Wolters Kluwer, Procedura de urmarire si emitere a documentelor cu regim special

Persoana juridică română are obligaţia să respecte şi să aplice prevederile legale privind urmărirea şi emiterea documentelor cu regim special.

Entităţile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;

- fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

În situaţia în care activitatea de întocmire a documentelor financiar-contabile este încredinţată în baza unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de întocmire şi utilizare a documentelor respective se adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă în contract clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor în aceste condiţii.

Potrivit art. 10 alin. (1) din Legea contabilităţii 82/1991, răspunderea pentru organizarea si conducerea contabilităţii la persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) - (4) revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionarii entităţii respective.

pct. 23- 24, Anexa 1, Ordin MFP nr. 2634/2015

Modelul se va adapta in functie de structura organizatorica a societatii: puncte de lucru, gestiuni, sucursale, filiale,etc. Va contine toate tipurile de documente care se intocmesc si numeroteaza din cadrul entitatii.

Factura este document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operaţiunilor economice. Pentru operaţiunile economice pentru care, conform prevederilor Codului fiscal, nu există obligaţia întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părţi şi a documentelor financiar- contabile sau bancare care să ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz.

Toate operaţiunile privind factura (întocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectuează conform prevederilor Codului fiscal şi ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

pct. 24-26, Anexa 1, Ordin MFP nr. 2634/2015