Wolters Kluwer, Tratament contabil: Programe informatice generate intern

Din punct de vedere contabil, recunoaşterea şi evaluarea programelor informatice generate intern este o problemă complexă, având în vedere necesitatea demonstrării existenţei unui activ identificabil, a faptului că acesta va genera beneficii economice viitoare probabile, precum şi momentul obţinerii de beneficii economice. Este necesar, totodată, să se determine în mod fiabil costul activului.

Pentru a stabili dacă activul necorporal generat intern respectă criteriile de recunoaştere ca imobilizare necorporală, entitatea delimitează procesul de generare a acestuia în:

a) faza de cercetare - activităţile desfăşurate în cadrul acestei faze au ca scop obţinerea de cunoştinţe noi, stabilirea cerinţelor şi identificarea funcţiilor viitorului produs software, evaluarea alternativelor pentru materiale, instrumente de lucru, procese şi servicii şi selectarea acestora, efectuarea unei prime estimări a costurilor;

b) faza de dezvoltare - constă în aplicarea rezultatelor şi cunoştinţelor provenite din cercetare într-un plan sau proiect în baza căruia se va realiza implementarea programului informatic, stabilindu-se, printre altele, resursele tehnice, financiare şi de altă natură necesare a fi utilizate în cadrul proiectului şi posibilitatea utilizării acestor resurse.

În vederea recunoaşterii ca element de activ bilanţier a unui program informatic aflat în faza de dezvoltare şi stabilirii momentului în care se poate realiza acest lucru, este necesară analiza îndeplinirii tuturor cerinţelor menţionate la pct. 167 din reglementările contabile.

În practică, este necesar ca societăţile să delimiteze cele două faze de cercetare şi dezvoltare, identificând criteriile în funcţie de situaţia concretă. Această operaţiune este importantă, deoarece modul de contabilizare a cheltuielilor ocazionate pe parcursul unui proiect se efectuează în mod diferit.

pct. 167 din OMFP nr. 1802/2014

Programul informatic creat intern este evaluat iniţial la costul de producţie, care cuprinde preţul de achiziţie al materiilor prime şi al materialelor consumabile şi alte cheltuieli care pot fi atribuite direct bunului în cauză.

În costul de producţie sau de prelucrare al stocurilor, precum şi în costul de producţie al imobilizărilor se cuprind cheltuielile directe aferente producţiei, şi anume: materiale directe, energie consumată în scopuri tehnologice, manoperă directă şi alte cheltuieli directe de producţie, costul proiectării produselor, precum şi cota cheltuielilor indirecte de producţie alocată în mod raţional ca fiind legată de fabricaţia acestora.

De asemenea, costul unei imobilizări necorporale generate intern este compus din toate costurile direct atribuibile care sunt necesare pentru crearea, producerea şi pregătirea activului pentru a fi capabil să funcţioneze în maniera intenţionată de către conducere.

Una din condiţiile recunoaşterii unui element necorporal drept activ bilanţier, se referă la capacitatea entităţii de a evalua fiabil costurile atribuibile imobilizării necorporale în cursul dezvoltării sale.

Calculul costului de producţie al unui bun se realizează cu ajutorul contabilităţii de gestiune. În cazul programului informatic generat intern, în cadrul contabilităţii de gestiune este necesar să se facă distincţie între costul produsului-program informatic (aferent fazei de dezvoltare) şi costul aferent fazei de cercetare (care nu se recunoaşte în contabilitate ca element de activ).

Având în vedere prevederile reglementărilor contabile, în costul programului informatic creat intern nu sunt incluse elemente precum:

- costurile aferente vânzării, cele administrative şi alte costuri generale de regie (de exemplu, costul activităţilor financiar - contabile, juridice şi de management general, cheltuieli poştale, costurile activităţilor de marketing, protocol etc.);

- eventuale ineficienţe identificate şi pierderile iniţiale din exploatare suportate înainte ca activul să atingă performanţa planificată; şi

- costuri cu instruirea personalului pentru a utiliza activul.

pct. 8 subpunct 7, pct. 170 alin. (2), pct. 167 alin. (1) lit. f) din OMFP nr. 1802/2014