Art. 16. - Modalităţi de audit . Fiecare misiune de audit de calitate cuprinde 3 faze complementare: audit structural, audit tehnic şi audit de conformitate. Auditul de calitate se efectuează conform ghidului aprobat de Consiliul superior al Corpului: - Hotararea 23/754/2023 pentru modificarea Regulamentului privind auditul de calitate în domeniul serviciilor contabile, aprobat prin Hotărârea Consiliului superior al Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România nr. 08/91/2008
M.Of. 35
În vigoare Versiune de la: 16 Ianuarie 2024
Art. 16
Etapele realizării auditului de calitate sunt următoarele:
a)Pregătire. Timpul necesar pentru audit este în funcţie de importanţa cabinetului şi se stabileşte numai după completarea şi analiza chestionarului pregătitor. Cabinetul ales pentru auditul de calitate este informat prin scrisoare, cu cel puţin 30 de zile înainte de data fixată pentru începerea auditului. Scrisoarea este însoţită de un chestionar care cuprinde un ansamblu de informaţii referitoare, pe de o parte, la organizarea generală a cabinetului, la misiunile pe care acesta le derulează, iar, pe de altă parte, la respectarea obligaţiilor de membru. Chestionarul completat trebuie retrimis filialei, în termen de 15 zile de la data primirii lui. Odată cu returnarea chestionarului, cabinetul poate cere să beneficieze de dispoziţiile prezentului regulament referitoare la recuzarea auditorului, caz în care auditul va fi realizat prin auditori din afara razei de activitate a filialei, prin grija DUANPAC.
b)Modalităţi de audit. Fiecare misiune de audit de calitate cuprinde 3 faze complementare: audit structural, audit tehnic şi audit de conformitate. Auditul de calitate se efectuează conform ghidului aprobat de Consiliul superior al Corpului:
- auditul structural constă într-un diagnostic de organizare a cabinetului în scopul aprecierii dacă modul de organizare asigură îndeplinirea de misiuni conform normelor, regulilor şi uzanţelor profesionale, emise sau recunoscute de Corp, evidenţiind lipsurile în ceea ce priveşte metodele şi procedurile existente în cabinet, existenţa logisticii şi a standardelor şi normelor profesionale specifice fiecărei misiuni, conform obiectului de activitate al cabinetului;
- auditultehnic constă în examinarea unui număr de dosare de lucru şi permite aprecierea calităţii metodelor efectiv puse în lucru de cabinet. Alegerea dosarelor se face pe baza concluziilor şi informaţiilor rezultate din auditul structural. Auditul tehnic se face prin referire la standardele profesionale emise de Corp, la normele şi regulile în vigoare, precum şi la uzanţele profesionale;
- auditul de conformitate constă în verificarea modului în care cabinetul îşi îndeplineşte obligaţiile de membru cu privire la formarea şi dezvoltarea profesională, depunerea raportului anual de activitate, plata obligaţiilor financiare, participarea la acţiunile organizate de Corp, aspecte etice.
c)Evaluarea rezultatelor şi măsuri
1.La sfârşitul misiunii desfăşurate pe baza ghidului de audit, auditorul completează "Fişa centralizatoare a rezultatelor auditului de calitate", prevăzută în anexa nr. 1 la prezentul regulament.
2.Numărul maxim de puncte calitative acordate cabinetului auditat, atât pe total, cât şi pe domenii ale auditului, este 100.
3.Pentru stabilirea punctelor calitative pe fiecare dintre cele 3 domenii ale auditului (structural, tehnic şi de conformitate) se au în vedere rezultatele din "Fişa centralizatoare a rezultatelor auditului de calitate", care se evaluează astfel:
- peste 95% răspunsuri corecte - 100 de puncte;
- 80-95% răspunsuri corecte - 80 de puncte;
- 50-79% răspunsuri corecte - 60 de puncte;
- 25-49% răspunsuri corecte - 40 de puncte;
- sub 25% răspunsuri corecte - 20 de puncte.
4.La stabilirea punctelor calitative totale care se cuvin cabinetului auditat şi, respectiv, a clasei de calitate se au în vedere următoarele ponderi pe domenii ale auditului:
- auditul structural - 25%;
- auditul tehnic - 40%;
- auditul de conformitate - 35%.
5.Pentru cabinetele fără activitate profesională, respectiv la care s-au efectuat numai auditul structural şi auditul de conformitate, se vor avea în vedere următoarele ponderi:
- auditul structural - 40%;
- auditul de conformitate - 60%.
6.În funcţie de rezultatele auditului de calitate, cabinetul auditat poate fi încadrat în una dintre următoarele clase de calitate:
- clasa A: peste 95 de puncte calitative;
- clasa B: 80-95 de puncte calitative;
- clasa C: 50-79 de puncte calitative;
- clasa D: 25-49 de puncte calitative;
- clasa E: sub 25 de puncte calitative.
7.Cabinetele auditate, dar care nu au avut activitate şi au fost evaluate potrivit pct. 5, pot fi încadrate în oricare dintre clasele B-E.
8.În funcţie de clasa de calitate în care a fost încadrat cabinetul, se pot lua următoarele măsuri:
Clasa | Măsuri |
A | - Recomandări şi termene pentru remedierea punctelor slabe constatate în "Fişa centralizatoare a rezultatelor auditului de calitate" |
B | - Recomandări şi termene pentru remedierea deficienţelor - Participarea la cursuri pentru însuşirea standardelor profesionale şi/sau de etică |
C | - Recomandări şi termene pentru remedierea deficienţelor - Participarea la cursuri pentru însuşirea standardelor profesionale şi/sau de etică - Efectuarea unui nou control în maximum 2 ani |
D | - Recomandări şi termene pentru remedierea deficienţelor - Participarea la cursuri pentru însuşirea standardelor profesionale şi/sau de etică - Efectuarea unui nou control în maximum un an |
E | - Recomandări şi termene pentru remedierea deficienţelor - Participarea la cursuri pentru însuşirea standardelor profesionale şi/sau de etică - Instituirea unui sistem de supraveghere permanentă |
9.Pentru cabinetele propuse de către auditorii de calitate să fie încadrate în clasa A de calitate, DUANPAC întocmeşte în prealabil o notă justificativă care va fi prezentată spre aprobare Biroului permanent al Consiliului superior al Corpului.
10.Cabinetele care au obţinut clasa A de calitate pot solicita DUANPAC acordarea unui atestat de calitate. Procedurile de emitere a atestatului de calitate, precum şi drepturile şi obligaţiile cabinetelor deţinătoare ale acestuia se stabilesc de Biroul permanent al Consiliului superior al Corpului.
d)Raportare
1.La sfârşitul unei misiuni de audit de calitate, auditorii întocmesc o notă de sinteză care se trimite cabinetului auditat. Cabinetul dispune de un termen de 15 zile pentru a prezenta, în scris, auditorilor observaţiile sale.
2.Raportul auditorului de calitate, prevăzut în anexa nr. 2 la prezentul regulament, este întocmit de auditori şi are ca anexe nota de sinteză şi eventualele observaţii ale cabinetului. Raportul scoate în evidenţă lipsurile descoperite în cursul auditului efectuat şi abaterile grave şi repetate de la reglementările profesionale. Raportul trebuie să cuprindă propuneri de clasificare a rezultatelor controlului şi măsurile de remediere a deficienţelor.
3.Raportul, "Fişa centralizatoare a rezultatelor auditului de calitate", nota de sinteză şi eventualele observaţii ale cabinetului se trimit la DUANPAC, în termen de 15 zile de la expirarea perioadei în care cabinetul avea posibilitatea să depună observaţii.
4.După verificarea documentelor primite, DUANPAC formulează dispoziţii către filială, inclusiv pentru valorificarea constatărilor şi aplicarea de sancţiuni, iar după aprobarea acestora le trimite preşedintelui consiliului filialei.
5.Preşedintele şi directorul executiv ai filialei pot decide în legătură cu alte modalităţi de valorificare şi comunicare a rezultatelor auditului de calitate, pe lângă cele cuprinse în dispoziţii.
6.Dosarul de audit, dispoziţiile primite de la DUANPAC, corespondenţa cu cabinetul până la remedierea deficienţelor, precum şi adresa de comunicare către filială a modului de aducere la îndeplinire a măsurilor dispuse sunt păstrate la dosarul cabinetului respectiv, existent la filială, până la data la care cabinetul va face obiectul unui nou audit de calitate.
7.Directorul executiv al filialei raportează trimestrial la DUANPAC modul de îndeplinire a măsurilor dispuse în urma auditului de calitate al cabinetelor.