Wolters Kluwer, Deplasari interne - documentatie si inregistrari contabile

Documentele şi notele contabile aferente ce trebuiesc întocmite/înregistrate pentru evidenţierea deplasărilor interne.

Înainte de plecarea în delegaţie angajatul poate solicita avans, pe baza unei estimări a cheltuielilor care urmează a fi efectuate, urmănd ca la intoarcerea din delegaţie şi depunerea decontului să primească sau să restituie diferenţa. Documentul de plată avans în numerar este: DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4) ca şi model este prevăzută de Nomenclatorul documentelor financiar contabile, prevăzute de Ordinul MFP nr 3512/2008. Serveşte ca dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit.

Se întocmeşte si se semnează în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil.

Circulă la:

- persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză în cazurile prevăzute de lege;

- persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor respective;

- casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată, după caz, şi se semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către persoana care a primit suma;

- compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2);

- plătitor (exemplarul 1).

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este prevazut de legislatie.

Conform art. 42-43, Capitolul VII din HG 1860/2006 actualizat, angajatul trimis în delegare sau detaşare are dreptul să primească, în condiţiile legii, un avans în numerar, stabilit în raport cu numărul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decât totalul cheltuielilor de delegare sau de detaşare pentru 30 de zile calendaristice. Acordarea avansului în numerar se va face in conformitate cu reglementările legale privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar prin casierie.

OMF 3512/ 2008 cu actualizarile ulterioare. Art. 42-43, Capitolul VII din HG 1860/2006 cu actualizarile si modificarile ulterioare

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE - Cod 14-5-4)

Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea.

Circulă la:

- persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;

- persoana care efectuează deplasarea;

- persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate;

- compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie. În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie;

- persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;

- conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este prevazut de legislatia in vigoare.

Conform art. 46, Capitolul VII din HG 1860/2006 actualizata, persoana trimisă în delegare sau detaşare este obligată să obţină pe ordinul de serviciu, de la unitatea la care se deplasează, viza şi ştampila conducătorului unităţii sau înlocuitorului acestuia, indicând data şi ora sosirii şi a plecării.

OMF 3512/ 2008 cu actualizarile ulterioare