Capitolul 3 - NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ŞI AUDITORILOR INTERNI - Norma din 2003 GENERALE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITATII DE AUDIT PUBLIC INTERN
M.Of. 130 bis
Ieşit din vigoare Versiune de la: 19 Martie 2004
CAPITOLUL C:NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ŞI AUDITORILOR INTERNI
5.Norme de calificare
5.1.Carta auditului intern şi Codul privind conduita etică a auditorului intern
5.1.1.Carta auditului intern defineşte obiectivele, drepturile şi obligaţiile auditului intern şi este elaborată de către fiecare şef al compartimentului de audit public intern şi aprobată de conducătorul entităţii publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele şi metodele de audit, clarifică misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduită.
5.1.2.Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etică a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etică a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte în exercitarea atribuţiilor.
5.2.Independenţă şi obiectivitate
5.2.1.Independenţa organizatorică
Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directă a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.
Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.
5.2.2.Obiectivitate individuală
Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparţială, să nu aibă prejudecăţi şi să evite conflictele de interese.
Auditorii interni trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern.
5.2.2.1.Numirea/destituirea şefului compartimentului de audit public intern
Şeful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entităţii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel:
a)Numirea şefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonată solicită acest aviz de la organul ierarhic imediat superior în baza următoarei proceduri:
- candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la organul ierarhic imediat superior următoarele documente: curriculum vitae; minimum două scrisori de recomandare de la persoane calificate, prin care să li se ateste calităţile profesionale, manageriale şi morale; o lucrare de concepţie privind organizarea şi exercitarea auditului public intern într-o entitate publică din domeniul căreia îi aparţine entitatea unde concurează; o declaraţie privind respectarea prevederilor art. 20 alin. (1) din Legea nr. 672/2002, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni;- avizarea candidaţilor se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora şi prin consultări directe;
- după obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului de audit public intern se face de către conducătorul entităţii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;
- în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcţii.
b)Destituirea şefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonată solicită acest aviz de la organul ierarhic superior în baza următoarei proceduri:
- pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entităţii publice subordonate notifică conducătorului de la organul ierarhic imediat superior despre intenţia de destituire, precum şi despre motivele destituirii;
- conducătorul de la organul ierarhic superior analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu şeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;
- în cazul obţinerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entităţii publice procedează în conformitate cu prevederile legale;
- în cazul obţinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibilă.
5.2.2.2.Numirea/revocarea auditorilor interni
Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern, astfel:
a)Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, şeful compartimentului de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidaţii pentru ocuparea funcţiei de auditori interni şi poate avea consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data susţinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art. 20, alin.(1) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum şi scrisori de recomandare, în cazul obţinerii unui aviz favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;
b)Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere înştiinţează şeful compartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare a unui auditor intern şi despre motivele acesteia. Şeful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu aceştia, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocării.
c)Dacă funcţia de auditor intern nu este o funcţie publică, numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere în concordanţă cu regulamentul propriu de funcţionare şi cu prevederile prezentelor norme.
5.2.3.Pierderea independenţei şi obiectivităţii auditorilor interni
Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.
Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.
Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.
Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.
Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.
Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de audit public intern.
5.3.Competenţa şi conştiinţa profesională
5.3.1.Competenţa
Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacităţii activităţii de audit.Auditorii interni trebuie să posede cunoştinţe, îndemânare şi alte competenţe necesare pentru a-şi exercita responsabilităţile individuale, mai ales:
- competenţa în vederea aplicării normelor, procedurilor şi tehnicilor de audit;
- competenţa în ceea ce priveşte principiile şi tehnicile contabile;
- cunoaşterea principiilor de bază în economie, în domeniul juridic şi în domeniul tehnologiilor informatice;
- cunoştinţe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate şi fraudă, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;
- capacitatea de a comunica oral şi în scris, de a putea expune clar şi convingător obiectivele, constatările şi recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.
Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane care au pregătirea şi experienţa corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiză analitică, eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice.
Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să se asigure că pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnaţi posedă cunoştinţele, îndemânarea şi competenţele necesare pentru desfăşurarea corectă a misiunii.
Pentru cunoştinţe de strictă specialitate pot fi contractate servicii de expertiz/consultanţă din afara entităţii publice.
5.3.2.Conştiinţa profesională
Auditorul intern trebuie să depună toate eforturile în decursul exercitării funcţiei sale şi să ia în consideraţie următoarele elemente:
- perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;
- complexitatea şi importanţa domeniilor auditate;
- pertinenţa şi eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor şi de control; probabilitatea existenţei erorilor, iregularităţilor şi a unor disfuncţionalităţi semnificative;
- costurile implementării unor controale suplimentare în raport cu avantajele preconizate.
Fiind conştient că procedurile de audit public intern nu pot garanta că toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie să dea dovadă de o vigilenţă sporită în ceea ce priveşte riscurile semnificative susceptibile să afecteze obiectivele, activităţile şi resursele entităţii publice.
5.3.3.Pregătirea profesională continuă
Auditorii interni trebuie să-şi îmbunătăţească cunoştinţele şi practica profesională printr-o pregătire continuă.Şeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entităţii publice, va asigura condiţiile necesare perfecţionării profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minimum 15 zile pe an.În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiză/consultanţă din afara entităţii publice. Competenţa şi capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate şi lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitantă.
5.4.Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii
5.4.1.Definire
Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucţiunile şi codul etic să fie respectate de auditorii interni.5.4.2.Evaluarea programului de calitate
Auditul public intern necesită adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacităţii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.
5.4.2.1.Evaluarea internă
Evaluarea internă presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantând calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest cadru supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienţelor, iniţierea îmbunătăţirilor necesare unei derulări corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi planificarea activităţilor de perfecţionare profesională.
5.4.2.2.Evaluarea externă
Evaluarea externă este efectuată de către UCAAPI prin:
- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor şi a Codului privind conduita etică a auditorului intern, cel puţin o dată la cinci ani, iniţiindu-se măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entităţii publice în cauză;
- avizarea numirii/destituirii şefilor compartimentelor de audit public intern din entităţile publice.
6.Norme de funcţionare a auditului public intern
6.1.Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern
Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern.
6.1.1.Planificarea activităţii de audit public intern bazată pe analiza riscurilor
6.1.1.1.Elaborarea planului de audit public intern
Planul de audit public intern se întocmeşte anual de către compartimentul de audit public intern.
Selectarea misiunilor de audit public intern se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare:
a)Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni;
b)Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii publice, respectiv: deficienţe constatate anterior în rapoartele de audit; deficienţe constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficienţe consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc. cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionării sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;
c)Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităţilor publice sunt obligaţi să ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entităţii publice, realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat;
d)Numărul entităţilor publice subordonate;
e)Respectarea periodicităţii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani;
f)Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonată;
g)Recomandările Curţii de Conturi.
Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.
Conducătorul entităţii publice aprobă proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent.
Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale.
6.1.1.2.Referatul de justificare
Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.
Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.
6.1.1.3.Structura planului de audit public intern
Planul anual de audit intern are următoarea structură:
- scopul acţiunii de auditare;
- obiectivele acţiunii de auditare;
- identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului public intern;
- identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de auditare;
- durata acţiunii de auditare;
- perioada supusă auditării;
- numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare;
- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiză/consultanţă (dacă este cazul);
- numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.
6.1.1.4.Actualizarea planului de audit public intern
Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de:
- Modificările legislative sau organizatorice, care schimbă gradul de semnificaţie a auditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului;
- Solicitările UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.
Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entităţii publice.
6.1.2.Gestiunea resurselor umane
Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.
6.1.3.Reglementarea activităţii compartimentului de audit public intern
Compartimentul de audit public intern elaborează norme specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior în cazul entităţilor publice subordonate.
În termen de 90 de zile de la publicarea prezentelor norme în Monitorul Oficial al României, fiecare compartiment de audit public intern, organizat în conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat să elaboreze norme metodologice proprii.
Pentru entităţile publice care nu au compartiment de audit public intern organizat la data publicării prezentelor norme, termenul curge din momentul înfiinţării acestora.
Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonată, dacă specificul activităţii acestora o impune.
Entităţile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborării acestora.
Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducătorului entităţii publice, semnate pe fiecare pagină, de auditorul intern care le-a elaborat.
Compartimentele de audit public intern abilitate să avizeze normele proprii entităţilor publice sunt obligate să le avizeze în termen de 30 de zile şi să înştiinţeze entitatea în cauză.
Compartimentele de audit public intern abilitate să avizeze normele proprii entităţilor publice, pot solicita eventuale clarificări, modificări, completări ale acestora. Conducătorii entităţilor publice vor lua măsurile necesare pentru soluţionarea operativă a acestor solicitări.
Următoarele entităţi publice nu elaborează norme proprii:
a)Instituţiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entităţi publice. Misiunile de audit public intern desfăşurate la nivelul instituţiilor publice mici se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanţelor Publice;
b)Entităţile publice subordonate pentru care entitatea publică de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern fără obligaţia elaborării de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfăşoară în conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;
c)Entităţile publice subordonate pentru care entitatea publică de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neînfiinţarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfăşurate la nivelul acestor entităţi se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanţelor Publice.
6.1.4.Raportarea activităţii de audit public intern
Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiză şi avizare. Pentru instituţia publică mică, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.
Compartimentul de audit public intern asigură:
a)raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;
b)elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern;
c)în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, se raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate;
d)informarea UCAAPI despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;
e)verificarea şi raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.
6.2.Obiective aferente unei activităţi de audit public intern
6.2.1.Evaluarea managementului riscurilor
Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entităţii publice în identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi să evalueze eficacitatea acestui sistem.Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entităţii publice, privind:- fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operaţionale;- eficacitatea şi eficienţa operaţiilor;- protejarea patrimoniului;- respectarea legilor, reglementărilor şi procedurilor.În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.
6.2.2.Evaluarea sistemelor de control
Auditul public intern ajută entitatea publică să menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacităţii şi eficienţei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continuă.
Evaluarea pertinenţei şi eficacităţii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi va viza operaţiile şi sistemele informatice ale entităţii publice din următoarele puncte de vedere:
- fiabilităţii şi integrităţii informaţiilor financiare şi operaţionale;
- eficacităţii şi eficienţei operaţiilor;
- protejării patrimoniului;
- respectării legilor, reglementărilor şi procedurilor.
În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificării tuturor deficienţelor semnificative ale acestora.
Auditorii interni trebuie să analizeze operaţiile şi activităţile şi să determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite şi dacă operaţiile/activităţile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.
Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entităţii publice a definit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreună cu conducerea entităţii publice, să elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.