Capitolul i - Dispoziţii generale - Norme Metodologice din 2023 privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996

M.Of. 895

În vigoare

Versiune de la: 5 Octombrie 2023

CAPITOLUL I:Dispoziţii generale

Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, denumite în continuare norme metodologice reglementează aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Lege, după cum urmează:

a)procedura de notificare prevăzută la art. 18 alin. (5) şi (5¹) din Lege şi conţinutul acesteia;

b)datele care se introduc în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice prevăzut la art. 25 din Lege şi condiţiile privind gestionarea acestuia;

c)procedura de eliberare, reînnoire, suspendare şi retragere a autorizaţiei de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 19-21 din Lege;

d)termenul de eliberare a certificatelor, adeverinţelor, copiilor şi extraselor de pe documente.

Art. 2

În înţelesul prezentelor norme metodologice, termenii şi noţiunile folosite au următoarele semnificaţii:

a)ani extremi - data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;

b)arhivă - totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare, create şi deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul activităţii sale; o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;

c)arhivar - angajat care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă, având dobândite competenţe profesionale potrivit Standardului ocupaţional de arhivar, şi care deţine un certificat de absolvire/calificare profesională emis de furnizori de formare profesională autorizaţi în condiţiile legii;

d)arhivist - specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă, având dobândite competenţe profesionale potrivit Standardului ocupaţional de arhivist, şi care deţine un certificat de absolvire/calificare profesională emis de furnizori de formare profesională autorizaţi în condiţiile legii;

e)autorizaţie de funcţionare - act emis sau reînnoit de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor;

f)creator de arhivă - persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat care, în decursul existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau creează arhivă;

g)depozit de arhivă - spaţiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea şi protejarea arhivelor, care prin structura şi suprafaţa sa utilă permite funcţionarea în încăperi/spaţii distinct partajate a unuia sau mai multor operatori economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice sau a altor persoane juridice de drept public sau privat care depozitează arhivă;

h)deţinător de arhivă - persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoana fizică ce are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie sau preluate prin desfiinţarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive sau prin abandonul unor arhive;

i)document - informaţie înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată de către o persoană fizică sau juridică în cursul desfăşurării activităţii;

j)fond arhivistic - ansamblul documentelor de orice natură create, primite şi păstrate de către un creator de arhive pe parcursul existenţei sale;

k)fondare - operaţiune arhivistică de stabilire a apartenenţei documentelor la un fond arhivistic;

l)instrument de evidenţă a documentelor - document rezultat în urma inventarierii care oferă date şi informaţii pentru controlul fizic şi de conţinut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea şi utilizarea informaţiilor cuprinse în fondurile şi colecţiile arhivistice;

m)inventariere - operaţiune arhivistică de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;

n)legătorie - operaţiune arhivistică de fixare într-o ordine deja dată a filelor unei unităţi arhivistice (dosar, registru) în vederea asigurării integrităţii acesteia, respectiv prin împiedicarea răvăşirii, adăugării, eliminării de file pe parcursul utilizării ulterioare a unităţii arhivistice, fără alterarea conţinutului acesteia;

o)metru liniar (m.l.) - unitate-etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă raft cu lungimea de un metru care serveşte la aprecierea cantităţii de arhivă existentă într-un depozit, la dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de transport;

p)nomenclator arhivistic - instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice pe categorii (definite în funcţie de structuri organizatorice, probleme şi termene de păstrare) şi la selecţionarea documentelor;

q)ordonare - operaţiune arhivistică de constituire a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme;

r)operator economic autorizat - agent economic ce deţine o autorizaţie de funcţionare valabilă pentru unul sau mai multe dintre serviciile arhivistice pe care le prestează;

s)păstrare şi conservare - ansamblul măsurilor luate de un creator/deţinător de arhivă, în vederea asigurării integrităţii fizice şi de conţinut a documentelor din arhivă;

ş)prelucrare arhivistică - ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea documentelor, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea acestora;

t)restaurare - ansamblu de operaţiuni şi tratamente adecvate care se aplică documentelor în scopul eliminării sau inactivării cauzelor de degradare, a opririi evoluţiei degradării şi/sau al creării unui grad de rezistenţă mai mare faţă de acţiunea viitoare a unor asemenea factori, în condiţiile asigurării depline a integrităţii, securităţii şi menţinerii autenticităţii documentului tratat;

ţ)selecţionare - operaţiunea arhivistică de evaluare a documentelor în vederea reţinerii spre păstrare a celor considerate importante din punct de vedere documentar-istoric sau de eliminare a celor lipsite de valoare;

u)spaţiu destinat prestării unui serviciu arhivistic - depozit amenajat/încăpere amenajată a unui imobil;

v)unitate arhivistică (u.a.) - element de bază în descrierea şi administrarea unui fond arhivistic sau ale unei colecţii arhivistice, alcătuit dintr-un document sau o grupare de documente referitoare la aceeaşi problemă sau activitate, care ocupă o poziţie distinctă într-un instrument de evidenţă;

w)utilizare - ansamblul activităţilor desfăşurate în scopul folosirii informaţiilor din documentele unei arhive, în vederea atestării unei situaţii de fapt, a unui eveniment etc.;

x)tarife - taxa stabilită prin ordin al preşedintelui Casei Naţionale de Pensii Publice privind limitele maxime ale tarifelor prestate de către operatorii economici autorizaţi în prestarea de servicii arhivistice, avizat de către Arhivele Naţionale.