală a siglei poate fi sancţionată în conformitate cu legislaţia instituită de statele membre pentru punerea în aplicare a Regulamentului EMAS. Verificatorul de mediu trebuie să verifice dacă reglementările privind utilizarea siglei EMAS respectă articolul 10 din Regulamentul EMAS şi anexa V la acesta.

Exemple de utilizare greşită a siglei

1. Sigla apare pe un produs cu mesajul "produs ecologic". Utilizarea incorectă, deoarece ar putea fi confundată cu etichetele ecologice pentru produse.

2. Sigla este imprimată pe fotografia unei unităţi de cazare turistice neînregistrate, în catalogul unei agenţii de voiaj înregistrate. Incorect - utilizarea siglei poate crea confuzii. Aceasta poate fi aplicată doar cu referire la agenţia de turism.

3. Sigla apare într-un ziar drept fond grafic într-o acţiune publicitară comună a două societăţi care evidenţiază cooperarea lor în materie de mediu de-a lungul lanţului de aprovizionare (una este înregistrată, cealaltă nu este). Incorect - creează confuzie, întrucât una dintre organizaţii nu este înregistrată.

4. Sigla apare într-un film (de scurt metraj) al unei organizaţii înregistrate în EMAS. Incorect filmul se referă la un produs, dar nu la organizaţie.

5. Siglă pe site-ul unei organizaţii înregistrate în EMAS. Incorect dacă site-ul nu face referire în mod vizibil nici la organizaţie, nici la informaţiile despre mediu.

6. Siglă în postările de pe platformele de comunicare socială. Incorect dacă contribuţia nu face referire în mod vizibil nici la organizaţie, nici la informaţiile despre mediu.

În cazul în care utilizarea neautorizată a siglei este menită să aducă beneficii financiare, poate fi posibilă urmărirea penală.