Wolters Kluwer, Deplasari externe - documentatie si inregistrari contabile

Documentele şi notele contabile aferente ce trebuiesc întocmite/înregistrate pentru evidenţierea deplasărilor externe.

Înainte de plecarea în delegaţie in strainatate a angajatului, sumele în valută necesare pe perioada delegarii se acordă sub formă de avans, pe baza unei estimări a cheltuielilor care urmează a fi efectuate, urmănd ca la intoarcerea din delegaţie şi depunerea decontului să primească sau să restituie diferenţa. În situaţii temeinic motivate, avansurile se pot acorda şi în lei, caz în care personalul are obligaţia de a achiziţiona, anterior plecării în străinătate, valuta de la unităţile specializate care nu percep comision.

Documentul de plată avans în numerar este: DISPOZIŢIE DE PLATĂ/ÎNCASARE CĂTRE CASIERIE (Cod 14-4-4) ca şi model este prevăzută de Nomenclatorul documentelor financiar contabile, prevăzute de Ordinul MFP nr. 2634/2015. Serveşte ca dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit.

Circuitul documentelor financiar-contabile şi numărul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii, aprobate de administratorul entităţii, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării entităţii respective.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă. Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este prevazut de legislatie.

Sumele în valută cuvenite personalului, în condiţiile stabilite prin prezenta hotărâre, se acordă sub formă de avans.

Pct. 26, Nomenclatorul documentelor financiar-contabile, Anexa 2 si art. 3, art. 4 (3) din Ordin 2634/2015

Art. 12 (1) din HG 518/1995 actualizata

Justificarea sumelor cheltuite în valută, cu excepţia celor reprezentând indemnizaţia de deplasare, se face pe bază de documente şi se aprobă de către conducătorii unităţilor trimiţătoare.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAŢIE - Cod 14-5-4 si cod 14-5-4/a)

Se întocmeşte, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea. Serveste ca:

- dispozitie catre persoana delagata sa efectueze deplasarea in strainatate;

- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;

- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum şi a valutei de restituit la înapoiere în ţară;

- document justificativ de înregistrare în Registrul de casă (în valută) şi în contabilitate.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către casierie (cod 14-4-4). În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispoziţie de încasare către casierie.

Circuitul documentelor financiar-contabile şi numărul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii, aprobate de administratorul entităţii, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării entităţii respective.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al formularului este prevazut de legislatia in vigoare.

Pct. 35 si 36 din Nomenclatorul documentelor financiar-contabile, Anexa 2 si art. 3, art. 4 (3) din Ordin 2634/2015,